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Vérification de la gouvernance de la gestion et des technologies de l’information Réponse de la direction et plan d’action Le 21 octobre 2011

Recommandation Plan d’action Responsabilité Date de fin prévue
On doit établir un processus officiel de planification de la GTI qui permet l’intégration avec la planification ministérielle. De plus, les processus de planification doivent faire participer l’ensemble des intervenants pertinents (y compris les personnes-ressources régionales de la GTI, la haute direction ministérielle et le Comité de la planification et des rapports) et la direction doit les surveiller de façon périodique. Conformément au Plan sur la GTI de 2011-2012, les responsables de la GTI amélioreront l’évolution en matière de planification intégrée en participant régulièrement au comité ministériel de planification et aux groupes fonctionnels ainsi qu’en adoptant une méthode proactive pour connaître les besoins opérationnels et les solutions technologiques possibles.

Les responsables de la GTI continueront d’envoyer des rapports stratégiques trimestriels au comité exécutif, comme ils ont commencé à le faire au début de l’exercice financier 2011-2012.
Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
SMA - POS
31 mars 2012
On doit élaborer un cadre de gestion du risque lié à la GTI afin de permettre à DEO de déterminer les risques stratégiques et opérationnels liés à la GTI, d’élaborer des stratégies d’atténuation et des mécanismes de contrôle pour les risques déterminés et produire régulièrement des rapports sur l’état des mesures d’atténuation. De plus, la direction de la GTI devrait officiellement participer au processus de planification ministérielle afin d’aider à s’assurer que les risques liés à la GTI sont pris en compte dans la planification ministérielle et que la direction de la GTI est consciente des risques au niveau ministériel liés aux activités de GTI. Les responsables de la GTI augmenteront leur participation au sein de la communauté de risque ministérielle et se concentreront sur la préparation de mécanismes de gestion du risque harmonisés sur le profil de risque ministériel et les processus connexes. Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
SMA - POS
31 mars 2012
On doit établir des mesures officielles du rendement pour l’ensemble des principales activités de GTI, y compris la prestation de services opérationnels, les principaux projets de GTI et les priorités déterminées dans le plan annuel de la GTI. Il faut établir des processus de rapport sur le rendement de la GTI qui définissent le rapport sur le rendement de la GTI à la direction de la GTI et aux comités pertinents à intervalle régulier.

On surveille les principaux indicateurs du rendement et le portefeuille de projets de GTI et on envoie un rapport d’étape trimestriel au Comité exécutif.

On inclut les principaux indicateurs du rendement dans le plan de GTI de 2011-2012, accompagnés du processus d’évaluation et de rapport du portefeuille de projets de GTI.

Ces points seront améliorés au gré de l’évolution du processus d’évaluation.

Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle 31 janvier 2012
Il faut indiquer au Comité exécutif un certain niveau de justification du classement des projets de GTI afin de faciliter la supervision efficace et l’approbation des décisions d’allocation des ressources de GTI. On documentera les prochains examens du portefeuille de la GTI à l’aide de rapports de décisions officiels et on les incorporera dans les recommandations aux dirigeants. Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle 31 mars 2012
Les coûts des projets utilisés pour réaliser l’analyse coût-avantage et pour produire le classement des projets de GTI doivent toujours inclure l’ensemble des coûts pertinents, notamment les coûts du travail des employés à temps plein (à l’AC et dans les régions) et les coûts d’entretien après la conception. On améliorera les mécanismes de contrôle pour l’analyse coût-avantage au niveau de l’analyse de rentabilisation de l’initiative, puis on améliorera les mécanismes de contrôle de l’établissement des coûts réels par le biais de la révision du cadre de gestion des projets de GTI en vigueur.

Une fois les mécanismes de contrôle approuvés par le Conseil de la GTI, ils seront appliqués aux prochaines analyses de rentabilisation des grandes initiatives.
Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle 29 février 2012
On doit établir un cadre officiel de supervision des projets de GTI pour aider à s’assurer qu’une supervision adéquate a constamment lieu pour les projets de GTI. Le cadre doit fournir de l’orientation sur la surveillance permanente du rendement des projets de GTI en termes de coûts, de qualité et de calendrier et il doit être appuyé par un processus documenté de gestion du changement. De plus, le cadre doit apporter des éclaircissements sur les exigences en matière de production de rapports pour chaque comité de gouvernance en fonction de l’importance d’un projet (c.-à-d. valeur ou risque important, modéré ou faible). Grâce au cadre d’établissement des priorités des projets de GTI récemment adopté et aux améliorations apportées au cadre de gestion des projets de GTI, on déterminera officiellement des mécanismes de contrôle des projets afin d’appuyer la supervision des projets de GTI pour le suivi et la production de rapports. Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle 31 juillet 2012

À compter du 16 novembre 2011, un nouveau ministère, Services partagés Canada, aura la responsabilité de fournir les services de courriel, de centre de données et de réseau aux organisations du gouvernement fédéral de l’ensemble du pays, y compris à DEO. Plusieurs des employés de la GTI de DEO, y compris le directeur de la GTI, ont été transférés au nouveau ministère, ce qui a modifié la gouvernance et le fonctionnement de la GTI à DEO. À la suite de ce transfert, le directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle, assumera le rôle de dirigeant principal de l’information. Les mesures à prendre en réponse aux recommandations de vérification ne seront pas touchées par la création des services partagés; elles affecteront tout simplement un moins grand nombre d’activités une fois que le transfert des services de courriel, de centre de données et de réseau aura été complété et que ces services ne seront plus assurés par DEO.