Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Observations et recommandations

Responsabilité de la direction et contrôles

Critère : On s’attend à ce que la direction mette en oeuvre des mesures de contrôle interne s’appliquant aux rapports financiers et que ces contrôles internes fonctionnent efficacement pour garantir l’intégrité des rapports financiers périodiques.

Pour s’acquitter de ses responsabilités en matière de reddition de comptes et de production de rapports, la direction a adopté un système financier nommé GX Financials, un partagiciel utilisé par environ une douzaine de petits ministères du gouvernement fédéral.

La direction a maintenu un système efficace de contrôle interne afin de fournir l’assurance raisonnable que les rapports financiers périodiques répondent aux exigences de la Norme comptable du Conseil du Trésor 1.2 et 1.3. Pour ce faire, la direction a documenté ses processus, établi des lignes directrices et offert une formation et des occasions de perfectionnement à ses employés. Les transactions étaient adéquatement autorisées et comptabilisées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et d’autres lois et politiques applicables.

Les contrôles internes ont été conçus de façon à ramener à un niveau raisonnable les principaux risques associés aux rapports financiers. Le Ministère a procédé à une répartition des tâches, à des examens et à une surveillance appropriés. Il a délégué les pouvoirs et protégé ses actifs de façon adéquate et produit des rapports financiers fiables sur ses programmes.

Nous avons mené de nombreuses vérifications internes antérieures visant à examiner l’efficacité et le caractère adéquat des contrôles instaurés par le Ministère qui ont une incidence sur l’intégrité des rapports financiers. Les résultats de ces vérifications connexes ont été pris en compte dans le cadre de la présente vérification.

Politiques comptables, format et contenu

Critère : On s’attend à ce que le dirigeant principal des finances fournisse au sous-ministre des rapports financiers périodiques pour le Ministère qui répondent aux exigences du Conseil du Trésor quant au format et au contenu.

Pour la période visée par l’évaluation, le système de contrôles internes a permis au dirigeant principal des finances de préparer des rapports financiers périodiques à l’aide des normes et principes comptables exigés dans la Norme comptable du Conseil du Trésor 1.2 et 1.3. Finances ministérielles communique régulièrement avec les fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor pour s’assurer que ses rapports financiers répondent aux exigences du CT.

Le Ministère a produit ses états financiers 2010-2011 pour l’année se terminant le 31 mars 2011 et les rapports financiers trimestriels pour le début de l’exercice 2011-2012. L’état financier et les rapports décrivaient la situation financière du Ministère, ses résultats, les risques cernés et les changements importants touchant ses opérations; tous ces éléments respectaient les exigences du Conseil du Trésor relativement au format et au contenu. Lorsque cela s’est révélé nécessaire, la direction a suivi les lignes directrices du Conseil du Trésor pour produire de meilleures estimations.

Dans un cas, nous avons examiné l’estimation comptable de la somme recouvrable d’un compte non réglé. Selon notre avis professionnel, la provision pour créances douteuses était insuffisante, ce qui a donné lieu à une surévaluation des comptes débiteurs fondée sur l’information disponible au moment d’établir l’estimation comptable.

Le 31 mars 2011, la valeur des immobilisations déclarée était de 4,7 millions de dollars, le cumul des amortissements était établi à 2,3 millions de dollars et la valeur comptable nette, à 2,4 millions de dollars. Par rapport à l’actif comptable de 271 millions de dollars, ce montant est relativement peu élevé. La nature des activités du Ministère exige très peu de postes opérationnels devant respecter le seuil de capitalisation des actifs de 10 000 dollars ou plus.

La Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1 exige des Ministères qu’ils se dotent de procédures et qu’ils les révisent régulièrement de façon à refléter les conditions exigées en ce qui a trait à la capitalisation des actifs. Il n’existe pas de lignes directrices ministérielles sur les immobilisations. Nous avons constaté que certains bureaux capitalisent certains équipements, alors que d’autres ne le font pas, même si la nature de l’actif est similaire. Par exemple, trois unités d’équipement de vidéoconférence totalisant 17 000 dollars ont été portées aux dépenses, même si chaque unité représentait une somme bien inférieure à 10 000 dollars; des licences de logiciels de moins de 400 dollars ont été capitalisées parce qu’elles totalisaient 22 641 dollars et des améliorations locatives d’une valeur de 9 899 dollars ont été capitalisées malgré le fait qu’elles se situaient sous le seuil de 10 000 dollars. L’absence de procédures étayées par la Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1 et 3.1.1 pourrait mener à des incohérences dans le traitement d’actifs identiques.

L’élaboration de procédures concises régissant les immobilisations ministérielles permettrait d’accroître l’uniformité du traitement comptable des immobilisations. L’évaluation périodique, l’amortissement de l’actif immobilisé, les cessions, les radiations et les baux seraient ainsi traités d’une façon uniforme, convenant à la nature de l’immobilisation et de son utilisation par le Ministère.

En prenant l’exemple d’un actif particulier, nous avons également constaté que les taux d’amortissement adoptés par le Ministère étaient à l’extrémité supérieure de la fourchette établie par le Conseil du Trésor. Par exemple, l’équipement de vidéoconférence est amorti sur dix ans, même si des équipements similaires plus anciens ont été remplacés avant leur cinquième année.

Toutes les observations décrites ci-dessus ne sont pas suffisantes pour entraîner des erreurs graves dans les rapports financiers produits au cours de la période de vérification.

Recommandation 1 : Le Ministère devrait se doter de procédures de gestion des actifs concises afin de préciser et d’uniformiser ses pratiques d’amortissement et de capitalisation des actifs.

Attestation et communication

Critère : On s’attend à ce que la série complète des rapports financiers périodiques soit signée par le sous‑ministre et le dirigeant principal des finances, une fois ces rapports étudiés et commentés par les membres du Comité ministériel de vérification; on s’attend à ce que les rapports soient publiés à temps et à ce que les principaux éléments de responsabilité en ce qui a trait à l’attestation soient clairs et bien compris.

Au cours de la période de vérification, le Ministère a produit une série d’états financiers annuels et plusieurs rapports financiers trimestriels. Tous les rapports produits au cours de la période de vérification ont été certifiés par le sous-ministre et l’agent principal des finances, et déposés conformément à la Norme comptable du Conseil du Trésor 1.2 et 1.3. Les présentations au Comité exécutif et au Comité ministériel de vérification indiquent que les rapports ont fait l’objet de discussions et ont été examinés.

Pour coordonner l’information financière requise pour la production des rapports, Finances ministérielles a élaboré un modèle d’attestation qui précise les principaux éléments des rapports financiers que les régions et les directions générales doivent soumettre à l’administration centrale pour la production des rapports. À cet égard, il existe une liste de vérification à l’intention des sous-ministres adjoints et des gestionnaires des finances qui précise ce qui doit faire l’objet d’une attestation. Les rapports de prévisions budgétaires périodiques et les états financiers ont été certifiés comme ayant été examinés en fonction des dépenses engagées depuis le début de l’année et d’autres renseignements financiers connexes par les gestionnaires responsables, ainsi que par tous les sous‑ministres adjoints.

Nous avons pu constater que l’examen des documents et les rapprochements de la documentation visant à établir l’intégrité des rapports financiers ont été effectués pour tous les aspects importants des rapports de comptabilité financière, par les délégataires et les agents appropriés. La répartition des tâches était adéquate, ainsi que les structures organisationnelles et les responsabilités assignées. Les résultats de la vérification confirment que les principaux contrôles financiers, opérationnels et de supervision fonctionnaient bien. Il existait également des cadres redditionnels pour protéger les actifs.

Le Ministère détenait une grande quantité d’articles attrayants en deçà du seuil de 10 000 dollars, ce qui représentait une dépense totale importante. Les régions ne disposaient pas toutes d’une information complète, fiable et intégrée sur la gestion des actifs de moins de 10 000 dollars, et elles n’ont pas toutes été en mesure de fournir des preuves documentaires sur le rapprochement du décompte physique périodique de ces actifs et leur étiquetage et des dossiers de comptabilité financière. Pour étoffer les contrôles internes existants qui visent à protéger les actifs, il serait prudent d’effectuer ces rapprochements pour les articles qui présentent un risque de perte plus important. 

Le système de contrôle interne documenté exige qu’en fin d’exercice, le dirigeant principal des finances présente les états financiers du Ministère, ainsi que les notes relatives aux principales estimations et les jugements formulés au Comité ministériel de vérification qui les examinera et en discutera avant d’en recommander l’approbation au sous‑ministre et de les soumettre au Conseil du Trésor. Finances ministérielles a dû transmettre la version préliminaire des états financiers aux membres du Comité ministériel de vérification par voie électronique, puisque la date de dépôt des états financiers au Secrétariat du Conseil du Trésor tombait entre deux réunions trimestrielles du Comité. Pour la même raison, le Comité a examiné les rapports financiers trimestriels après qu’ils eurent été approuvés par le sous‑ministre.

Recommandation 2 : Le Ministère devrait se doter d’un système de gestion des actifs approprié pour assurer la gestion et le rapprochement des articles attrayants en deçà du seuil de capitalisation de 10 000 dollars.