Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’application de la Loi et fait partie de la Direction générale des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint de l’AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par un agent de l’AIPRP à plein temps.

Ces personnes sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que la ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et assurer le suivi des activités, le traitement en temps opportun et la divulgation appropriée de l’information à nos clients.

Les principales responsabilités de la Section de l’AIPRP de DEO consistent à :

  • traiter les demandes conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • répondre aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • élaborer et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices de protection des renseignements personnels de sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
  • faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel soit au courant des obligations imposées par la législation;
  • élaborer des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la Loi, comme les rapports annuels de données statistiques et le chapitre d’Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
  • représenter DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi au sein de DEO;
  • surveiller la conformité à la Loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
  • fournir de façon continue des conseils et de l’encadrement aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l’information et la législation en matière de protection des renseignements personnels.

Lorsque possible, la Section de l’AIPRP coordonnera la recherche des documents uniquement avec les experts en fonction de la nature de la demande. Dans l’éventualité où les experts sont inconnus, les agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) identifieront les experts appropriés, communiqueront avec ceux-ci, coordonneront la recherche des documents faisant l’objet de demandes relatives aux renseignements personnels et assureront la liaison entre la Section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. Un ARLA est en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chacune de ses unités opérationnelles.

Les demandes de renseignements personnels reçues font l’objet d’un suivi étroit par la Section de l’AIPRP. Aucune activité de surveillance ou de production de rapport additionnel n’est réalisée par d’autres fonctionnaires du Ministère en raison de la nature confidentielle de ces demandes.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’honorable Rona Ambrose, ministre de la Santé et ministre de la Diversification de l’économie de l’Ouest canadien, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). Une copie de l’ordonnance de délégation émise le 30 septembre 2013 est fournie à l’annexe A.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2013-2014, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble de politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO, ni au Manuel des procédures relatives à la protection des renseignements personnels, à la suite des modifications apportées aux politiques ou directives du SCT ou des questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée.

Des modifications ont été apportées aux formulaires utilisés par les Ressources humaines afin d’y inclure les avis de confidentialité requis à la suite de la vérification de la protection des renseignements personnels réalisée par le Bureau du contrôleur général.

Apprentissage, formation et sensibilisation

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé comprennent les suivantes :

  • Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP ainsi que l’agent de l’AIPRP ont fourni, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi. Ils ont notamment fourni des conseils quant au traitement des demandes de renseignements personnels par le Ministère et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
     
  • Les membres du Comité exécutif de DEO ont assisté le 3 avril 2013 à une présentation sur la protection de la vie privée et la sécurité de l’information. Les thèmes suivants ont été abordés : Loi sur la protection des renseignements personnels; responsabilités des employés en matière de protection des renseignements personnels; mesures d’atténuation mises en place par DEO pour protéger les renseignements personnels; manipulation des documents (en particulier ceux qui contiennent des renseignements personnels). La présentation incluait aussi de l’information sur les politiques et procédures ministérielles relatives à la protection des renseignements personnels, les atteintes à la vie privée, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les incidents de sécurité.
     
  • Une séance de sensibilisation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels a eu lieu le 4 novembre 2013 pour les fonctionnaires du Ministère. Au total, 37 agents de projet et gestionnaires ont assisté à cette séance.
Niveau de classification Nombre de participants
CO-01 5
CO-02 21
CO-03 5
EC-06 3
EX-01 1
EX-02 2
  • Une séance de formation a été offerte le 20 mars 2014 aux ARLA récemment nommés afin de discuter des processus utilisés par le Ministère lors de la réception de demandes d'accès à des renseignements personnels. Cinq ARLA et deux remplaçants ont participé à cette rencontre.
Niveau de classification Nombre de participants
AS-03 1
CO-01 1
CO-03 2
CR-04 1
FI-02 1
FI-03 1
  • Les conseils sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de la série Le regard de l’AIPRP sont envoyés au personnel de DEO sous forme d’avis par courriel et affichés sur le site intranet du Ministère. Ces conseils incluent des mises à jour, des réponses aux questions les plus fréquemment posées ainsi que des informations sur des exceptions précises ou les domaines où le Ministère pourrait améliorer ses résultats relatifs à ses obligations en vertu de la Loi. En 2013-2014, les thèmes abordés ont inclus :
     
    • l'ensemble des politiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels;
       
    • les possibilités d'apprentissage relatives à l'AIPRP.
       
  • DEO a souligné la Journée de la protection des données (28 janvier 2014) en envoyant un courriel à tous les employés et en affichant un bulletin de nouvelles à cet égard sur le site intranet du Ministère.
     
  • Une section du site intranet du ministère est également réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, les coordonnées des personnes-ressources ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.

Le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP ont assisté à la conférence sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Edmonton en juin 2013. Le coordonnateur adjoint de l’AIPRP a participé aux rencontres des coordonnateurs et des praticiens de l’AIPRP du SCT en septembre 2013. L’agent de l’AIPRP a participé par téléconférence aux rencontres du SCT de novembre 2013, lesquelles incluaient de la formation sur les atteintes à la vie privée et les plans d’action institutionnels en matière de protection des renseignements personnels, et a assisté à la séance sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Commissariat à la protection de la vie privée.

Info Source

DEO a apporté très peu de changements à son chapitre d’Info Source de 2013, lequel est affiché sur le site Internet du Ministère.

Le Ministère n’a soumis aucun nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2013-2014.