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Administration de la loi

Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de DEO sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’administration de la Loi et fait partie de la Direction générale des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint à l’AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par un agent de l’AIPRP à plein temps.

Ces personnes sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et à permettre le traitement approprié de l’information et la divulgation opportune à nos clients.

On trouve dans la liste suivante les principales responsabilités de la Section de l'AIPRP de DEO:

  • le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la Loi;
     
  • l’aide aux demandeurs en ce qui concerne la formulation de leur demande, au besoin;
     
  • les réponses aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
     
  • l’application de toutes les exceptions obligatoires et discrétionnaires prévues par la Loi;
     
  • l’élaboration et la mise en oeuvre de politiques, des procédures et des lignes directrices visant à faire en sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
     
  • les efforts visant à bien faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
     
  • l’élaboration des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la Loi, comme les rapports de données statistiques annuels et le chapitre d'Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
     
  • la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l’information du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la Loi au sein de DEO;
     
  • la surveillance de la conformité du Ministère à la Loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et aux procédures pertinentes;
     
  • la formulation continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l'information et la législation en matière d'accès à l'information.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chaque unité opérationnelle de l’organisation. Ces agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Ils sont responsables d’identifier les experts appropriés, de coordonner la recherche des documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information et d’assurer la liaison entre la Section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

La Section de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AIPRP et le Comité exécutif du Ministère, les ARLA et les responsables des communications reçoivent un rapport d’étape hebdomadaire sur toutes les demandes d’accès à l’information et consultations actives officielles et non officielles.

La Section de l’AIPRP utilise un système de gestion de la base de données sur l’AIPRP pour toutes les mesures administratives; elle traite néanmoins tous les documents en format papier, sauf dans les cas où les listes sont compilées en format Excel et fournies au demandeur en format électronique. DEO n’utilise pas de système de rédaction électronique pour le traitement de ses documents.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, l’honorable Rona Ambrose, ministre de la Santé et ministre de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l'AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité pour ce qui est d’accuser réception des demandes d’accès, d’entreprendre des consultations et de gérer les prorogations de délai connexes. Une copie de l’ordonnance de délégation émise le 30 septembre 2013 est fournie à l’annexe A.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2013-2014, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble des politiques sur l’accès à l’information de DEO, ni au Manuel des méthodes sur l’accès à l’information, à la suite de modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT ou à la suite de questions soulevées par le Commissariat à l’information du Canada ou par d’autres agents du Parlement.

Le Ministère a affiché les résumés des demandes d’accès à l’information qui ont été complétées sur son site Internet. Les résumés affichés par DEO sont également hyperliés au site Web Gouvernement ouvert.

Apprentissage, formation et sensibilisation

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés participent comprennent les suivantes :

  • L’agent de l’AIPRP fournit, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi. Elle fournit également des conseils quant au traitement des demandes d’accès par le Ministère et à la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.
     
  • En 2013-2014, la Section de l’AIPRP a tenu 14 réunions préalables au traitement des demandes auxquelles ont assisté, suivant le cas, divers experts et fonctionnaires du Ministère des cinq bureaux régionaux et de deux unités ministérielles. Ces réunions ont lieu à la réception de nouvelles demandes d’accès à l’information et durent environ une heure et demie, selon la complexité de la demande. Elles visent à fournir des conseils quant au repérage et à l’examen des documents, à formuler des recommandations à l’intention de la Section de l’AIPRP et à déterminer la quantité de documents visés, les enjeux politiques, etc. Au total, 61 personnes ont participé à ces réunions.
Niveau de classification Nombre de participants Niveau de classification Nombre de participants Niveau de classification Nombre de participants
AS-01 5 CO-01 1 EX-02 3
AS-02 1 CO-02 3 FI-02 1
AS-03 4 CO-03 12 FI-04 3
AS-04 5 EC-03 2 IS-03 1
AS-05 2 EC-06 5 IS-06 2
AS-07 2 EC-07 1 PG-02 1
CR-04 2 EX-01 4 PG-03 1
  • Une séance de sensibilisation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels a eu lieu le 4 novembre 2013 pour les fonctionnaires du Ministère. Au total, 37 agents de projet et gestionnaires ont assisté à cette séance.
Niveau de classification Nombre de participants
CO-01 5
CO-02 21
CO-03 5
EC-06 3
EX-01 1
EX-02 2
  • Une séance de formation a été offerte le 20 mars 2014 aux ARLA récemment nommés pour discuter de leurs rôles et responsabilités, ainsi que des processus utilisés par le Ministère lors de la réception de demandes d’accès à l’information. Cinq ARLA et deux remplaçants ont participé à cette rencontre.
Niveau de classification Nombre de participants
AS-01 1
CO-01 1
CO-03 2
CR-04 1
FI-01 1
FI-02 1
  • Les conseils sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels présentés dans Le regard de l’AIPRP sont envoyés au personnel de DEO par courriel et sont affichés sur le site intranet du Ministère. Les bulletins contiennent des mises à jour, des réponses aux questions les plus fréquemment posées ainsi que des informations sur des exceptions précises ou des domaines où le Ministère pourrait améliorer ses résultats relatifs à ses obligations en vertu de la Loi. En 2013-2014, les thèmes abordés ont inclus :
    • l’ensemble de politiques sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels;
    • les occasions d’apprentissage sur l’AIPRP;
    • la définition d’un document éphémère ou d’une ébauche.
  • DEO a souligné la Semaine canadienne du droit à l'information (du 23 au 28 septembre 2013) en envoyant un courriel à tous les employés et un affichant un bulletin de nouvelles sur le site intranet du Ministère.
     
  • Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils de la série Le regard de l'AIPRP.

Le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP ont assisté à la conférence sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Edmonton en juin 2013. Le coordonnateur adjoint de l’AIPRP a participé aux rencontres des coordonnateurs et des praticiens de l’AIPRP du SCT en septembre 2013. L’agent de l’AIPRP a participé par téléconférence aux rencontres du SCT de novembre 2013 et a assisté en décembre 2013, aussi par téléconférence, à deux séances de formation du SCT sur les articles 18 et 69 de la Loi sur l’accès à l’information.