5. Comment présenter une demande

5.1 Programme d'infrastructure communautaire de canada 150 dans l'ouest canadien

Le Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 sera présenté par le gouvernement du Canada par l'intermédiaire des organismes de développement régional. Diversification de l'économie de l'Ouest Canada, au nom du gouvernement du Canada, présentera le Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 dans l'Ouest canadien.

5.2 Appel de propositions

Dans l'Ouest canadien, le Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 sera présenté dans le cadre d'un processus d'appel de propositions conformément auquel les demandeurs disposeront de 30 jours pour présenter leur demande à compter du début de la période de dépôt des demandes.

Les demandeurs sont fortement encouragés à présenter leur demande.

Aucune demande ne sera acceptée en dehors de la période de demande. Les demandes sauvegardées qui n'ont pas été présentées avant ce délai ne seront pas accessibles et ne pourront être évaluées par Diversification de l'économie de l'Ouest Canada. Le fait de signer et de soumettre un formulaire de demande ne constitue pas un engagement de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada à verser une aide financière.

5.3 Période de présentation des demandes

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada acceptera les demandes dans le cadre du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 entre le mardi 24 mai 2016 et le mercredi 22 juin 2016.

Le portail en ligne de présentation des demandes fermera à 13 h, heure du Pacifique / 14 h, heure des Rocheuses / 15 h, heure du Centre, le mercredi 22 juin 2016.

5.4 Exigences relatives aux demandes

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada demande les éléments énumérés ci-dessous afin de procéder à l'évaluation et pourrait exiger des documents et des renseignements supplémentaires afin de procéder à une évaluation plus détaillée. Les demandeurs doivent fournir :

• un formulaire de demande dûment rempli du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 pour les demandeurs de l'Ouest canadien;
• leurs états financiers annuels les plus récents qui démontrent que leur organisation est financièrement autonome;
• une preuve de sources de financement confirmées;
• s'il y a lieu, une copie de votre convention de bail et une permission du propriétaire d'entreprendre les rénovations.

Parmi les autres documents qu'un demandeur peut souhaiter fournir pour étayer sa demande, mentionnons ceux-ci :

• pour les projets faisant l'objet d'un agrandissement, une preuve (comme un plan détaillé) selon laquelle l'agrandissement équivaut à moins de 30 p. 100 de la superficie ou de l'aire actuelle;
• des copies d'études techniques confirmant le besoin de procéder aux améliorations;
• les lettres d'appui;
• le budget détaillé (par exercice financier débutant le 1^er avril et se terminant le 31 mars);
• la description détaillée de la trésorerie du projet (présenter une ventilation des coûts par mois à compter du 1^er avril 2016 et jusqu'au 31 mars 2018;
• les plans fonctionnels, calendriers, diagrammes de Gantt, dessins et plans détaillés des travaux de rénovation prévus;
• tout permis demandé aux fins des rénovations;
• toute évaluation ou tout permis environnemental demandé aux fins des rénovations;
• des documents certifiant que les travaux de construction peuvent débuter (p. ex. permis de construction);
• une copie de la charte constitutive sur laquelle est apposé un sceau, avec signature et témoin, attestant que le statut de filiale a été accordé (pour les légions non constituées en société).

Consultez les directives relatives au formulaire de demande (section 11) afin de vous assurer que votre demande est conforme et que tous les documents requis sont inclus.

5.5 Exigences de financement du projet

Le montant de l'aide financière demandée dans le cadre du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 ne peut dépasser 50 p. 100 du coût total d'un projet, jusqu'à un maximum de 500 000 $. Les 50 p. 100 restants du coût total du projet doivent être fournis directement par le demandeur ou provenir d'autres bailleurs de fonds. La préférence sera accordée à des projets dont les fonds sont confirmés pour couvrir les 50 p. 100 restants du coût total du projet. Seul un document écrit provenant du bailleur de fonds permettra de confirmer l'aide financière.

Veuillez joindre une preuve de toutes les sources de financement provenant d'ailleurs que de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada et qui ont été confirmées pour votre projet, ainsi que les sources de ce financement. Diversification de l'économie de l'Ouest Canada considérera les documents suivants comme étant une confirmation de fonds :

• des lettres de confirmation;
• une motion, des résolutions ou un procès-verbal approuvant l'engagement du financement;
• des ententes signées;
• des états financiers ou des relevés bancaires qui font clairement état des fonds disponibles (p. ex. fonds en caisse).

5.6 Comment sauvegarder et présenter votre demande

Les demandeurs sont fortement encouragés à utiliser l'outil de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada pour présenter leur demande de fonds. Il est possible de sauvegarder une demande en ligne afin que vous puissiez la remplir en plus d'une session. Toutes les demandes doivent être présentées avant 13 h, heure du Pacifique / 14 h, heure des Rocheuses / 15 h, heure du Centre, le mercredi 22 juin 2016.

Sauvegarde de votre formulaire de demande

• Sauvegardez votre demande dès que vous le pouvez – Pour ce faire, vous devez remplir les neuf champs suivants du formulaire de demande afin que Diversification de l'économie de l'Ouest Canada puisse trouver la demande sauvegardée si vous avez besoin d'un soutien technique.
   
  • Question 1 : Dénomination sociale complète de votre organisme;
  • Question 19 : Titre de civilité;
  • Question 20 : Prénom;
  • Question 21 : Nom;
  • Question 22 : Titre du poste;
  • Question 23 : Adresse de courriel;
  • Question 24 : Téléphone;
  • Question 33 : Titre du projet;
  • Question 38 : Province.
     
• Sauvegardez fréquemment – Vous éviterez ainsi de perdre des données que vous avez saisies en cas de panne de l'Internet ou si votre session prend fin.

Accès à votre formulaire sauvegardé

Lorsque vous aurez sauvegardé votre demande avec succès, un courriel sera envoyé à l'adresse de courriel de la personne-ressource principale (question 23 du formulaire de demande). Si la personne-ressource principale n'a pas rempli la demande, elle doit acheminer ce courriel à la personne qui l'a remplie. Vous pourrez uniquement accéder à votre demande sauvegardée à l'aide des informations incluses dans ce courriel (lien Web); il est donc extrêmement important d'enregistrer ce courriel.

Une fois que vous aurez reçu le courriel de DEO vous indiquant que votre demande a été sauvegardée avec succès, suivez la procédure suivante :

• Cliquez sur le lien de récupération de la demande inclus dans le courriel.
• Vous aurez besoin d'une CléGC pour ouvrir votre demande enregistrée.
  • Une CléGC, qui est constituée d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe uniques, vous permet d'accéder aux programmes et services du gouvernement du Canada en ligne et de protéger vos communications avec ces derniers.
  • Vous trouvez des instructions détaillées sur l'utilisation d'une CléGC.
• Si vous ne possédez pas de CléGC, vous pourrez en demander une lorsque vous ouvrirez votre demande enregistrée pour la première fois.
  • Étape n^o 1 — Cliquez sur le bouton « Poursuivez vers la CléGC » (la deuxième option indiquée sur votre écran).
  • Étape n^o 2 — Cliquez sur le bouton « Se connecter », situé à droite de la page d'ouverture de session de la CléGC.
  • Étape n^o 3 — Suivez les instructions affichées à l'écran pour créer un nom d'utilisateur et un mot de passe.
• Une fois que vous avez obtenu une CléGC, cliquez sur le bouton « Poursuivez vers la CléGC » et saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
  • DEO vous recommande de créer une nouvelle CléGC (distincte) pour chaque demande que vous comptez soumettre au Ministère. Le fait de créer une CléGC distincte pour chaque demande vous permet de communiquer seulement une clé aux autres personnes de votre organisation qui pourraient devoir consulter la demande. Si une autre personne doit accéder à la demande enregistrée, il incombe à votre organisation de juger du risque de communiquer la CléGC. Ainsi, nous recommandons de ne pas utiliser la méthode « Poursuivez vers un Partenaire de connexion » faisant appel à des institutions financières partenaires. Les personnes privilégiant cette méthode peuvent toutefois l'utiliser.

Il est important de tenir compte des instructions suivantes :

• Vous devez enregistrer le lien contenu dans le courriel que vous avez reçu de DEO avoir enregistré votre demande pour la première fois afin de pouvoir récupérer une version enregistrée de votre demande. Dorénavant, vous ne recevrez plus de courriel lorsque vous enregistrerez votre travail.
• Une fois que vous aurez accédé au formulaire de la demande enregistrée avec votre CléGC, seule cette CléGC vous permettra ensuite d'y avoir de nouveau accès. Par conséquent, il est important que vous ne perdiez pas votre nom d'utilisateur et votre mot de passe CléGC.
• Si une autre personne doit accéder à la demande enregistrée, il incombe à votre organisation de juger du risque de communiquer la CléGC.
• Il est important de vous souvenir du nom d'utilisateur de votre CléGC, car vous ne pourrez pas le récupérer en cas de perte. Si vous perdez le nom d'utilisateur de votre CléGC, vous devrez présenter une nouvelle demande.
• Si vous connaissez des difficultés techniques pour accéder au formulaire de votre demande enregistrée, veuillez communiquer avec DEO.
• Vous devez cliquer sur le bouton « Valider/Soumettre », situé au haut du formulaire de demande, pour soumettre officiellement votre demande à DEO. Une demande « enregistrée » qui n'est pas soumise officiellement sera considérée comme une demande incomplète et ne sera pas prise en compte aux fins d'un financement.
• Après avoir soumis votre demande, vous ne pouvez plus rouvrir le formulaire. Veillez à imprimer le formulaire ou à le convertir en format PDF et à l'enregistrer avant de le soumettre.

Conseils supplémentaires

• Enregistrez systématiquement votre formulaire de demande dès que le nombre minimal de champs à enregistrer est rempli.
• Enregistrez régulièrement votre formulaire, car ce dernier ne s'enregistre pas automatiquement en ligne.
• Fermez la session lorsque vous prévoyez de ne plus utiliser le formulaire durant la journée.
• Si, pour une raison quelconque, vous utilisez deux CléGC distinctes, vous devrez peut-être effacer l'historique de navigation de votre ordinateur après avoir fermé la session relative à un formulaire et avant d'ouvrir la session d'un autre formulaire.

Si vous ne pouvez pas envoyer votre demande à l'aide de cet outil en ligne, communiquez avec un bureau régional de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada pour obtenir de l'aide. Vous trouverez les coordonnées des bureaux régionaux de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada en ligne. Nous recommandons aux demandeurs de conserver leur CléGC, car elle pourrait servir à signaler les objectifs si une demande est approuvée.

Présentation de votre formulaire de demande

• Enregistrez une version finale de votre demande en utilisant le bouton « Enregistrer », situé au haut du formulaire de demande. Assurez-vous d'avoir joint tous les documents additionnels requis (voir la liste complète à la section 5.4).
• Imprimez une copie pour vos archives.
• Cliquez sur le bouton « Valider/Soumettre », situé au haut du formulaire de demande, pour soumettre officiellement votre demande en ligne à DEO. Une fois que vous aurez validé votre demande, vous devrez cliquer une deuxième fois sur le bouton « Soumettre ».
• La principale personne-ressource recevra un courriel de confirmation indiquant que la demande a bien été soumise. Si vous n'avez pas reçu un courriel de confirmation dans un délai de 24 heures, veuillez communiquer avec le bureau régional de DEO. Une demande « enregistrée » qui n'a pas été soumise officiellement sera considérée comme une demande incomplète et ne sera pas prise en compte aux fins d'un financement.

5.7 Recours à un processus d'appel d'offres concurrentiel

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada n'est aucunement obligé de contribuer à tout achat de plus de 50 000 $, à moins que le demandeur retenu démontre, à la satisfaction du ministre, que :

• le fournisseur est choisi dans le cadre d'un processus concurrentiel basé sur l'optimisation des ressources et sur les exigences du projet;
• la sélection d'un fournisseur unique est justifiée.

Les transactions de parties apparentées ne sont pas admissibles (comme l'embauche de membres de la famille d'un membre du conseil ou de la direction ou l'embauche d'une entreprise qui appartient à un membre du conseil) et ne peuvent être remboursées. Pour cette raison, un processus concurrentiel est nécessaire.

5.8 Exigences en matière de signalisation

La contribution du gouvernement du Canada aux projets de Canada 150 doit être reconnue afin que les Canadiens puissent reconnaître facilement les projets contribuant à l'emploi, à la croissance et à la prospérité au sein de leur collectivité.

Les bénéficiaires de Canada 150 doivent produire et afficher un panneau officiel sur le lieu de leur projet. Le coût de la signalisation d'un projet est un coût admissible et devrait être intégré à la question 59 sur le formulaire de demande (et inscrit dans le budget du projet, si un budget est soumis).

Pour aider les bénéficiaires dans le cadre de ce processus, des directives en matière de signalisation énonçant de façon plus détaillée les grandes lignes des exigences du gouvernement fédéral seront fournies. Ces directives ont été adaptées en fonction de la taille de chaque projet [c'est-à-dire les petits projets (contribution du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 inférieure à 249 999 $) et les grands projets (contribution du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 entre 250 000 $ et 500 000 $)]. Diversification de l'économie de l'Ouest Canada acheminera aux bénéficiaires (par courriel) les fichiers graphiques à haute résolution nécessaires pour faciliter la production de panneaux appropriés (conformément aux normes fédérales).

Dans des cas exceptionnels, les bénéficiaires pourraient afficher un graphique de Canada 150 sur la page d'accueil du site Web de leur organisation plutôt que d'afficher un panneau sur le site du projet. Cela nécessiterait l'approbation préalable de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada et ne serait envisagé que dans les rares cas où le projet se déroule dans un endroit extrêmement éloigné et où le coût de création et de transport d'un panneau serait exorbitant.

Les bénéficiaires doivent afficher le panneau pendant toute la durée de vie du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 (soit jusqu'au 31 mars 2018).

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6. Langues officielles

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada s'engage à fournir un service de qualité à tous les demandeurs et bénéficiaires d'une aide financière dans la langue officielle de leur choix. Dans les cas où le Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 profite aux membres des deux communautés de langues officielles :

• la conception et l'exécution de ces activités devront respecter les obligations imposées au gouvernement du Canada, qui sont précisées à la partie VII de la Loi sur les langues officielles par la voie de consultations auprès de la communauté de langue officielle en situation minoritaire;
• le cas échéant, des services et avantages équivalents seront offerts dans les deux langues officielles, soit directement par les activités financées, soit dans le cadre d'une autre entente, conformément à la Loi sur les langues officielles.

7. Évaluation environnementale – conformité

Les projets qui comportent des ouvrages peuvent être assujettis à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012). Les bénéficiaires d'une aide financière dans le cadre du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 devront obtenir tous les certificats, permis, consentements et autorisations nécessaires pour se conformer à la loi qui s'applique et aux exigences qui en découlent. Si une évaluation environnementale s'avère nécessaire, il faudra la prévoir plusieurs mois avant de fixer la date de mise en œuvre proposée pour le financement du projet de sorte que suffisamment de temps y soit accordé.

Les coûts des évaluations environnementales ainsi que des programmes de surveillance et de suivi exigés au titre de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) ou d'une loi équivalente sont des coûts admissibles.

8. Exigences en matière de production de rapports

Toutes les ententes de contribution conclues dans le cadre du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 comprendront des exigences en matière de production de rapports afin de mesurer le rendement des différents projets et l'efficacité du Programme par rapport à ses objectifs. Ces exigences varieront en fonction de la taille et de la durée du projet. Cependant, les rapports d'étape et les rapports finaux devront généralement comprendre les éléments suivants :

• les activités de projet et les échéanciers à jour;
• l'aide financière reçue à ce jour;
• les écarts sur le plan des coûts du projet;
• les résultats obtenus;
• les liquidités.

Tout au long de la mise en œuvre du projet, les demandeurs retenus devront présenter des demandes de remboursement, des rapports d'étape réguliers ainsi que des états financiers à Diversification de l'économie de l'Ouest Canada.

9. Questions

Communiquez avec Diversification de l'économie de l'Ouest Canada par téléphone ou par courriel.

• Ligne sans frais : 1-888-338-9378
• Courriel :
  • Alberta : wd.abcanada150-canada150ab.deo@canada.ca
  • Colombie-Britannique : wd.bccanada150-canada150cb.deo@canada.ca
  • Saskatchewan : wd.skcanada150-canada150sk.deo@canada.ca
  • Manitoba : wd.mbcanada150-canada150mb.deo@canada.ca

10. Glossaire

Vous trouverez ci-dessous un court glossaire des termes employés dans le présent guide.