Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’application de la Loi et fait partie de la Direction générale des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint de l’AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par un agent de l’AIPRP à temps plein.

Ces personnes sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que la ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et que l’information soit traitée en temps opportun et divulguée de façon appropriée à nos clients.
On trouve dans la liste suivante les principales responsabilités de la Section de l’AIPRP de DEO :
  • traiter les demandes conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
     
  • répondre aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
     
  • élaborer et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices de protection des renseignements personnels de sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
     
  • faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel soit au courant des obligations imposées par la législation;
     
  • élaborer des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la Loi, comme les rapports annuels de données statistiques et le chapitre d’Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
     
  • représenter DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi au sein de DEO;
     
  • surveiller la conformité du ministère à la Loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
     
  • fournir de façon continue des conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l’information et la législation en matière de protection des renseignements personnels.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chacune de ses unités opérationnelles. Les sept agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Ils ont la responsabilité d’identifier les experts appropriés, de coordonner la recherche des documents faisant l’objet de demandes relatives aux renseignements personnels, et d’assurer la liaison entre la Section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. Trois de ces agents assumaient ce rôle pour la première fois en 2012–2013.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’Honorable Rona Ambrose, ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, ministre de la Condition féminine et ministre responsable de la Diversification de l’économie de l’Ouest a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). Une copie de l’ordonnance de délégation émis le 26 août 2011 est fournie à l’annexe A.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2012–2013, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble de politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO, ni au Manuel des procédures relatives à la protection des renseignements personnels, à la suite des modifications apportées aux politiques ou directives du SCT ou des questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée ou par d’autres agents du Parlement.

Formation et sensibilisation

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé comprennent les suivantes :
  • Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP ainsi que l’agent de l’AIPRP ont fourni, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi. Ils ont notamment fourni des conseils quant au traitement des demandes de renseignements personnels par le Ministère et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
     
  • DEO étudie diverses options pour ce qui est de la formation par vidéoconférence en 2013–2014. Toutefois, aucune séance de formation ou de sensibilisation relative à la protection des renseignements personnels n’a été fournie en 2012–2013.
     
  • DEO a souligné la Journée de la protection des données (28 janvier 2013) en envoyant un courriel à tous les employés et en affichant un bulletin de nouvelles à cet égard sur le site intranet du Ministère. Il a également installé des affiches d’information intitulées La tête dans les nuages (infonuagique) et Les témoins sous la loupe dans tous ses bureaux.
     
  • Une section du site intranet du ministère est également réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.

Le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP ont assisté à des ateliers lors de la conférence sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Edmonton en juin 2012. De plus, le coordonnateur adjoint a reçu une formation individuelle sur l’AIPRP en février 2012 et l’agent de l’AIPRP a participé à la rencontre des coordonnateurs et des praticiens de l’AIPRP du SCT en février 2013.

Depuis septembre 2012, trois agents régionaux de liaison de l’AIPRP ont été nommés aux bureaux régionaux de la Colombie-Britannique, de la Saskatchewan et du Manitoba. Une formation limitée a été offerte dans deux de ces régions qui ont effectué des changements au cours du dernier trimestre de 2013. Une séance de formation par vidéoconférence est prévue au cours de l’exercice 2013–2014 pour les agents de ces régions.

Info Source

DEO a apporté très peu de changements à son chapitre d’Info Source de 2012 et le SCT n’y a relevé aucun problème. Toutefois, ce chapitre n’a pas encore été publié sur le site Web Info Source du SCT.

Le Ministère n’a soumis aucun nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2012–2013.