Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Sommaire

La vérification des procédures en fin d’exercice était prévue dans le Plan de vérification axé sur les risques approuvé pour 2011-2012 de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada.

Le but de la vérification consiste à évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des contrôles internes liés aux procédures de fin d’exercice. Ces procédures doivent être conçues de façon à veiller à ce que l’information financière utilisée pour administrer les budgets et produire des rapports sur les résultats financiers soit fiable et à jour. Cet exercice peut se révéler difficile lorsque de nombreuses transactions doivent être définies, communiquées et traitées au cours d’une période relativement courte, c’est-à-dire en fin d’exercice, surtout dans un ministère décentralisé comme DEO. La vérification portait sur les processus qui étaient opérationnels au moment de la fin de l’exercice 2010-2011 et, au besoin, lors de la fin de l’exercice 2009-2010.

Résultats

En règle générale, le Ministère a conçu et instauré des procédures en fin d’exercice et des contrôles sur les comptes créditeurs, les engagements et les rapports financiers que l’on peut qualifier d’adéquats.

Pour effectuer un contrôle efficace des budgets au niveau ministériel, les données du système financier du Ministère doivent être complétées par des renseignements à jour fournis par les régions qui concernent leurs nouveaux engagements, les modifications apportées à des engagements en cours et les stratégies visant à limiter l’inutilisation des ressources. Il existe un décalage entre les étapes du processus, soit l’anticipation de cette information par les régions, sa confirmation, son approbation par la direction régionale, sa communication à l’administration centrale et son versement dans les systèmes de gestion de projet et les systèmes financiers. La situation se complique en fin d’exercice, alors qu’il y a un fort volume de transactions à traiter sur une période de deux à trois semaines.

Dans ces circonstances, et comme les régions font preuve de diligence pour limiter l’inutilisation des fonds alloués et hésitent à déclarer des surplus trop tôt dans l’éventualité où ces derniers pourraient être affectés à des priorités régionales, la situation budgétaire en fin d’exercice au niveau du Ministère est difficile à déterminer avec certitude avant la fin de l’exercice. Cela entraîne des risques associés à la gestion financière et à la production de rapports.

Le rôle du dirigeant principal des finances, à titre de principal responsable de la gestion financière du Ministère et du soutien à l’administrateur général dans son rôle « d’administrateur des comptes », est essentiel au sein de la structure décentralisée du Ministère pour veiller à ce que les risques financiers soient adéquatement contrôlés et atténués. L’exigence récemment imposée aux régions selon laquelle ces dernières doivent déclarer rapidement les surplus qui pourraient réaffectés ailleurs constitue un premier pas vers des pratiques de gestion financière efficaces. Il importe également de communiquer rapidement aux régions toute initiative ministérielle ou tout engagement financier qui les obligerait à apporter des changements à leurs plans ou stratégies budgétaires.

Énoncé d’assurance

D’après mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification adéquates et appropriées ont été mises en œuvre et les données recueillies étayent la conclusion selon laquelle le Ministère a établi des procédures en fin d’exercice et des contrôles sur les comptes créditeurs, des engagements et des rapports financiers raisonnables. L’établissement rapide et une plus grande exactitude des CAFE, et la communication des nouvelles initiatives de financement en temps opportun contribueraient à étoffer les pratiques de gestion financière.

Cette assurance repose sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient au moment de la vérification, en fonction de critères préétablis et approuvés par la direction. Cette assurance s’applique aux politiques, processus et contrôles étudiés. La collecte des éléments de preuve a été effectuée conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor, et aux normes sur la vérification interne du gouvernement du Canada. Les données recueillies étaient suffisantes pour étayer les conclusions tirées de cette vérification, qui ont été transmises à la haute direction.

Donald MacDonald
Dirigeant principal de la vérification