Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Administration de la loi

Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de DEO sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l'administration de la Loi et fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l'AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint à l'AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par une agente de l'AIPRP à temps plein.

Ces personnes sont responsables de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et à permettre le traitement approprié de l'information et la divulgation opportune à nos clients.

On trouve dans la liste suivante les principales responsabilités de la Section de l'AIPRP de DEO :

  • le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la Loi;
  • l’aide aux demandeurs en ce qui concerne la formulation de leur demande, au besoin;
     
  • les réponses aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
     
  • l’application de toutes les exceptions obligatoires et discrétionnaires prévues par la Loi;
     
  • l’élaboration et la mise en oeuvre de politiques, des procédures et des lignes directrices visant à faire en sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
     
  • les efforts visant à bien faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
     
  • l’élaboration des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la Loi, comme les rapports de données statistiques annuels et le chapitre d'Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
     
  • la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l’information du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la Loi au sein de DEO;
     
  • la surveillance de la conformité du Ministère à la Loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et aux procédures pertinentes;
     
  • la formulation continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l'information et la législation en matière d'accès à l'information.

Des agents régionaux de liaison (ARL) de l’AIPRP sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chaque unité opérationnelle de l’organisation. Les sept agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Ils sont responsables d’identifier les experts appropriés, de coordonner la recherche des documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information et d’assurer la liaison entre la Section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. Trois de ces agents assumaient ce rôle pour la première fois en 2012–2013.

La Section de l’AIPRP utilise un système de gestion de la base de données sur l’AIPRP pour toutes les mesures administratives; elle traite néanmoins tous les documents en format papier, sauf dans les cas où les listes sont compilées en format Excel et fournies au demandeur en format électronique. DEO n’utilise pas de système de rédaction électronique pour le traitement de ses documents.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, l’honorable Rona Ambrose, ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, ministre de la Condition féminine et ministre responsable de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels). La délégation confère aussi à l’agente de l’AIPRP un pouvoir limité pour ce qui est d’accuser réception des demandes d’accès, d’entreprendre des consultations et de gérer les prorogations de délai connexes. Une copie de l’ordonnance de délégation émise le 26 août 2011 est fournie à l’annexe A.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2012–2013, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble des politiques sur l’accès à l’information de DEO, ni au Manuel des méthodes sur l’accès à l’information, à la suite de modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT ou à la suite de questions soulevées par le Commissariat à l’information du Canada ou par d’autres agents du Parlement.

Le Ministère a affiché les résumés des demandes d’accès à l’information qui ont été complétées depuis septembre 2011. L’affichage est devenu obligatoire à la suite de la révision de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (16 janvier 2012) du SCT. Les résumés affichés par DEO sont également hyperliés au site Web Gouvernement ouvert.

Apprentissage, formation et sensibilisation

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés participent comprennent les suivantes :

  • L’agente de l’AIPRP fournit, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARL de l’AIPRP et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi. Ils fournissent également des conseils quant au traitement des demandes d’accès par le Ministère et à la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.
     
  • En raison de restrictions budgétaires et des déplacements nécessaires à la formation en personne à cinq bureaux régionaux, on a utilisé comme principale méthode de formation, la tenue de réunions de prétraitement lorsqu’une nouvelle demande d’accès à l’information était reçue. Dirigées par l’agente de l’AIPRP, les réunions par téléconférence rassemblent les agents régionaux de liaison de l’AIPRP et les experts en la matière qui discutent des particularités et de la portée de la demande, du nombre de documents ou de questions concernant la recherche de documents pertinents et de toute contrainte entourant l’objet de la demande. Ensemble, ils fournissent des avis généraux et une orientation quant aux recommandations à faire à la Section de l’AIPRP pour traiter correctement la demande. Ils répondent également à toute question portant sur le traitement des dossiers.

    En 2012–2013, la Section de l’AIPRP a mené huit réunions de prétraitement auxquelles des représentants des cinq bureaux régionaux ont participé. Ces réunions durent environ une demi-heure, selon la complexité de la demande. En tout, 31 personnes ont pris part à ces réunions, comme indiqué dans le tableau suivant (ce tableau ne tient pas compte des avis supplémentaires fournis au personnel régional après la tenue des réunions) :
No de la demande Nbre de participants Bureaux représentés Groupe et niveau des participants
A-2012-00002 4 Finances (Edmonton) et Politiques et Orientation stratégique (Ottawa) AS-04, CS-02 etFI-03 (x2)
A-2012-00003 3 Colombie-Britannique CO-03, IS-02, et IS-04
A-2012-00004 2 Colombie-Britannique CO-03 et EC-06
A-2012-00007 2 Colombie-Britannique EC-06 et FI-03
A-2012-00010 5 Manitoba EX-02, FI-02, FI-04, IS-04, et IS-05
A-2012-00012 3 Saskatchewan AS-03, CO-02 et CO-03
A-2012-00013 8 Colombie-Britannique, Alberta, Manitoba CO-02 (x2), CO-03 (x2), EC–06, FI-02, FI-04, et PM-06
A-2012-00014 4 Finances (Edmonton) et Politiques et Orientation stratégique (Ottawa) AS-04, EX–02, FI-02 et FI–04

Étant donné leur nature, les six autres nouvelles demandes n’ont pas fait l’objet d’une réunion de prétraitement.

  • Les conseils présentés dans Le regard de l’AIPRP sont envoyés au personnel de DEO par courriel et sont affichés sur le site intranet du Ministère. Ces conseils visent à éclairer le personnel sur des questions fréquemment posées, des exceptions particulières ou des aspects à améliorer par rapport aux obligations du Ministère à l’égard de la Loi. En 2012-2013, les conseils fournis portaient sur :
     
    • les Rapports annuels au Parlement 2011-2012 de l’AIPRP qui sont maintenant en ligne;
    • le Souhait pour le temps des Fêtes de l'AIPRP : une prorogation!
       
  • DEO a souligné la Semaine canadienne du droit à l'information (du 24 au 28 septembre 2012) en envoyant un courriel à tous les employés et un affichant un bulletin de nouvelles sur le site intranet du Ministère.
     
  • Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils de la série Le regard de l'AIPRP.

Le coordonnateur adjoint et l'agente de l'AIPRP ont assisté à des ateliers lors de la conférence sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Edmonton en juin 2012. Le coordonnateur adjoint a reçu une formation individuelle en février 2013 et l’agente de l’AIPRP a aussi participé à la rencontre des coordonnateurs et des praticiens de l’AIPRP du SCT en février 2013.

Depuis septembre 2012, trois agents régionaux de liaison de l’AIRPR ont été nommés aux bureaux régionaux de la Colombie-Britannique, de la Saskatchewan et du Manitoba. Une formation limitée a été offerte dans deux de ces régions qui ont effectué des changements au cours du dernier trimestre de 2013. Une séance de formation par vidéoconférence est prévue au cours de l’exercice 2013–2014 pour les agents de ces régions.