Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Observations et recommandations

Créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE)

Critère : les comptes créditeurs et les charges à payer à la fin de l’exercice sont valides, exacts et établis conformément aux exigences du Conseil du Trésor et du Ministère.

Critère : les opérations et les faits sont rapportés dans la bonne période comptable.

Critère : les comptes créditeurs déclarés à la fin de l’exercice sont compensés sans délai.

Les comptes créditeurs et les charges à payer déclarés à la fin de l’exercice représentent traditionnellement une partie importante des subventions et contributions annuelles du Ministère. En mars 2011, ces comptes créditeurs atteignaient 214,4 millions de dollars, ou 55 % des subventions et contributions pour l’année. Ce ratio est conforme à celui des deux années précédentes, où les CAFE représentaient de 53 à 58 % des subventions et contributions. Les comptes créditeurs en mars 2011 visaient environ 610 projets, dont 76 ont été approuvés en 2010-2011. 

L’établissement des CAFE est un processus complexe. Il faut bien connaître et comprendre les tâches à exécuter à la fin de l’exercice et savoir à quel moment procéder. Afin de faciliter le processus, Finances ministérielles prépare chaque année ses instructions et communique des politiques et des procédures qui décrivent comment déterminer et déclarer les opérations et soldes, y compris les comptes créditeurs et les charges à payer. Les politiques et procédures de 2010-2011, fondées sur les exigences du receveur général du Canada et du Ministère, ont permis de fournir des directives claires aux employés. Le personnel de Finances ministérielles a également offert une formation à tous les employés qui participent aux processus de fin d’exercice et de déclaration des CAFE. Les employés ont trouvé cette formation utile à de nombreux égards.

Pour ce qui est des subventions et contributions, les agents de projet ont recours à diverses méthodes et sources d’information pour relever, quantifier, comptabiliser et déclarer les CAFE. Les agents examinent les flux de trésorerie et les engagements non exécutés relatifs aux projets afin de déterminer quelle proportion du solde impayé sera utilisée avant la clôture de l’exercice. Afin d’établir un compte CAFE, les employés doivent tenir compte des demandes de remboursement payées, des engagements annulés ou des fonds reportés entre les exercices. Certaines régions confirment aux bénéficiaires les sommes à payer et les dates d’échéance prévues. Les opérations sont enregistrées dans les systèmes de gestion de projet et de comptabilité une fois les reports et les désengagements approuvés. Pour calculer les montants du compte CAFE, les agents doivent recueillir des données sur les dépenses engagées par les bénéficiaires d’une contribution jusqu’à la fin de l’exercice.

Les agents recueillent la documentation la plus précise que les bénéficiaires peuvent leur fournir pour calculer les dépenses engagées. Nous avons constaté que la documentation étayant les CAFE versée dans les dossiers de projet, plus particulièrement en ce qui concerne les estimations, n’indiquait pas toujours les dépenses engagées de façon claire et précise. Selon nos vérifications, parmi les 40 échantillons de CAFE sélectionnés lors des processus de fin d’exercice pour 2010-2011, 9 étaient étayés par de véritables demandes de remboursement et factures, 28 ne comprenaient que des estimations fondées sur des courriels, des lettres, des listes de dépenses, des notes au dossier ou des bons de commande, et 3 combinaient à la fois de véritables demandes de remboursement et des estimations. Tous les échantillons ont été codés correctement sur les formulaires de saisie des CAFE; ils avaient également été vérifiés par la direction et obtenus les approbations nécessaires, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. On a également constaté lors de la vérification que les régions utilisent trois formulaires de saisie différents. Cependant, le Ministère élabore actuellement un seul formulaire normalisé pour la saisie des CAFE.

Le nombre et la valeur des ajustements effectués après la création des CAFE constituent une bonne façon de mesurer leur validité et leur exactitude.

  • En date de novembre 2011, il y avait 100 opérations traitées relativement aux CAFE pour les subventions et contributions créés en mars 2011 visant à réduire les CAFE de 2,2 millions de dollars (charges supplémentaires) et 40 opérations visant à ajuster les CAFE à la hausse de 0,8 million de dollars (réduction des charges). Huit de ces 140 ajustements concernaient des montants supérieurs à 100 000 dollars. Le total des CAFE en mars 2011 était de 214,0 millions de dollars. L’ajustement net était inférieur à 1 % des comptes créditeurs établis à l’origine.
     
  • Pour les CAFE relatifs aux subventions et contributions de 2009-2010, d’une valeur de 180,0 millions de dollars, il y a eu 230 opérations traitées afin de payer des charges supplémentaires de 6,6 millions de dollars et 145 opérations visant à traiter une réduction des charges de 3,6 millions de dollars. Dix-huit transactions étaient supérieures à 100 000 dollars, chacune. L’ajustement net était de 1,7 % des comptes créditeurs établis à l’origine.

Le personnel de Finances ministérielles et des régions a suivi la politique du Conseil du Trésor qui permet de compenser les ajustements à la hausse des CAFE en fonction des ajustements à la baisse. Toute charge nette supplémentaire représente des sommes qui ne seront pas utilisées en vertu des pouvoirs de dépenser consentis au Ministère, puisque les fonds sont retournés au receveur général du Canada.

Les opérations et faits doivent viser à l’exercice 2010-2011 afin de faire l’objet de CAFE en date de mars 2011. C’était bien le cas des échantillons vérifiés.

Comme les CAFE pour les subventions et contributions établis à la fin de l’exercice représentent les dépenses engagées par les bénéficiaires, il est raisonnable de s’attendre à ce que ces comptes créditeurs soient réglés ou compensés peu après la fin de l’exercice. Certains CAFE demeurent non exécutés parce que les bénéficiaires tardent à soumettre leurs demandes de remboursement ou d’autres documents exigés. Les agents de projet et les gestionnaires utilisent divers rapports et outils pour assurer un suivi de la compensation des CAFE non exécutés.

Le Ministère s’est fixé des cibles trimestrielles pour mesurer son rendement relativement au règlement ou à la compensation des CAFE de 2010-2011 : 60 % des CAFE compensés au premier trimestre, 85 % au second trimestre et 100 % au troisième trimestre. Trois régions atteignent ou dépassent les cibles établies pour les deux premiers trimestres. Les données du troisième trimestre n’étaient pas livrables au moment de la vérification. Toutes les régions affichent des taux de compensation et de règlement sur douze mois supérieurs pour les CAFE de 2010-2011 que pour les CAFE de 2009-2010.

En novembre 2011, il y avait 9 projets comportant des retenues de plus de 18 mois, totalisant 750 000 dollars.

Les seuils d’importance relative pour l’établissement des CAFE sont utiles puisqu’ils permettent aux employés de mettre l’accent sur les montants qui sont pertinents aux fins de production des rapports financiers, plus particulièrement lorsque les échéanciers sont serrés, comme en fin d’exercice. La politique du Conseil du Trésor sur les CAFE propose un seuil soit de 5 000 dollars, soit d’un demi-pour cent du crédit, le montant le moins élevé des deux étant retenu. Cependant, les ministères peuvent fixer un seuil inférieur.

  • DEO n’a pas précisé de seuil pour l’inscription des CAFE liés aux subventions et contributions. Nous avons trouvé que 8 à 10 % des transactions des CAFE pour les subventions et contributions en mars 2011 visaient des montants inférieurs à 5 000 dollars. Ces opérations totalisaient seulement 120 000 dollars du total des paiements de transfert à effectuer de 214,4 millions de dollars (ou un peu plus de 0,05 %).
     
  • Pour les CAFE liés aux dépenses d’exploitation, le Ministère a établi un seuil d’importance relative de 500 dollars. Cependant, environ 20 % des CAFE pour dépenses d’exploitation en mars 2011 étaient inférieurs au seuil établi par le Ministère. Ces comptes créditeurs totalisaient seulement 5 000 dollars des 1,8 million de dollars en dépenses opérationnelles à payer (ou un peu moins de 0,3 %).

Le total des « petites » subventions et contributions à payer supérieures à (120 000 dollars) est de beaucoup inférieur aux charges supplémentaires nettes que déclare traditionnellement le Ministère (environ 3 millions de dollars – voir 4.1.5). Si cette tendance se poursuit, le Ministère pourrait alléger la charge de travail de ses employés en ne créant pas de CAFE en deçà du seuil d’importance relative, et il serait tout de même en mesure de les imputer aux dépenses des années antérieures lorsqu’ils sont reçus, grâce aux charges à payer supplémentaires nettes prévues qui seront calculées.

Pour les CAFE liés aux dépenses d’exploitation, les vérifications confirment qu’ils sont adéquatement étayés par une documentation sur les éléments de passif, qu’ils sont correctement codés et rapidement payés après la fin de l’exercice.

Recommandation 1 : Le Ministère devrait fixer un seuil d’importance relative approprié pour établir les CAFE liés aux subventions et contributions, et appliquer de façon uniforme le seuil actuellement fixé pour les CAFE relatifs aux dépenses d’exploitation.

Engagements et gestion budgétaire en fin d’exercice

Critère : les engagements en fin d’exercice sont déterminés de façon exacte et appropriée conformément aux exigences du Conseil du Trésor et du Ministère.

Critère : les surplus et les déficits budgétaires en fin d’exercice sont relevés de façon exacte et appropriée.

Les principaux contrôles de gestion financière s’appliquant aux engagements, aux budgets et aux ressources sont décrits dans les deux cadres produits par Finances ministérielles : le cadre de gestion principal des subventions et contributions et le cadre de gestion du budget d’exploitation. Les principes à la base de ces cadres sont les suivants :

  • collaboration régionale et ministérielle;
  • réaffectation rapide des fonds qui ne sont pas utilisés par les régions;
  • déclaration rapide des reports de fonds et des ressources non utilisées;  
  • approche coordonnée relativement aux ressources afin de limiter les dépenses autorisées non effectuées.

Le respect de ces principes est essentiel au bon fonctionnement du système de gestion des ressources décentralisé du Ministère, qui repose sur les budgets régionaux et les objectifs ministériels. Ces principes préviennent également le risque de dépenser au-delà des crédits autorisés.

Finances ministérielles est chargé de contrôler et de gérer les crédits, les budgets, les dépenses et les engagements au niveau du Ministère, alors que les régions doivent s’acquitter de responsabilités similaires pour leurs ressources au niveau régional. Afin d’assumer ces responsabilités en fonction des principes mentionnés ci-dessus, il importe d’établir des prévisions exactes, fiables et transparentes des dépenses et des engagements, plus particulièrement en ce qui a trait aux subventions et contributions. Pour faciliter ce travail, Finances ministérielles a créé un module de prévision des subventions et contributions, qui repose sur l’information tirée des systèmes financiers et de gestion de projet du Ministère, ainsi que sur le suivi des feuilles de travail des régions sur les désengagements et les reports.

Les régions doivent soumettre leurs prévisions budgétaires à Finances ministérielles neuf fois par année, ainsi que des prévisions mensuelles en décembre, janvier et février, et des prévisions hebdomadaires pendant tout le mois de mars. Les prévisions visent à identifier correctement les engagements actuels et les ressources non utilisées ou insuffisantes afin d’établir des stratégies appropriées pour réaffecter les ressources de façon à limiter les dépenses autorisées non effectuées, tout en respectant les crédits parlementaires consentis au Ministère. Ces prévisions sont examinées par le personnel régional et la direction, et des versions finales sont envoyées à l’administration centrale et signées par le gestionnaire régional des finances et le sous-ministre adjoint. Finances ministérielles examine le budget régional et les prévisions présentées et prépare des mises à jour et des rapports ministériels pour le Comité exécutif.

Nous avons examiné les prévisions ministérielles mensuelles et hebdomadaires régionales et consolidées établies au cours des quatre derniers mois de 2010-2011 et formulé les observations suivantes :

  • Le Ministère a pu utiliser pleinement son budget « de base » des subventions et contributions de 127,0 millions de dollars, à l’exception d’une somme de 89 000 dollars. Malgré la faible valeur de ces fonds non utilisés dans son budget de base, le Ministère est loin d’avoir excédé son crédit général affecté aux subventions et contributions. Cela est attribuable à la grande quantité de subventions et contributions ciblées en 2010-2011 (mais également au cours des années antérieures), qui étaient regroupées sous un seul crédit ministériel affecté aux subventions et contributions. Cependant, à partir de 2011-2012, ces subventions et contributions ciblées devraient arriver à échéance. Il faudra ainsi administrer le financement « de base » de façon plus rigoureuse pour ne pas dépasser le crédit général.
     
  • Trois régions ont continué de ne prévoir aucun surplus jusqu’à très tard dans l’année, soit entre une et trois semaines avant la fin de l’exercice. Ces prévisions étaient fondées sur des plans régionaux et l’attente d’engagements additionnels, de désengagements et de reports visant à compenser des fonds potentiellement disponibles dans leurs budgets. Toutes les régions combinées ont déclaré un solde disponible bien plus élevé trois jours avant la fin de l’exercice qu’à la date de leurs dernières prévisions : 0,8 million de dollars le 25 mars 2011 et 2,5 millions de dollars le 29 mars 2011. L’identification et la déclaration rapides des surplus permettent à la haute direction de disposer de plus de temps pour déterminer comment ces fonds seront réinvestis.
     
  • Le Comité exécutif a décidé de financer une priorité du Ministère la dernière semaine avant la fin de l’exercice. Cette décision a obligé toutes les régions à traiter un nouvel engagement et plusieurs modifications aux ententes signées, vers la toute fin de l’exercice. Les employés d’au moins une région ont dit craindre que cette décision tardive ne nuise à la stratégie de gestion budgétaire de la région visant une utilisation complète ou substantielle de son allocation budgétaire. La souplesse dont doivent faire preuve les régions pour faire face à ces initiatives de dernière minute diminue au fur et à mesure que l’on se rapproche de la fin de l’exercice, et le temps nécessaire pour mettre ces initiatives en œuvre est limité. C’est ce qui s’est produit en mars 2011. En outre, comme il s’agissait d’une période de pointe pour les employés, la mise en oeuvre de ce nouvel engagement a exigé des consultations internes et externes accrues, des modifications aux ententes de contribution et la préparation de documents pour étayer les transactions effectuées dans les systèmes de gestion de projet et de comptabilité. Également, afin de s’assurer que le Ministère dispose du solde disponible collectif nécessaire pour absorber une telle dépense additionnelle,  Finances ministérielles et toutes les régions doivent travailler à partir des mêmes données financières sur les soldes disponibles existants.
     
  • Les prévisions régionales présentées à Finances ministérielles contiennent peu de détails ou d’explications pour justifier les écarts observés. Des explications plus détaillées à cet égard, tant pour les prévisions que pour les budgets, garantiraient une plus grande transparence et contribueraient à améliorer les communications et la collaboration.

Selon les tendances historiques observées, les régions ont recours à la « surprogrammation » tout au long de l’année pour atteindre leurs cibles budgétaires. Même si un tel mécanisme peut les aider à utiliser pleinement leurs budgets, il expose également le Ministère au risque d’un surengagement possible. Pour qu’un tel mécanisme fonctionne efficacement, il importe que les montants associés à cette surprogrammation soient rapidement dépensés. Un examen des feuilles de suivi budgétaire montre que des sommes importantes en fonds surengagés pour 2010-2011 n’ont été utilisées que vers la fin de mars 2011. Cependant, toutes les régions ont tout de même réussi à gérer efficacement leurs allocations budgétaires.

À partir de 2011-2012, Finances ministérielles retiendra un petit montant des crédits ministériels alloués qui ne sera pas versé aux régions. Ce montant servira de « coussin de sécurité », même si cela risque d’entraîner l’inutilisation d’une petite somme chaque année. Cette mesure de précaution pourrait également atténuer le risque possible découlant du recours à la surprogrammation et de la diminution importante du niveau des subventions et contributions prévue pour les années à venir. En outre, Finances ministérielles insiste pour que les régions déclarent, plus rapidement et sur une base continue, les surplus dégagés afin de les réallouer à des priorités régionales ou ministérielles.

Recommandation 2 : Le Ministère devrait veiller à ce que les nouveaux engagements financiers soient transmis aux régions bien avant la fin de l’exercice, dans la mesure du possible, afin que les régions disposent de suffisamment de temps pour élaborer des stratégies budgétaires appropriées leur permettant de respecter ces engagements.

Rapports financiers

Critère : les rapports financiers sont appropriés, à jour et répondent aux exigences du Conseil du Trésor et du Ministère.

Les rapports financiers du Ministère sont une composante importante des procédures en fin d’exercice. Finances ministérielles doit produire l’information financière nécessaire à l’élaboration des rapports sur les comptes publics et des états financiers du Ministère et doit coordonner la préparation et la présentation de la balance de vérification, des plaques des comptes publics et des états financiers avec les organismes centraux.

Afin de respecter les exigences et les échéanciers relatifs à la fin de l’exercice 2010-2011 établis par le receveur général, Finances ministérielles s’est doté de mécanismes de contrôle, comme des instructions claires, de la documentation sur les processus, des listes de vérification, des échéanciers précis, des rôles et des responsabilités clairement assignés et des activités de rapprochement; ces contrôles comprennent également l’approbation des plaques de fin d’exercice, des calendriers et des documents de travail. Nous avons examiné ces mécanismes de contrôle et les documents de travail qui permettent de rapprocher les dossiers comptables aux plaques des comptes publics et aux états financiers pour les postes principaux et conclu que des contrôles ont été mis en place à la fin de l’exercice 2010-2011 et qu’ils fonctionnaient adéquatement.

Les plaques des comptes publics pour l’information financière et les présentations à la direction ont été transmises au receveur général avant la date d’échéance ou le jour même de l’échéance. Le receveur général a récemment produit un rapport sur le rendement du Ministère à cet égard. Il y déclarait que les 39 documents transmis par le Ministère ont été reçus par le receveur général à temps et sans modification. Les états financiers du Ministère datés d’août 2011 ont été envoyés au Bureau du contrôleur général à temps. Ces documents ont été étudiés par les membres de la haute direction et approuvés par le sous-ministre avant d’être envoyés à l’organisme central approprié.