Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, l’honorable Rona Ambrose, ministre de la Santé et ministre de la Diversification de l’économie de l’Ouest canadien, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité pour ce qui est d’accuser réception des demandes d’accès, d’entreprendre des consultations et de gérer les prorogations de délai connexes. Une copie de l’ordonnance de délégation émise le 30 septembre 2013 est fournie à l’annexe A.

Les bureaux de la Section de l’AIPRP sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’application de la Loi et fait partie de la Direction générale des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP et un agent de l’AIPRP à plein temps sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ministre puisse assumer ses responsabilités au titre de la Loi et assurer le suivi des activités, le traitement en temps opportun et la divulgation appropriée de l’information à nos clients.

Les principales responsabilités de la Section de l’AIPRP de DEO consistent notamment :

  • à traiter les demandes d’accès conformément à la Loi;
  • à aider les demandeurs à formuler leurs demandes quand il le faut;
  • à répondre aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • à appliquer toutes les exceptions discrétionnaires et obligatoires conformément aux dispositions de la Loi;
  • à élaborer et à mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices de sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
  • à faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel soit au courant des obligations imposées par la législation;
  • à élaborer des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la Loi, comme les rapports annuels de données statistiques et le chapitre d’Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
  • à représenter DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le Commissariat à l’information du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi au sein de DEO;
  • à surveiller la conformité à la Loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
  • à fournir de façon continue des conseils et de l’encadrement aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l’information et la législation en matière d’accès à l’information.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chaque unité opérationnelle de l’organisation. Ces agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Ils sont responsables de dresser la liste des experts appropriés, de coordonner la recherche des documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information et d’assurer la liaison entre la Section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

La Section de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AIPRP et le Comité exécutif du Ministère, les ARLA et les responsables des communications reçoivent un rapport d’étape hebdomadaire sur toutes les demandes d’accès à l’information et consultations actives officielles et non officielles.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2014-2015, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble des politiques sur l’accès à l’information de DEO, ni au Manuel des méthodes sur l’accès à l’information, à la suite de modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT.

Le Ministère affiche sur son site Internet les résumés des demandes d’accès à l’information qui ont été fermées. Les résumés affichés contiennent également des hyperliens menant au site Web « Gouvernement ouvert ».

Formation et sensibilisation

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés participent comprennent les suivantes :

  • L’agent de l’AIPRP fournit, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi. Elle fournit également des conseils quant au traitement des demandes d’accès par le Ministère et à la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.
  • En 2014-2015, la Section de l’AIPRP a tenu quatre réunions préalables au traitement des demandes auxquelles ont assisté des experts et fonctionnaires du Ministère. Ces réunions ont lieu à mesure que de nouvelles demandes d’accès à l’information sont reçues ou lorsque cela est jugé opportun selon la nature de la demande. Elles durent environ une heure et demie, selon la complexité de la demande, et elles visent à fournir des conseils quant à la récupération des documents et au processus d’examen, à formuler des recommandations à l’intention de la Section de l’AIPRP et à déterminer la quantité de documents visés, les enjeux politiques, etc. Au total, 13 personnes ont participé à ces réunions.
  • Deux séances d’information ont été présentées pour les agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) récemment nommés afin de discuter de leurs rôles et responsabilités ainsi que de la procédure suivie par le gouvernement lorsque des documents sont reçus. Deux ARLA et deux substituts ont participé à la réunion.
  • DEO a fait la promotion de la Semaine du droit à l’information (du 22 au 28 septembre 2014) en envoyant un courriel à tous les employés et en affichant un bulletin de nouvelles sur le site intranet du Ministère.
  • Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, les coordonnées des personnes-ressources ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.