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Survol des tendances et des données Statistiques

Points saillants, défis et tendances

  • Le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a augmenté de façon importante en 2013-2014. Autrement dit, dans une période d’un mois du mi-janvier au mi-février 2014, 10 nouveaux demandes ont été reçus, où un tiers de demandes du département pour toute de l’année fiscale.
     
  • La brusque hausse du nombre de demandes, jumelée à la grande quantité de documents visés et à la complexité des demandes, ont constitué un défi.
     
  • Le système de gestion de cas de l’AIPRP utilisé par le Ministère ne permet pas de saisir de manière satisfaisante les statistiques demandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor; par conséquent, la production du rapport statistique annuel a exigé une quantité importante de calculs supplémentaires.
     
  • DEO a envoyé un courriel à tous les employés pour souligner la Semaine canadienne du droit à l’information (du 23 au 28 septembre 2013) et a affiché un bulletin de nouvelles à ce sujet sur son site intranet. 

Survol des données statistiques

Les renseignements qui suivent fournissent de l’information contextuelle qui s’ajoute aux détails statistiques figurant dans le rapport statistique 2013-2014 de DEO (l'annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information.)

A.   Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014, DEO a reçu 30 demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Le tableau ci-dessous permet de comparer le nombre de demandes reçues par le Ministère au cours des cinq derniers exercices.

Version textuelle(Link 1) : Comparaison du nombre de demandes reçues sur cinq exercices

Tableau montrant la comparaison du nombre de demandes d’accès à l’information reçues entre 2009-2010 et 2013-2014.

B.   Sources des demandes reçues

Voici la répartition des sources des nouvelles demandes reçues en 2013-2014 :

  • 12 demandes ou 40 p. 100 provenant des médias;
     
  • 5 demandes ou 16,5 p. 100 provenant du milieu universitaire ou du public en général;
     
  • 4 demandes ou 13,5 p. 100 provenant des entreprises (secteur privé) ou d’autres organisations (parti politique).

Le graphique ci-dessous permet de comparer les sources des demandes d’accès à l’information reçues par DEO au cours des cinq derniers exercices.

Version textuelle(Link 2) : Source des demandes reçues

Source des demandes reçues en 2009-2010 par rapport à 2013-2014.

De plus, à la suite de l’affichage des résumés de demandes d’accès fermées, DEO a traité huit demandes de copies de demandes d’accès à l’information déjà divulguées. Il n’y a pas de frais de demande ou de période de réponse pour ces demandes informelles.

C.   Disposition, délais d'achèvement et méthode d'accès

Au total, 28 demandes d’accès à l’information ont été fermées durant la période visée par le rapport; deux demandes ont été reportées à l’exercice 2014-2015.

En ce qui a trait aux demandes fermées, une demande a été transférée, huit demandes ont été abandonnées par le demandeur et aucun document n’existait pour quatre demandes.

Bien que la charge de travail liée à une demande abandonnée soit en général minime, l’une de ces demandes a créé une importante charge de travail pour les experts et la Section de l’AIPRP. La demande a nécessité la recherche et l’examen de plus de 10 000 pages de documents, dont 1 788 ont été jugées pertinentes, avant que la demande ne soit abandonnée 39 jours après sa présentation. Le demandeur a par la suite soumis deux demandes séparées, lesquelles ont exigé que les pages pertinentes de la demande abandonnée soient à nouveau examinées en fonction des nouvelles demandes, ainsi que la vérification des conseils précédemment donnés à la lumière des deux nouvelles demandes.

De la même manière, cinq demandes abandonnées ont demandé une somme considérable de temps et de recherche en vue de déterminer la disponibilité de l’information dans le domaine public avant que les demandeurs ne renoncent à leur demande.

Voici la répartition des délais de disposition et de traitement des demandes :

Disposition des demandes fermées 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours TOTAL
Communication totale   3 2   5
Communication partielle   2 3 4 9
Tous exemptés   1     1
Aucun document n’existe 4       4
Demande transférée 1       1
Demande abandonnée 2       8
Total 7 11 6 4 28

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D.   Prorogations des délais et consultations

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai prévu par la Loi si la demande porte sur un important volume de documents, si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du Ministère ou si des consultations sont nécessaires.

En 2013-2014, DEO a eu recours à quatre prorogations en raison d’entrave au fonctionnement du Ministère. Le recours aux prorogations peut être envisagé si le traitement de la demande dans les délais de 30 jours nécessiterait le transfert de ressources d’une unité opérationnelle au Bureau de l'AIPRP, monopoliserait une portion appréciable des ressources du bureau de première responsabilité au détriment de ses fonctions de base ou attribuerait à la demande une partie si importante des ressources du Bureau de l'AIPRP que le traitement des autres demandes en souffrira.

Six demandes ont fait l’objet d’une demande de prorogation pour accorder au Ministère le temps de procéder aux consultations nécessaires avec d’autres ministères ou des tierces parties.

E.   Exceptions et exclusions invoquées

Des exceptions ont été invoquées en vertu de la Loi pour 10 des 28 demandes fermées en 2013-2014. Si trois exceptions différentes sont invoquées pour une demande, une exception en vertu de chaque article pertinent est indiquée pour un total de trois exceptions; cependant, si une même exception est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n’est entrée qu’une seule fois dans les données statistiques.

Le tableau ci-dessous indique le nombre d'exceptions invoquées au cours de l'exercice de 2013-2014 comparativement au nombre de 2012-2013.

Exception invoquée Paragraphe 2013–2014 2012–2013
13(1) (c) 0 1
14 (a)
(b)
4
3
1
1
16(2)   0 0
16.1(1) (a) 1 0
  (a)(ii) 3 0
18 (b) 1 0
19(1)   6 6
20(1)

(a)
(b)
(c)
(d)

8
7
4
9
1
0
21(1) (a)
(b)
(c)
(d)
9
7
6
4
7
4
4
3
22   1 0
23   2 3
26   1 1

Le paragraphe 20(1) est l’exception qui a été la plus souvent utilisée pendant la période visée par le rapport, soit pour un total de neuf demandes. Le paragraphe 21(1) a été invoqué pour huit demandes.

La Loi ne s'applique pas à certains documents, comme ceux qui ont été publiés, aux termes de l'article 68, et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, aux termes de l'article 69. Pour les 28 demandes fermées en 2013-2014, DEO n'a pas invoqué l'article 68, mais a invoqué l’article 69 de la Loi pour quatre demandes au cours de la période visée par le rapport, comme illustré dans le tableau ci-dessous.

En ce qui a trait aux statistiques se rapportant à l’article 69, trois demandes ont été reçus pour le même information. Seulement la demande originale touchait en outre à une consultation sur un document confidentiel du Cabinet. Le même conseil a été appliqué aux deux demandes additionnelles, lesquelles ont été reçues avant que la demande initiale ne soit fermée.

Exception
invoquée
Paragraphe 2013–2014 2012–2013
69(1) (a) 3 0
  (d) 3 0
  (e) 1 0
  (g) re (a) 4 0
  (g) re (c) 3 0
  (g) re (e) 3 0

F.   Consultations par d'autres ministères

DEO a été consulté par d'autres ministères du gouvernement fédéral à 24 occasions en 2013-2014. Aucune demande de consultation n’a été reçue d’autres organisations en 2013-2014. Au total, DEO a reçu 24 demandes de consultation en 2012-2013.

  • Quatre des consultations étaient des avis de courtoisie. Cela dit, DEO a examiné attentivement les renseignements fournis afin de s'assurer que l'information divulguée au sujet du Ministère était exacte.
     
  • Pour 14 demandes de consultation, DEO a recommandé que toute l'information soit divulguée en ce qui concerne le Ministère.
     
  • Pour six demandes de consultation, DEO a recommandé la divulgation d'une partie de l'information concernant le Ministère.
     
  • DEO a examiné 396 pages en tout.
     
  • DEO a répondu à 22 demandes de consultation dans un délai de 15 jours et aux deux autres demandes dans un délai de 18 jours.

G.   Plaintes, audits et enquêtes

DEO n’a reçu aucune plainte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en 2013-2014, aucune vérification ou enquête n’a été entreprise ou conclue au cours de la période visée par le rapport et aucune demande d’appel ou autre n’a été présentée à la Cour fédérale.

H.   Frais et coûts opérationnels liés à l'administration de la Loi

Les frais d'accès à l'information recueillis durant la période visée par le rapport s'élèvent à 135 $. Au total, 30 $ de frais de demande ont été remboursés ou non réclamés en raison de l’abandon de demandes. Au cours de la même période, DEO a renoncé à des frais de reproduction totalisant 145 $.

Les coûts associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information par DEO sont estimés comme suit :

  • les coûts salariaux de la Section de l'AIPRP, y compris une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint, et 90 p. 100 du salaire de l'agent de l'AIPRP (total de 1,09 ETP/année);
     
  • les biens et services, y compris les contrats de services professionnels et autres dépenses, dont le système de gestion de cas de l’AIPRP, l’obtention de licences et les frais de déplacement et de formation de la Section de l’AIPRP;
     
  • les coûts additionnels liés aux salaires, qui englobent les coûts approximatifs liés à la recherche et à l’examen, par d’autres fonctionnaires du Ministère, des documents permettant de répondre aux demandes d’accès, ainsi qu’à la formulation de recommandations à cet égard, au soutien en matière de technologie de l’information et à la traduction de documents de sensibilisation des employés et de documents liés à l’accès à l’information.
Coûts salariaux de la Section de l'AIPRP 85,088 $
Biens et services 13,159 $
Coûts totaux pour la Section de l'AIPRP 98,241 $
Coûts additionnels liés aux salaires 16,809 $
TOTAL DES COÛTS MINISTÉRIELS 115,056 $

Les coûts additionnels indiqués ci-dessus, qui ne figurent pas tous dans le rapport statistique, fournissent un portrait plus exhaustif du coût global, pour le Ministère, de l’administration de tous les aspects de ses activités qui sont liées à la Loi sur l’accès à l’information.