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Introduction

Il faut instaurer des procédures en fin d’exercice saines pour faire en sorte que l’information financière fournie à la direction soit fiable et à jour. Cette information permet ensuite à la direction de prendre de bonnes décisions quant à l’utilisation appropriée des crédits et des allocations budgétaires, et de respecter ses responsabilités en matière de communication de l’information financière.

Vers la fin de l’exercice, un grand nombre de transactions sont traitées et de nombreuses décisions sont prises sur une période relativement courte par les employés de l’administration centrale et des régions, ce qui contribue à complexifier les tâches de coordination et de communication. En date du 31 mars 2011, le Ministère avait enregistré des comptes créditeurs et des charges à payer à des parties externes totalisant 217,7 millions de dollars, dont 214,4 millions de dollars en subventions et contributions et 3,3 millions de dollars, en frais d’exploitation.

Finances ministérielles est chargé d’établir des lignes directrices générales et un calendrier pour la fin de l’exercice afin de respecter les exigences des organismes centraux à cet égard. Les employés des régions doivent observer ces lignes directrices dans leur région respective.

La vérification consistait à évaluer les procédures et les activités de contrôle qui étaient en place au moment de la fin de l’exercice 2010 2011. La vérification portait également sur le règlement et la compensation des créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) non exécutés depuis les deux dernières fins d’exercice (2011 et 2010).

Objectif de la vérification

L’objectif de ce mandat était d’évaluer la qualité des contrôles conçus et instaurés par le Ministère relativement aux procédures en fin d’exercice, ayant trait plus particulièrement :

  • aux engagements et à la gestion budgétaire;
  • aux comptes créditeurs et aux charges à payer;
  • aux rapports ministériels et sur les comptes publics.

Risques principaux

La direction élabore des mesures de contrôle pour gérer les risques. La vérification portait sur les processus et les contrôles conçus par la direction pour atténuer les risques suivants :

  • les transactions en fin d’exercice entraînent un dépassement des dépenses du Ministère par rapport aux crédits consentis;
     
  • les crédits ne sont pas utilisés malgré la nécessité de financer des projets;
     
  • l’information financière comporte des erreurs attribuables à une application incorrecte des politiques, à de mauvaises communications, à un fort volume de transactions à traiter et à la complexité des exigences en matière de production de rapports;
     
  • les comptes créditeurs et les charges à payer ne sont pas suffisamment documentés;
     
  • les exigences de l’organisme central ne sont pas respectées.

Portée de la vérification

La vérification portait sur les politiques, les procédures et les activités de contrôle qui étaient opérationnelles à la fin du plus récent exercice (2010-2011). Elle visait également le règlement et la compensation des créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) non exécutés depuis les deux dernières fins d’exercice (2011 et 2010).

Remerciements

L’équipe de la vérification tient à remercier la direction et les employés de l’administration centrale et des régions pour leur coopération et leur aide tout au long de ce mandat.