Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Administration de la Loi

Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Les bureaux de la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) sont situés à Edmonton, en Alberta. La Section supervise l’administration de la loiet fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP (directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle) est appuyé par le coordonnateur adjoint à l’AIPRP (gestionnaire, Administration intégrée) et par un agent de l’AIPRP à temps plein. Un remplaçant a en outre été désigné pour l’agent de l’AIPRP en mars 2012.

Ces personnes sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ou la ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l’information.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont en poste dans chacun des bureaux régionaux de DEO et dans chaque unité opérationnelle de l’organisation. Ces sept agents sont les premières personnes-ressources à joindre en matière d’AIPRP. Elles sont responsables d’identifier les experts appropriés en la matière, de coordonner la recherche des documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information, et d’assurer la liaison entre la Section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

Les principales activités de la Section de l’AIPRP de DEO comprennent :

  • le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la loi;
  • les réponses aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la loisoit respectée par le personnel;
  • les efforts visant à bien faire connaître la loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
  • l’élaboration des rapports annuels au Parlement et d’autres documents prévus par la loi, comme les rapports de données statistiques annuels et le chapitre d'Info Source de DEO, ainsi que tout autre document pouvant être demandé par les organismes centraux;
  • la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l’information du Canada et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la loi au sein de DEO;
  • la surveillance de la conformité du ministère à la loi, à son règlement d’application, ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes;
  • la formulation continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l'information et la législation en matière d'accès à l'information.

La Section de l’AIPRP utilise un système de gestion de la base de données sur l’AIPRP pour toutes les mesures administratives; elle traite néanmoins tous les documents en format papier, sauf dans les cas où les listes sont compilées en format Excel et fournies au demandeur en format électronique. DEO n’utilise pas un système de rédaction électronique pour le traitement de ses documents en ce moment.

Délégation de pouvoirs

Aux fins de l’application de la Loi sur l'accès à l'information par DEO, la ministre du Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ministre de la Condition féminine et ministre responsable de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité pour ce qui est d’accuser réception des demandes d’accès et de gérer les prorogations de délai connexes.

Vous trouverez, à l’annexe A, une copie de l’instrument de délégation signé concernant la Loi sur l’accès à l’information.

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Politiques et procédures ministérielles

L’ensemble de politiques sur l’accès à l’information de DEO, qui comprend le manuel des méthodes sur l’accès à l’information, a fait l’objet de modifications importantes pendant l’exercice 2010–2011. Ces documents de politiques et de procédures sont révisés une fois par année afin de veiller à ce que les renseignements qu’ils contiennent sont à jour et à ce qu’ils rendent compte de tous les changements relatifs aux politiques ou aux directives du Secrétariat du Conseil de Trésor du Canada (SCT), ou de tous les changements découlant de questions soulevées par le Commissariat à l’information ou par d’autres agents du Parlement. Comme ces documents avaient récemment fait l’objet d’une révision, aucune modification n’y a été apportée pendant l’exercice 2011–2012.

Cependant, à la suite des instructions du SCT reçues en juillet 2011 au sujet de l’affichage des sommaires des demandes d’accès complétées sur les sites Internet des institutions fédérales, DEO a commencé à afficher des sommaires des demandes d’accès terminées depuis septembre 2011. Cette exigence est devenue obligatoire d’après la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information nouvellement révisée (16 janvier 2012). Un nouvel hyperlien a par ailleurs été ajouté sur la page d’accueil du site Web de DEO au–dessus de l’hyperlien « Divulgation proactive » et les documents affichés sont aussi liés au site Web du Gouvernement ouvert.

Formation et sensibilisation

Le coordonnateur adjoint et l'agent de l'AIPRP ont assisté à des ateliers lors de la conférence sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Edmonton en juin 2011. L’agent de l’AIPRP a aussi participé à la conférence annuelle de l’Association canadienne d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et à la réunion des praticiens de l’AIPRP du SCT en novembre 2011.

En mars 2012, l’agent de l’AIPRP a satisfait toutes les exigences relatives à l’obtention de l’accréditation professionnelle délivrée par l’Institut canadien des professionnels en matière d’accès et de vie privée (ICPAVP) et a été désigné « professionnel de l’ICPAVP ».

Un remplaçant pour l’agent d’AIPRP a été nommé à la mi–mars 2012. Une formation limitée lui a été fournie pendant l’exercice 2011–2012.

Les activités de formation et de sensibilisation auxquelles les employés ont participé comprennent :
  • Le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP ainsi que l’agent de l’AIPRP ont fourni, de façon continue, des conseils sur les questions relatives à l’accès à l’information aux ARLA et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la loi. Ils fournissent également des conseils quant au traitement des demandes d’accès par le ministère et sur la justification requise pour l’application des exceptions et des exclusions, le cas échéant.
     
  • Les séances de sensibilisation à l’AIPRP à l’intention des employés des régions ont été annulées à la suite de l’annonce du budget fédéral 2011. DEO examine actuellement des options de formation par vidéoconférence pour l’exercice 2012–2013.
     
  • Les conseils présentés dans Le regard de l’AIPRP sont envoyés au personnel de DEO par courriel et affichés sur le site intranet du ministère. Ces conseils visent à éclairer le personnel sur des questions fréquemment posées, des exceptions particulières ou des aspects à améliorer par rapport aux obligations du ministère à l’égard de la loi. En 2011–2012, les conseils fournis portaient sur :
     
    • l’obligation de documenter;
    • les notes de breffage;
    • les conseils, les recommandations, les consultations et les délibérations (deux parties);
    • la non–pertinence;
    • les renseignements obtenus à titre confidentiel.

Plusieurs gestionnaires du ministère utilisent ces conseils comme points de discussions lors des réunions du personnel. Ils sont aussi communiqués aux fonctionnaires responsables de l’AIPRP dans plusieurs institutions fédérales, dont les organismes de développement régional, l’Agence spatiale canadienne, le Conseil national de recherches du Canada, l’École de la fonction publique du Canada, ainsi que d’autres ministères de petite taille et organismes faisant partie du Réseau des administrateurs de petits organismes.

  • DEO a souligné la Semaine canadienne du droit à l’information (du 26 au 30 septembre 2011) en envoyant un courriel à tous les employés et en affichant un bulletin de nouvelles sur le site intranet du ministère.
     
  • Une section du site intranet du ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils de la série Le regard de l’AIPRP.