Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel au Parlement 2011 - 2012

Préface

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO), qui est un ministère du gouvernement du Canada, a été créé en 1987 en vertu de la Loi sur la diversification de l’économie de l’Ouest canadien. Le mandat de DEO est « de promouvoir le développement et la diversification de l'économie de l'Ouest canadien et de faire valoir les intérêts de cette région lors de l'élaboration et de la mise en œuvre d’orientations, des programmes et d’opérations dans le cadre de la politique économique national. »

Situé dans l’Ouest, DEO compte des bureaux dans chacune des quatre provinces de l’Ouest et son siège central se trouve à Edmonton. La présence du ministère dans chacune des provinces de l’Ouest lui permet de collaborer avec ses principaux partenaires, soit les autres ordres de gouvernement, les chefs de file des secteurs communautaire et des affaires, des établissements de recherche et d’enseignement, ainsi que des organisations sans but lucratif, afin de maximiser ses investissements et ses actions au bénéfice de l’économie de l’Ouest.

La compréhension approfondie que possède DEO des questions et des points de vue relatifs aux provinces de l’Ouest du Canada, ses liens avec Ottawa et avec le reste du gouvernement fédéral, ainsi que ses connaissances au sujet des rouages du gouvernement fédéral, lui permet de servir de pont entre les points de vue des habitants de l’Ouest du pays et les stratégistes et décideurs du gouvernement fédéral. DEO fait profiter les provinces de l’Ouest des programmes et de l’expertise du gouvernement du Canada, défend les intérêts des Canadiens de l’Ouest à Ottawa, et travaille au sein du système fédéral afin de veiller à ce que ces points de vue soient pris en compte lors de la prise de décisions par le gouvernement fédéral.

DEO travaille à améliorer la compétitivité économique à long terme de l'Ouest et la qualité de vie de ses citoyens en soutenant un large éventail d'initiatives ciblant des activités de projets inter-reliées : l'innovation, l'expansion des entreprises et le développement économique des collectivités. Ces programmes et services sont appuyés par les activités de DEO en matière de politique, de représentation et de coordination. L’ensemble de ces priorités constitue la base sur laquelle on peut construire la prospérité et la compétitivité de l’Ouest du Canada du 21e siècle.

Les investissements stratégiques de DEO dans ces volets lui permettront de réaliser sa vision :

« Être les maîtres d’œuvre de l’établissement d’une économie plus diversifiée dans l’Ouest canadien, laquelle reposerait sur des entreprises et des collectivités fortes, concurrentielles et novatrices. »

Introduction

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) est déterminé à respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur l’accès à l’information (L.R.C. 1985, ch. A–1), qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, afin d’assurer une ouverture et une transparence au sein du ministère.

La loi a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

La loiconfère à tous les citoyens ou résidents permanents du Canada le droit d’avoir accès aux documents relevant d’une institution fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

Ce rapport résume les activités de DEO pour la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information et répond aux exigences de l'article 72, qui stipule « qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution ». Les responsables d’une institution fédérale doivent aussi veiller à ce que le rapport soit présenté au Parlement.

DEO affichera le rapport annuel au Parlement sur son site Web public (www.wd-deo.gc.ca) une fois qu’il aura été déposé à la Chambre des communes et au Sénat.

Administration de la Loi

Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’administration de la loiet fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint à l’AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par un agent de l’AIPRP à temps plein. Un remplaçant a en outre été désigné pour l’agent de l’AIPRP en mars 2012.

Ces personnes sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ou la ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l’information.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chaque unité opérationnelle de l’organisation. Ces sept agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Elles sont responsables d’identifier les experts appropriés en la matière, de coordonner la recherche des documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information, et d’assurer la liaison entre la Section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

Les principales activités de la Section de l’AIPRP de DEO comprennent :

• le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la loi;
• les réponses aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
• l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la loisoit respectée par le personnel;
• les efforts visant à bien faire connaître la loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
• l’élaboration des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la loi, comme les rapports de données statistiques annuels et le chapitre d'Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
• la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l’information du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la loi au sein de DEO;
• la surveillance de la conformité du ministère à la loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
• la formulation continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l'information et la législation en matière d'accès à l'information.

La Section de l’AIPRP utilise un système de gestion de la base de données sur l’AIPRP pour toutes les mesures administratives; elle traite néanmoins tous les documents en format papier, sauf dans les cas où les listes sont compilées en format Excel et fournies au demandeur en format électronique. DEO n’utilise pas un système de rédaction électronique pour le traitement de ses documents en ce moment.

Délégation de pouvoirs

Aux fins de l’application de la Loi sur l'accès à l'information par DEO, la ministre du Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ministre de la Condition féminine et ministre responsable de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité pour ce qui est d’accuser réception des demandes d’accès et de gérer les prorogations de délai connexes.

Vous trouverez, à l’annexe A, une copie de l’instrument de délégation signé concernant la Loi sur l’accès à l’information.

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Politiques et procédures ministérielles

L’ensemble de politiques sur l’accès à l’information de DEO, qui comprend le manuel des méthodes sur l’accès à l’information, a fait l’objet de modifications importantes pendant l’exercice 2010–2011. Ces documents de politiques et de procédures sont révisés une fois par année afin de veiller à ce que les renseignements qu’ils contiennent sont à jour et à ce qu’ils rendent compte de tous les changements relatifs aux politiques ou aux directives du Secrétariat du Conseil de Trésor du Canada (SCT), ou de tous les changements découlant de questions soulevées par le Commissariat à l’information ou par d’autres agents du Parlement. Comme ces documents avaient récemment fait l’objet d’une révision, aucune modification n’y a été apportée pendant l’exercice 2011–2012.

Cependant, à la suite des instructions du SCT reçues en juillet 2011 au sujet de l’affichage des sommaires des demandes d’accès complétées sur les sites Internet des institutions fédérales, DEO a commencé à afficher des sommaires des demandes d’accès terminées depuis septembre 2011. Cette exigence est devenue obligatoire d’après la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information nouvellement révisée (16 janvier 2012). Un nouvel hyperlien a par ailleurs été ajouté sur la page d’accueil du site Web de DEO au–dessus de l’hyperlien « Divulgation proactive » et les documents affichés sont aussi liés au site Web du Gouvernement ouvert.

Formation et sensibilisation

Le coordonnateur adjoint et l'agent de l'AIPRP ont assisté à des ateliers lors de la conférence sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Edmonton en juin 2011. L’agent de l’AIPRP a aussi participé à la conférence annuelle de l’Association canadienne d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et à la réunion des praticiens de l’AIPRP du SCT en novembre 2011.

En mars 2012, l’agent de l’AIPRP a satisfait toutes les exigences relatives à l’obtention de l’accréditation professionnelle délivrée par l’Institut canadien des professionnels en matière d’accès et de vie privée (ICPAVP) et a été désigné « professionnel de l’ICPAVP ».

Un remplaçant pour l’agent d’AIPRP a été nommé à la mi–mars 2012. Une formation limitée lui a été fournie pendant l’exercice 2011–2012.

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé comprennent :

• Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP ainsi que l’agent de l’AIPRP ont fourni, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la loi. Ils fournissent également des conseils quant au traitement des demandes d’accès par le ministère et sur la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.
   
• Les séances de sensibilisation à l’AIPRP à l’intention des employés des régions ont été annulées à la suite de l’annonce du budget fédéral 2011. DEO examine actuellement des options de formation par vidéoconférence pour l’exercice 2012–2013.
   
• Les conseils présentés dans Le regard de l’AIPRP sont envoyés au personnel de DEO par courriel et affichés sur le site intranet du ministère. Ces conseils visent à éclairer le personnel sur des questions fréquemment posées, des exceptions particulières ou des aspects à améliorer par rapport aux obligations du ministère à l’égard de la loi. En 2011–2012, les conseils fournis portaient sur :
   
  • l’obligation de documenter;
  • les notes de breffage;
  • les conseils, les recommandations, les consultations et les délibérations (deux parties);
  • la non–pertinence;
  • les renseignements obtenus à titre confidentiel.

Plusieurs gestionnaires du ministère utilisent ces conseils comme points de discussions lors des réunions du personnel. Ils sont aussi communiqués aux fonctionnaires responsables de l’AIPRP dans plusieurs institutions fédérales, dont les organismes de développement régional, l’Agence spatiale canadienne, le Conseil national de recherches du Canada, l’École de la fonction publique du Canada, ainsi que d’autres ministères de petite taille et organismes faisant partie du Réseau des administrateurs de petits organismes.

• DEO a souligné la Semaine canadienne du droit à l’information (du 26 au 30 septembre 2011) en envoyant un courriel à tous les employés et en affichant un bulletin de nouvelles sur le site intranet du ministère.
   
• Une section du site intranet du ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.

Survol des Tendances et des Données Statistiques

Points saillants, défis et tendances

• Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) a commencé à afficher des sommaires de ses demandes d'accès à l'information complétées en septembre 2011.
   
• La Section de l'AIPRP a examiné 24 documents liés à des vérifications et à des évaluations, et a fourni des conseils à leur sujet, avant que l'information ne soit affichée sur le site Internet de DEO.
   
• DEO a envoyé un courriel à tous les employés pour souligner la Semaine canadienne du droit à l'information (du 26 au 30 septembre 2011) et a affiché un bulletin de nouvelles à ce sujet sur son site intranet.
   
• DEO continue de communiquer ses politiques, ses procédures, ses pratiques exemplaires et ses documents de sensibilisation des employés à d'autres organismes de développement régional et au Réseau des administrateurs de petits organismes.
   
• DEO n'a dégagé aucune tendance pluriannuelle importante en ce qui a trait aux types de demandes ou au traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Toute augmentation ou diminution relative aux divers éléments du rapport statistique est proportionnelle au nombre de demandes reçues en 2011–2012 lorsqu'on la compare aux données des années précédentes.

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Survol des données statistiques

Les renseignements qui suivent fournissent de l'information contextuelle, le cas échéant, qui s'ajoute aux détails statistiques figurant dans l'annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information pour 2011–2012.

A.  Information sur les demandes

En 2011–2012, DEO a reçu 11 demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Cela représente une diminution de 39 p. 100 par rapport aux deux derniers exercices. DEO a, en outre, reçu deux demandes qui ont été traitées de façon informelle à la suite de l'affichage des sommaires des demandes d'accès fermées.

La ventilation des sources des demandes est indiquée ci–dessous et est accompagnée de la comparaison des sources des demandes d'accès reçues pendant les exercices 2011–2012 et 2010–2011.

• Quatre demandes (37 p. 100) provenaient de membres du grand public
• Trois demandes (27 p. 100) provenaient des médias
• Deux demandes (18 p. 100) provenaient d'entreprises et deux autres demandes (18 p. 100) provenaient d'autres organisations (parti politique)

Version textuelle : Source des demandes recues en 2011-2012 par rapport à 2010-2011

B.  Prorogations des délais et consultations

L'article 9 de la présente loi prévoit la prorogation du délai légal si la demande porte sur un important volume de documents, si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du ministère ou si des consultations sont nécessaires.

En 2011–2012, DEO a eu recours à des prorogations pour mener à bien les consultations nécessaires pour donner suite à deux demandes. Même si des prorogations de 45 et de 60 jours ont été obtenues, DEO a fermé les deux demandes dans un délai de 45 jours grâce aux réponses rapides des tierces parties et d'autres ministères qui ont été consultés.

C.  Exceptions et exclusions invoquées

Le Ministère a fermé sept demandes en 2011–2012. Des exceptions ont été invoquées pour trois de ces demandes conformément à la loi. Si trois exceptions différentes sont invoquées pour une demande, une exception en vertu de chaque article pertinent est indiquée pour un total de trois exceptions; cependant, si une même exception est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est entrée qu'une seule fois dans les données statistiques.

Les paragraphes 20(1) et 21(1) de la loi sont les exceptions qui ont été le plus souvent utilisées pendant la période visée par le rapport, chacune d'entre elles ayant été invoquée pour deux demandes. L'article 26 a été invoqué pour une demande, mais l'information a par la suite été communiquée.

La loi ne s'applique pas à certains documents, comme ceux qui ont été publiés aux termes de l'article 68 ou les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine aux termes de l'article 69. DEO n'a invoqué ni l'article 68 ni l'article 69 au cours de la période visée par le rapport de 2011–2012.

D.  Disposition, délais d'achèvement et méthode d'accès

Sur les sept demandes d'accès complétées pendant la période visée par le rapport, quatre ont donné lieu à la communication de toute l'information demandée en format électronique et trois ont donné lieu à la communication d'une partie de l'information demandée et des documents pertinents en format papier. Quatre demandes ont été reportées à l'exercice 2012–2013.

Sur les quatre demandes qui ont été reportées, deux demandes n'étaient pas suffisamment claires et/ou elles n'étaient pas accompagnées des frais exigés, une demande n'était pas accompagnée des frais exigés, et une demande était suspendue en attendant la réponse d'un autre ministère fédéral consulté (une réponse préliminaire et une partie des documents avaient été fournies au demandeur).

E.  Consultations par d'autres ministères

DEO a été consulté par d'autres ministères fédéraux à 15 occasions et par des ministères provinciaux à deux reprises en 2011–2012, pour un total de 17 consultations. L'une de ces consultations a été reportée à l'exercice 2012–2013. Cela représente une diminution de 23 p. 100 par rapport à 2010–2011. Cinq des consultations par d'autres ministères du gouvernement fédéral étaient des avis de courtoisie; cela dit, DEO examine attentivement les renseignements fournis afin de s'assurer que l'information divulguée au sujet du Ministère est exacte.

F.  Plaintes et enquêtes

DEO n'a reçu aucune plainte en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en 2011–2012, et aucune demande d'appel ou autre n'a été présentée à la Cour fédérale.

G.  Frais et coûts opérationnels liés à l'administration de la loi

Les frais d'accès à l'information recueillis durant la période visée par le rapport s'élèvent à 78,80 $. Cela comprend les frais de demande pour 10 demandes et 23,80 $ en frais de reproduction. Au cours de la même période, DEO a renoncé à des frais totalisant 32,80 $, y compris des frais de reproduction de 27,80 $ et des frais de demande de 5,00 $. (Remarque : Les frais de reproduction indiqués dans ce paragraphe, qu'il s'agisse des frais recueillis ou des frais auxquels le Ministère a renoncé, sont les frais réels facturés; les frais qui apparaissent dans le rapport statistique sont arrondis en raison des restrictions relatives à la présentation du rapport.)

Les coûts associés à l'application de la Loi sur l'accès à l'information par DEO sont estimés comme suit :

• les coûts salariaux de la Section de l'AIPRP, y compris une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint, et 70 p. 100 du salaire de l'agent de l'AIPRP;
• les coûts administratifs, de fonctionnement et d'entretien, qui comprennent les dépenses non salariales liées au traitement des demandes d'accès ainsi que l'obtention des licences et les mises à niveau pour le système de gestion de cas de l'AIPRP;
• les coûts additionnels liés aux salaires, qui englobent les coûts approximatifs liés à la recherche et à l'examen, par d'autres fonctionnaires du Ministère, des documents permettant de répondre aux demandes d'accès, ainsi qu'à la formulation de recommandations à cet égard et les coûts approximatifs liés à la traduction de documents de sensibilisation des employés et de documents liés à la vie privée.

Les coûts additionnels indiqués ci–dessus, qui ne figurent pas tous dans le rapport statistique, fournissent un portrait plus exhaustif du coût global, pour le Ministère, de l'administration de tous les aspects des activités qui sont liés à la Loi sur l'accès à l'information. Tandis que les coûts salariaux ont augmenté légèrement, le total approximatif des coûts liés à l'administration de la loi, qui s'élèvent à 85 301 $, a diminué légèrement par rapport à 2010–2011, en raison de la réduction des coûts administratifs, de fonctionnement et d'entretien et des autres coûts liés aux salaires.

Annexe A - Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version textuelle - LD2 : Délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Loi sur l’Accès à l’information Annexe de l’Arrêté sur la délégation

Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information pour 2011-2012

Nom de l'institution : Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

Période visée par le rapport : 4/1/2011 au 3/31/2012

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

2.2  Exceptions

2.3  Exclusions

2.4  Support des documents divulgués

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2  Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3  Autres complexités

2.6  Retards

2.6.1  Raisons des retards dans le traitement des demandes

2.6.2  Nombre de jours de retard

2.7  Demandes de traduction

Partie 3 – Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2  Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1  Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

5.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

5.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1  Coûts

7.2  Ressources humaines