Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Section de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’administration de la loiet fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint à l’AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par un agent de l’AIPRP à temps plein. Un remplaçant a en outre été désigné pour l’agent de l’AIPRP en mars 2012.

Ces personnes sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ou la ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l’information.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chaque unité opérationnelle de l’organisation. Ces sept agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Elles sont responsables d’identifier les experts appropriés en la matière, de coordonner la recherche des documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information, et d’assurer la liaison entre la Section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

Les principales activités de la Section de l’AIPRP de DEO comprennent les suivantes :

  • le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la loi;
  • les réponses aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la loisoit respectée par le personnel;
  • les efforts visant à bien faire connaître la loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
  • l’élaboration des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la loi, comme les rapports de données statistiques annuels et le chapitre d'Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
  • la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Commissariat à l’information du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la loi au sein de DEO;
  • la surveillance de la conformité du ministère à la loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
  • la formulation continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l'information et la législation en matière d'accès à l'information.

Délégation de pouvoirs

Aux fins de l’application de la Loi sur l'accès à l'information par DEO, la ministre du Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ministre de la Condition féminine et ministre responsable de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP).

Vous trouverez, à l’annexe A, une copie signée de l’instrument de délégation concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Politiques et procédures ministérielles

L’ensemble des politiques sur la protection de la vie privée de DEO, qui comprend le guide des procédures relatives à la protection de la vie privée, est révisé une fois par année afin de veiller à ce que les renseignements qu’il contient sont à jour et à ce qu’ils rendent compte de tous les changements apportés aux politiques ou aux directives du SCT, ainsi que de tous les changements découlant de questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée ou par d’autres agents du Parlement.

Le Manuel sur la protection des renseignements personnels a fait l’objet d’améliorations importantes au cours de la période visée par le rapport, dont l’ajout de plus amples détails sur la correction des renseignements personnels et l’élaboration du Guide d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de DEO, qui a été approuvé en avril 2011. Ces renseignements sont également affichés sur le site intranet de DEO et ont été communiqués à d’autres organismes de développement régional et au Bureau de l’ombudsman des vétérans.

Formation et sensibilisation

Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP ainsi que l’agent de l’AIPRP ont fourni, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la loi. Ils fournissent également des conseils quant au traitement des demandes de renseignements personnels par le Ministère et la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.

En mars 2012, l’agent de l’AIPRP a satisfait à toutes les exigences relatives à l’obtention de l’accréditation professionnelle délivrée par l’Institut canadien des professionnels en matière d’accès et de vie privée (ICPAVP) et a été désigné « professionnel de l’ICPAVP ».

Un remplaçant pour l’agent d’AIPRP a été nommé à la mi mars 2012. Aucune formation portant sur la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été donnée à cette personne pendant l’exercice 2011–2012.

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé comprennent les suivantes :

  • Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP ainsi que l’agent de l’AIPRP ont fourni, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la loi. Ils fournissent également des conseils quant au traitement des demandes de renseignements personnels par le Ministère et la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.
     
  • Les séances de sensibilisation à l’AIPRP à l’intention des employés des régions ont été annulées à la suite de l’annonce du budget fédéral 2011. DEO examine actuellement des options de formation par vidéoconférence pour l’exercice 2012–2013.
     
  • DEO a envoyé un courriel à tous les employés afin de souligner la Journée de la protection des données (le 28 janvier 2012) et a affiché un bulletin de nouvelles à cet égard sur le site intranet du Ministère. Le Ministère a également installé des affiches intitulées Protégez-vous des pourriels! et La protection de la vie privée en mouvement : La protection des renseignements personnels et les appareils de communication sans fil dans tous les bureaux régionaux. Ces affiches sont mises à la disposition d’autres ministères du Réseau des administrateurs de petits organismes (RAPO) au moyen du site GCpedia du RAPO.
     
  • Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.

Info Source

DEO a apporté très peu de changements à son chapitre d’Info Source pour 2011. Le SCT n’a encore dégagé aucun problème en ce qui a trait au chapitre de DEO; cela dit, ce dernier n’a pas encore été publié sur le site Web Info Source du SCT.

Le Ministère a soumis un fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2010. Ce fichier a par la suite été retiré en 2011. DEO a en outre enregistré trois FRP ordinaires de plus, qui ont été inclus dans le chapitre d’Info Source pour 2011.