Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Structure ministérielle

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) emploie 319 personnes dans l’Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques qui sont appuyés par des spécialistes de domaines comme les communications, l’administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l’information et les technologies de l’information, et l’approvisionnement.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie‑Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau de liaison à Ottawa.

Il incombe à chacun de ces bureaux de chercher et de trouver les documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; cela dit, la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (l’AIPRP) est tenue par la loi de mettre en œuvre et de gérer le programme et les services d’AIPRP pour le compte de DEO, et notamment de prendre toutes les décisions relatives à la divulgation ou à la non-divulgation de renseignements en vertu des lois.

 

Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Section de l’AIPRP, située à Edmonton (Alberta), est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO. Elle fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle.

En particulier, la Section de l’AIPRP :

  • prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes de renseignements personnels;
  • mène des consultations avec d’autres ministères fédéraux, gouvernements provinciaux, administrations municipales et des tiers concernant les questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, le cas échéant;
  • fait mieux connaître les lois pour que le Ministère soit réceptif aux obligations imposées par la loi;
  • surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
  • agit comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes gouvernementaux.

La Section de l’AIPRP compte trois employés, soit le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP et un agent de l’AIPRP. Les coordonnateurs s’acquittent des responsabilités qui leur incombent et assument diverses autres fonctions au sein du Ministère. L’agent de l’AIPRP traite toutes les demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et s’acquitte de fonctions connexes; il a aussi d’autres responsabilités ministérielles liées à la sécurité, notamment la sécurité du personnel. Globalement, les activités liées à la protection des renseignements personnels ont occupé 0,3 ETP en 2016-2017.

La Section de l’AIPRP est chargée d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, directives, systèmes et procédures efficaces pour gérer la conformité du Ministère aux lois. Si la Section de l’AIPRP gère l’administration des lois au sein de DEO, les unités opérationnelles et les bureaux régionaux de l’organisation jouent également un rôle à cet égard. Chaque unité opérationnelle et bureau régional a un agent de liaison de l’AIPRP (qui relève d’un sous‑ministre adjoint, d’un directeur exécutif ou d’un directeur d’unité opérationnelle). Agissant comme premier point de contact, l’agent de liaison repère les experts à consulter, coordonne la recherche des documents faisant l’objet des demandes de renseignements personnels et assure la liaison avec la Section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. La Section de l’AIPRP répond à toutes les demandes présentées en vertu de la Loi.

L’agent de l’AIPRP fournit également des conseils et de l’encadrement aux fonctionnaires de DEO, à d’autres ministères ainsi qu’au public, notamment en organisant des séances de formation et de sensibilisation. Voici la liste des autres activités qui ont été réalisées par la Section de l’AIPRP et qui ont fait l’objet d’un suivi en 2016-2017, en ce qui a trait aux renseignements personnels :

Activité Total (questions/examens/courriels/rapports, etc.)
Examiner des questions et réponses parlementaires 104
Autres activités  
Mettre à jour les renseignements sur l’AIPRP dans le site intranet x
Préparer et déposer des rapports annuels et des rapports statistiques x
Gérer les mises à jour d’Info Source et la publication sur le Web x
Participer aux initiatives de gestion de l’information et fournir des conseils en matière d’AIPRP x
Examiner et mettre à jour les pratiques opérationnelles, les procédures et l’élaboration de politiques relatives à la protection de la vie privée x
Examiner régulièrement et détruire les dossiers relatifs à l’AIPRP, conformément au calendrier de conservation x

La Section de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes de renseignements personnels. En raison de la nature confidentielle de ces demandes, celles-ci ne font l’objet d’aucun autre rapport ou suivi de la part d’autres fonctionnaires du ministère.

 

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’honorable Navdeep Bains, ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité. L’ordonnance de délégation a été émise le 10 juin 2016.


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Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2016-2017, des changements ont été apportés à l’ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO, notamment à la Politique sur la protection des renseignements personnels et au manuel des procédures. Ces documents de politiques et procédures sont revus au besoin afin de veiller à ce qu’ils soient à jour et tiennent compte des modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT, ou des modifications provenant des questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée ou d’autres agents du Parlement.

D’ailleurs, le manuel sur les atteintes à la vie privée de DEO a été approuvé en mars 2017, et ce dernier a préséance sur la Directive de DEO sur les atteintes à la vie privée de janvier 2011.

 

Formation et sensibilisation

Le Ministère n’a pas mené d’activités de formation en matière de protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2016-2017. Toutefois, l’agent de l’AIPRP fournit, s’il y a lieu, des conseils indirects sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels aux agents de liaison régionaux de l’AIPRP et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi.

Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, les coordonnées des personnes-ressources ainsi que les conseils de la série « Le regard de l’AIPRP ».

 

Info Source

DEO a apporté des changements minimes à son chapitre d’Info Source de 2016, lequel est affiché sur son site Internet (http://www.deo.gc.ca/fra/14990.asp). Les changements tenaient compte des recommandations formulées par le SCT relativement au chapitre de 2015 du ministère.

Le Ministère n’a soumis aucun nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2016-2017