Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’honorable Rona Ambrose, ministre de la Santé et ministre de la Diversification de l’économie de l’Ouest, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). Une copie de l’ordonnance de délégation émise le 30 septembre 2013 est fournie à l’annexe A.

Les bureaux de la Section de AIPRP sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’application de la Loi et fait partie de la Direction générale des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP et un agent de l’AIPRP à plein temps sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que la ministre puisse assumer ses responsabilités au titre de la Loi et assurer le suivi des activités, le traitement en temps opportun et la divulgation appropriée de l’information à nos clients.

Les principales responsabilités de la Section de l'AIPRP de DEO consistent notamment :

  • à traiter les demandes conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • à répondre aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • à élaborer et à mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices de protection des renseignements personnels de sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
  • à faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel soit au courant des obligations imposées par la législation;
  • à élaborer des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la Loi, comme les rapports annuels de données statistiques et le chapitre d’Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
  • à représenter DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi au sein de DEO;
  • à surveiller la conformité à la Loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
  • à fournir de façon continue des conseils et de l’encadrement aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l’information et la législation en matière de protection des renseignements personnels.

Lorsque cela sera possible, la Section de l’AIPRP coordonnera la recherche des documents uniquement avec les experts en fonction de la nature de la demande. Dans l’éventualité où les experts sont inconnus, les agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) dresseront la liste des experts appropriés, communiqueront avec eux, coordonneront la recherche des documents faisant l’objet de demandes relatives aux renseignements personnels et assureront la liaison entre la Section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. Un ARLA est en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chacune de ses unités opérationnelles.

Les demandes de renseignements personnels reçues font l’objet d’un suivi étroit par la Section de l’AIPRP. Aucune autre activité de surveillance ou de production de rapports n’est réalisée par d’autres fonctionnaires du Ministère en raison de la nature confidentielle de ces demandes.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2014-2015, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble de politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO, ni au Manuel des procédures relatives à la protection des renseignements personnels, à la suite des modifications apportées aux politiques ou directives du SCT ou des questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée.

Formation et sensibilisation

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé comprennent les suivantes :

  • Le Ministère n’a pas mené d’activités de formation en matière de protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2014-2015. Toutefois, l’agent de l’AIPRP fournit, s’il y a lieu, des conseils sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels aux agents régionaux de liaison de l’AIPRP et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi.
  • Une section du site intranet du ministère est également réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, les coordonnées des personnes-ressources ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.

Info Source

DEO a apporté très peu de changements à son chapitre d’Info Source de 2014, lequel est affiché sur le site Internet du Ministère.

Le Ministère n’a soumis aucun nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2014-2015.