Loi sur l'accès à l'information - Rapport annuel au Parlement 2017- 2018

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Tables des matières

• Introduction
• Administration de la loi
  • Mandat ministériel
  • Structure ministérielle
  • Accès à l'information et de la protection des reseignements personnels (AIPRP)
  • Délégation de pouvoirs
  • Politiques et procédures ministérielles
  • Formation et sensibilisation
• Tendances et statistiques
  • Faits saillants, défis et tendances
  • Demandes reçues au titre de la Loi sur l'accès à l'information
    • A. Demandes officielles
    • B. Demandes non officielles
  • Délais de disposition et de traitement des demandes
  • Prorogations des délais et consultations
  • Exceptions et exclusions invoquées
  • Consultations par d'autres ministères
  • Plaintes, audits et enquêtes
  • Frais perçus
  • Coûts opérationnels lies à l'administration de la Loi
• Annex A – Rapport statistique
• Annex B – Arrêté de délégation

Introduction

Administration de la loi

Mandat ministériel

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) a été fondé en 1987 en vue de promouvoir le développement et la diversification de l'économie de l'Ouest canadien, ainsi que de faire valoir les intérêts de l'Ouest dans l'élaboration et la mise en œuvre de politiques, de programmes et de projets économiques nationaux. Le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique est responsable de l'organisation.

Les activités du Ministère sont régies par les dispositions de la Loi sur la diversification de l'économie de l'Ouest canadien, entrée en vigueur le 28 juin 1988. En vertu de son mandat, DEO offre une vaste gamme d'initiatives dans l'Ouest canadien et effectue des investissements stratégiques misant sur les avantages régionaux compétitifs. Son assise dans l'Ouest permet au Ministère de favoriser de solides partenariats avec des organisations économiques et communautaires, des établissements de recherche et d'enseignement universitaire, des peuples autochtones ainsi que les provinces et les municipalités. Ces relations aident DEO à refléter les perspectives de l'Ouest dans le cadre de la prise de décisions nationales.

Structure ministérielle

DEO emploie 336 personnes dans l'Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques. Des spécialistes de domaines comme les communications, l'administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l'information et les technologies de l'information, et l'approvisionnement appuient les analystes des politiques et des programmes.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau à Ottawa.

Accès à l'information et de la protection des reseignements personnels (AIPRP)

L'unité de l'Administration intégrée de DEO regroupe divers services opérationnels ministériels, dont ceux associés à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP). L'Administration intégrée fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle, dont les bureaux sont situés à Edmonton, en Alberta.

L'équipe de l'AIPRP comprend le coordonnateur de l'AIPRP, le coordonnateur adjoint de l'AIPRP et deux agents de l'AIPRP. Les coordonnateurs s'acquittent des responsabilités qui leur incombent en plus d'assumer diverses autres fonctions au sein du Ministère. L'agent principal de l'AIPRP traite toutes les demandes relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, et un agent subalterne a commencé une formation dans ce domaine en 2017 2018. Les activités liées à l'accès à l'information ont occupé environ 1,49 ETP en 2017-2018.

L'agent principal de l'AIPRP de DEO prendra sa retraite en 2018.

La Section de l'AIPRP est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO.

Plus précisément, l'équipe de l'AIPRP :

• prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes d'accès à l'information ou à des renseignements personnels et répond à toutes les demandes soumises en vertu de ces lois;
• mène, le cas échéant, des consultations avec d'autres ministères fédéraux, d'autres ordres de gouvernement et des tiers concernant les questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels;
• fait mieux connaître les lois afin que le Ministère puisse respecter ses obligations réglementaires;
• surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
• agit comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l'information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

Voici la liste des autres activités qui ont été réalisées par la Section de l'AIPRP en 2017-2018 en ce qui a trait à l'accès à l'information :

La Section de l'AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes d'accès à l'information. Le coordonnateur de l'AIPRP et le Comité exécutif du Ministère, les agents régionaux de liaison de l'AIPRP et les responsables des communications reçoivent des rapports d'étape sur toutes les demandes officielles d'accès actives.

De plus, l'équipe de l'AIPRP travaille de concert avec la Section de l'AIPRP d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada afin que le ministre soit tenu informé, chaque semaine, de l'état des demandes d'accès à l'information actives officielles et non officielles, ainsi que de la divulgation de demandes d'information de nature délicate, le cas échéant.

Délégation de pouvoirs

L'arrêté de délégation a été émis en juin 2016. Conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique a délégué l'intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'AIPRP) et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l'AIPRP). La délégation confère aussi à l'agent de l'AIPRP un pouvoir limité. Pour plus de détails, voir l'annexe B.

La Section de l'AIPRP est chargée d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, directives, systèmes et procédures efficaces pour gérer la conformité du Ministère aux lois. La conformité du Ministère est en outre facilitée par la présence d'un agent de liaison de l'AIPRP dans chaque bureau régional et unité opérationnelle ministérielle, lequel relève d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur exécutif ou d'un directeur d'unité opérationnelle et assure la liaison avec la Section de l'AIPRP en ce qui concerne les demandes.

Il incombe à chacun de ces bureaux de chercher et de récupérer les documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; cela dit, la Section de l'AIPRP est tenue par la loi de mettre en œuvre et de gérer le programme et les services d'AIPRP pour le compte de DEO, et notamment de prendre toutes les décisions relatives à la divulgation ou à la non-divulgation de renseignements en vertu des lois.

Politiques et procédures ministérielles

En vue d'améliorer l'administration du programme d'AIPRP du Ministère, ainsi que d'assurer la mise en œuvre et le respect par DEO des politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière d'AIPRP, la Section de l'AIPRP procède régulièrement à la révision et à la mise à jour de ses diverses lignes directrices, procédures et pratiques opérationnelles internes. Ces mises à jour intègrent les nouveaux conseils et orientations émis par le SCT ou font suite à des préoccupations soulevées par le Commissariat à l'information du Canada ou d'autres agents du Parlement.

Le Ministère affiche sur le Portail d'information ouvert les résumés des demandes d'accès à l'information qui ont été fermées.

Formation et sensibilisation

L'agent principal d'AIPRP a élaboré un guide sur les exceptions et exclusions applicables au Ministère pour aider le personnel ministériel responsable de fournir des conseils sur les documents détenus ou contrôlés par DEO. Ce guide a été utilisé pour la formation offerte dans l'ensemble du Ministère par l'agent principal d'AIPRP.

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé en 2017-2018 sont les suivantes.

• Huit (8) réunions préalables au traitement des demandes pour les fonctionnaires et les experts du Ministère. Ces réunions ont lieu à mesure que de nouvelles demandes d'accès à l'information sont reçues ou lorsque cela est jugé opportun selon la nature de la demande. Elles durent environ une demie heure, selon la complexité de la demande, et elles permettent de fournir des instructions directes quant à la récupération des documents et au processus d'examen, à formuler des recommandations à l'intention de la Section de l'AIPRP et à déterminer la quantité de documents visés, les enjeux politiques, etc. Vingt-huit (28) employés de DEO ont participé à ces réunions.
• Deux (2) séances de formation à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP portant sur leurs rôles et responsabilités. Douze (12) agents de liaison de l'AIPRP ou leur remplaçant ont assisté à cette formation.
• Neuf (9) séances de formation et de sensibilisation sur l'AIPRP pour du personnel d'Administration intégrée, de la région du Manitoba et de diverses unités opérationnelles de Politique et Orientation stratégique. Cette formation a fourni un aperçu des responsabilités de DEO relatives à l'administration des lois, des explications sur les procédures et les pratiques ministérielles, un examen approfondi des exceptions et exclusions et des études de cas. Quarante-cinq (45) employés de DEO ont jusqu'à maintenant participé à cette formation.
• Trois (3) séances de sensibilisation du personnel dans le cadre des Journées de la gestion de l'information, fournissant entre autres des astuces relatives à l'AIPRP et à la gestion de l'information. Cent trente-deux employés (132) de DEO ont assisté à ces séances.
• Formation en cours d'un agent subalterne d'AIPRP dans le cadre du processus de planification de la relève du Ministère.

Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé et des liens vers des sites utiles.

Tendances et statistiques

Faits saillants, défis et tendances

Le tableau ci-dessous illustre les tendances relatives au volume de travail associé aux demandes d'accès à l'information reçues par Diversification de l'économie de l'Ouest au cours des cinq derniers exercices.

• Comme il est illustré ci-dessus, le nombre de demandes d'accès à l'information reçues, incluant les demandes officielles et non officielles et les demandes de consultation, a augmenté de 198 % en 2017-2018 comparativement à la période précédente.
• Malgré une baisse du nombre de demandes officielles reçu par le Ministère en 2017-2018 au titre de la Loi sur l'accès à l'information, la complexité et la nature délicate de plusieurs d'entre elles, ainsi que le volume de documents visés, ont entraîné une hausse du temps consacré à l'obtention de conseils et au traitement de ces demandes, ce qui a constitué un défi important en combinaison avec l'augmentation d'autres types de demandes.
• Il y a aussi eu une hausse importante du nombre de demandes informelles visant des informations déjà divulguées.
• Le nombre de demandes de consultation de la part d'autres ministères a augmenté de façon notable durant la période visée par le présent rapport. Près de 50 % de ces demandes provenaient d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada, principalement pour l'obtention de listes de notes d'information ou des copies de notes d'information préparées à l'intention du ministre. Vingt-six pour cent des demandes de consultation provenaient du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• Les demandes d'accès et de consultation reçues touchaient une vaste gamme de sujets, mais un intérêt marqué a été observé à l'égard du port de Churchill et d'OmniTRAX.
• Une plainte du Commissariat à l'information de 2016-2017 concernant des documents non physiquement détenus par le Ministère a été fermée en 2017-2018. DEO a dû, relativement à cette plainte, demander des documents à un tiers. Une plainte connexe subséquente a été reçue en 2017-2018, remettant en question les exceptions invoquées. Le traitement de cette plainte subséquente est en cours.

Les renseignements qui suivent donnent un aperçu des données statistiques figurant dans le rapport statistique 2017-2018 de DEO (annexe A – Rapport statistique).

Demandes reçues au tutre de la Loi sur l'accès à l'information

A. Demandes officielles

Le Ministère a reçu neuf (9) demandes officielles au titre de la Loi sur l'accès à l'information durant la période visée par le présent rapport, soit une réduction de 53 % comparativement à l'exercice 2016-2017. En outre, quatre demandes reçues au cours de l'exercice précédent ont été reportées à l'exercice 2017-2018.

Toutes les demandes, y compris celles reportées de 2016-2017 (100 % ), ont été fermées durant la période visée par le rapport. Deux (2) demandes ont été abandonnées.

Bien que le nombre de demandes ait diminué comparativement à la période de rapport précédente, le volume de documents, la complexité et la nature délicate des demandes ainsi que le nombre de consultations requises avant la divulgation ont entraîné une hausse du temps et des efforts consacrés à ces demandes par les bureaux de première responsabilité et la Section de l'AIPRP.

Le graphique ci-contre permet de comparer le nombre de demandes officielles reçues par le Ministère au cours des cinq derniers exercices.

Les catégories de demandeurs pour 2017-2018 se répartissent de la façon suivante :

• quatre demandes provenant des médias (44,5 %);
• trois demandes (33,4 %) provenant du public;
• deux demandes (22 %) pour lesquelles le demandeur a refusé de s'identifier.

Le graphique ci-dessous permet de comparer la source des demandes d'accès à l'information reçues par DEO au cours des cinq derniers exercices.

Le graphique ci-dessous présente le pourcentage global de demandeurs par catégorie.

B. Demandes non officielles

DEO a traité 25 demandes de façon informelle pour la copie d'informations déjà divulguées à la suite de l'affichage des résumés de demandes d'accès fermées sur le portail Gouvernement ouvert. Il s'agit d'une hausse de 278 % par rapport à 2016-2017. Une demande additionnelle d'information ministérielle a aussi été traitée de façon informelle.

Aucun frais de demande ni période de réponse ne sont associés aux demandes non officielles; toutefois, DEO a répondu à toutes les demandes (100 % ) en dix (10) jours ou moins.

Le graphique ci-dessous présente une comparaison du nombre de demandes informelles reçues au cours des cinq derniers exercices.

Délais de dispositions et de traitment des demandes

DEO a répondu à toutes les demandes fermées dans les délais prescrits, et 23 % des demandes ont été traitées dans le délai initial de 30 jours, ce qui inclut deux demandes abandonnées par le demandeur. En raison des longues consultations requises avec des tiers et d'autres ministères, le temps de réponse à 77 % des demandes restantes a dépassé le délai initial de 30 jours.

Voici la répartition des délais de disposition et de traitement des demandes traitées en 2017-2018 :

Prorogations des délais et consultations

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai prévu si la demande porte sur un important volume de documents, si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du Ministère ou si des consultations sont nécessaires.

En 2017-2018, DEO a eu besoin de :

• deux (2) prorogations en raison du volume de documents demandés;
• dix (10) prorogations pour effectuer les consultations nécessaires auprès d'autres ministères ou de tierces parties

En raison de la nature des documents demandés, de longues consultations ont été nécessaires. Au total, vingt-quatre (24) consultations ont été requises respectivement avec d'autres ministères et des tierces parties. La prorogation maximale pour des consultations avec des tiers a été de 60 jours; cependant, des prorogations de 90 jours ont été nécessaires pour deux demandes en raison du nombre élevé de demandes reçues par les autres ministères touchés.

Exceptions et exclusions invoquées

DEO a invoqué des exceptions au titre des articles 13 à 21 de la Loi, comme il est décrit à l'annexe A. Plusieurs dispositions d'exemption peuvent être appliquées à une même demande, et chacune de ces exceptions est comptabilisée séparément dans le rapport statistique du Ministère. Cependant, la même exception invoquée à plusieurs reprises à l'égard d'une même demande n'est comptabilisée qu'une seule fois.

Bien que les statistiques démontrent que le Ministère a invoqué une large gamme d'exceptions durant la période visée par le présent rapport, le paragraphe 20(1) sur les renseignements de tiers a été l'exception la plus souvent invoquée, soit pour un total de neuf (9) demandes. Cela reflète la nature des informations détenues par le Ministère, soit des renseignements relatifs aux bénéficiaires de ses programmes de financement. Les autres exceptions invoquées pour une grande proportion des demandes l'ont été au titre du paragraphe 19(1), appliqué à huit (8) demandes, et du paragraphe 21(1), appliqué à sept (7) demandes.

La Loi ne s'applique pas à certains documents, notamment aux documents publiés ou offerts en vente au public, comme énoncé à l'article 68, et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément à l'article 69. DEO n'a invoqué ni l'un ni l'autre de ces articles pendant la période visée par le rapport.

Consultations par d'autres ministères

En 2017-2018, DEO a reçu 75 demandes de consultation de la part d'autres ministères du gouvernement fédéral et une (1) demande de consultation de la part d'un autre ordre de gouvernement, soit une hausse de 253 % comparativement à l'exercice 2016-2017. Au total, 75 demandes de consultation ont été fermées durant la période visée par le rapport et une demande de l'exercice précédent a été reportée à 2017-2018.

• DEO a recommandé que toute l'information concernant le Ministère soit divulguée relativement à 52 demandes de consultation (69,5 %).
• DEO a recommandé la divulgation d'une partie de l'information concernant le Ministère relativement à 22 demandes de consultation (29,5 %)
• DEO a recommandé une exception de divulgation de tous les documents concernant le Ministère pour une (1) demande de consultation.
• Cinquante pour cent des demandes de consultation provenaient d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada et la plupart d'entre elles concernaient des listes de notes d'information ou la copie de notes d'information préparées à l'intention du ministre Bains. Vingt-six pour cent des demandes de consultation provenaient du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• DEO a examiné un total de 791 pages. Il s'agit d'une baisse de 62 % par rapport aux documents examinés en 2016‑17.
• DEO a répondu à 74 demandes de consultation (99 %) dans un délai de 15 jours ou moins, et à une (1) demande dans un délai de 21 jours.

Le graphique ci-dessous permet de comparer le nombre de demandes de consultation reçues par DEO au cours des cinq derniers exercices.

Plaints, audits et enquêtes

DEO a reporté une plainte de 2016-2017 et a reçu une plainte au titre de la Loi sur l'accès à l'information durant l'exercice 2017-2018.

La plainte reportée de 2016-2017 est maintenant fermée. Cent quarante et une pages additionnelles ont été traitées relativement à cette plainte et 138 pages divulguées au plaignant.

La plainte reçue en 2017-2018 faisait suite à la plainte précédente, remettant en question la validité des exceptions invoquées relativement à la divulgation de documents de tiers additionnels au demandeur; le traitement de la plainte se poursuit en 2018-2019.

Aucun audit n'a été entrepris ou conclu au cours de la période visée par le rapport. De plus, aucune demande d'appel ou autre n'a été présentée à la Cour fédérale.

Frais perçus

DEO a perçu 40 $ en frais d'accès à l'information durant la période visée par le rapport.

Coûts opérationnels liés à l'administration de la loi

Les coûts associés à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information par DEO par l'intermédiaire de sa Section de l'AIPRP comprennent une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint, 90 % du salaire de l'agent principal de l'AIPRP et 32 % du salaire de l'agent subalterne de l'AIPRP (total de 1,49 ETP/année). Les autres coûts liés aux biens et services, y compris les contrats de services professionnels et autres dépenses, notamment pour l'obtention de licences pour le système de gestion de cas de l'AIPRP et son entretien, les fournitures et les frais de déplacement et de formation de la Section de l'AIPRP, sont présentés dans le rapport statistique annuel (voir annexe A). Le coût total déclaré était de 128 529 $.

Les coûts additionnels, qui tiennent compte du temps approximatif que d'autres fonctionnaires du Ministère consacrent à la recherche, à l'examen et à la formulation de recommandations concernant les documents visés par des demandes d'accès à l'information, du soutien lié aux technologies de l'information ainsi que de la traduction de documents d'information à l'intention du personnel et d'autres documents traitant de l'accès à l'information, ont totalisé 20 709 $ en 2017-2018. Ces coûts ne figurent pas tous dans le rapport statistique, mais ils fournissent un portrait plus exhaustif des coûts globaux pour le Ministère, qui s'élèvent à 149 238 $, pour l'administration de tous les aspects de ses activités liées à la Loi sur l'accès à l'information.

Annex A – Rapport statistique

Nom de l'institution : Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

Période d'éstablissenent de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Sources des demandes

1.3  Demandes informalles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition and completion time

2.2  Exceptions

2.3  Exclusions

2.4  Support des documents communiqués

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3  Autres complexités

2.6  Présomptions de refus

2.6.1  Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2  Nombre de jours de retard

2.7  Demandes de traduction

Partie 3 – Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2  Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

5.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1  Demandes auprès des services juridiques

6.2  Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Partie 8 – Recours judiciaire

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1  Coûts

9.2  Ressources humaines

Annex B: Arrêté de délégation