Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Sommaire

Le gouvernement du Canada (GC) a créé le ministère de la Diversification de l’économie de l’Ouest canadien (DEO) en 1987, à titre de ministère économique régional fédéral pour l’Ouest du Canada. L’administration centrale de DEO se trouve à Edmonton et certaines fonctions à Ottawa. Les bureaux régionaux se trouvent à Vancouver, Edmonton, Saskatoon et Winnipeg. DEO compte environ 400 employés.

La gestion et les technologies de l’information (GTI) sont un outil essentiel pour DEO, car l’ensemble du personnel utilise quotidiennement de l’information ou des technologies. La GTI est en grande partie dirigée par la Direction de la GTI à l’AC de DEO. En effet, la direction est chargée de l’infrastructure technique et de la gestion de l’information (GI) et compte un effectif total d’environ 24 membres dirigés par le directeur, les responsables de la GTI et le dirigeant principal de l’information (DPI). En plus du personnel de la Direction de la GTI, quatorze membres du personnel régional de la GTI relèvent de la direction régionale (gestionnaire régional des finances) et ont un rapport fonctionnel avec le DPI (sans relever directement de lui).

Les processus de gouvernance de la GTI à DEO ont pour but de fournir une structure qui lie les processus de GTI, les ressources de GTI et les renseignements sur la GTI aux objectifs et aux stratégies de DEO. Les processus de gouvernance de GTI sont lancés par la direction de la GTI, par le biais du rendement professionnel quotidien et de la participation à des comités pertinents et par la haute direction du Ministère, par le biais de la participation à des comités de gouvernance de la GTI pertinents.

Deux comités de gouvernance partagent les principales responsabilités en matière de supervision de la GTI au sein du Ministère :

  • Conseil de la GTI : échange de représentants des secteurs opérationnels du Ministère et des régions qui ont un intérêt direct dans les grandes initiatives et les relations avec les clients entreprises par la direction de la GTI. Le Conseil de la GTI est chargé d’évaluer les analyses de rentabilisation des grandes initiatives, d’établir les priorités et de faire des recommandations au Comité exécutif en ce qui a trait aux exigences relatives aux fonds non affectés en collaboration avec le commanditaire pertinent du projet opérationnel.1
     
  • Comité exécutif : comité permanent ministériel chargé de la supervision générale stratégique et de la gestion pour l’ensemble des activités ministérielles; de veiller à l’atteinte des résultats stratégiques à long terme du Ministère et des régions; et d’établir les priorités afin que le Ministère atteigne lesdits résultats.2

La vérification a pour but de déterminer si DEO est doté d’un cadre de gouvernance de la GTI efficace et de méthodes qui satisfont aux exigences stratégiques du GC et de DEO.

Principaux résultats

Il faut analyser les résultats dans le contexte des améliorations actuelles liées à la GTI, à l’intérieur de DEO et dans l’environnement élargi du gouvernement fédéral qui pourraient avoir un effet important sur la gouvernance de la GTI par DEO et les résultats et recommandations de la vérification. Plus particulièrement :

  • Le contexte fiscal actuel, incluant l’examen stratégique et fonctionnel du gouvernement fédéral, signifie que la disponibilité des ressources en GTI de DEO pourraient être limitées.
     
  • Le gouvernement du Canada (GC), par le biais de la nouvelle entité Services partagés Canada compte simplifier et consolider l’infrastructure et les activités liées aux TI du gouvernement fédéral, particulièrement la messagerie électronique, les centres et les réseaux de données, ce qui pourrait limiter la capacité de DEO à contrôler directement les ressources en GTI.

Forces

Pendant les travaux pratiques de la vérification, l’équipe de vérification a observé des exemples de la façon dont les mécanismes de contrôle sont adéquatement conçus et appliqués efficacement, notamment ceux qui sont indiqués ci-après :

  • DEO a récemment grandement amélioré les processus de gouvernance de la GTI. Il a notamment revu le mandat du Conseil de la GTI afin d’y apporter des éclaircissements et d’instaurer une exigence de rapports trimestriels du Conseil de la GTI au Comité exécutif.
     
  • Il existe des mécanismes de contrôle adéquats pour l’établissement du budget de la GTI. Le budget de la GTI est préparé chaque année par le DPI/directeur de la GTI et approuvé par le directeur exécutif des finances et la gestion ministérielle. Chaque mois, le DPI prépare une analyse détaillée des écarts entre le budget prévu et les fonds dépensés ou engagés.
     
  • Le personnel et la direction du Ministère se sont dits satisfaits du niveau de service de soutien de la GTI offert au personnel de la GTI.

Observations

L’équipe de vérification a également déterminé des secteurs dans lesquels on peut améliorer les méthodes et les processus de gestion. Voici quelques observations de l’équipe de vérification qui indiquent les secteurs en question que DEO devra traiter :

  1. Il n’existe pas de processus officiels permettant de s’assurer que la planification de la GTI est parfaitement intégrée dans les processus de planification ministériels et la planification de la GTI se fait actuellement avec la participation limitée des intervenants au sein de DEO (c.-à-d. intervenants régionaux, haute direction, Comité sur la planification et la production de rapports). On n’a pas officiellement évalué les capacités de la GTI afin de déterminer si elles conviennent pour atteindre les priorités en matière de GTI du Ministère. De plus, la gestion du risque lié à la GTI est officieuse à DEO, car il n’existe pas de cadre d’évaluation du risque lié à la GTI et, par exemple, on ne réalise pas officiellement d’évaluation du risque dans le cadre de la planification annuelle de la GTI.
     
  2. On n’a pas déterminé de mesures officielles du rendement pour la GTI. La direction de la GTI a réalisé quelques activités officieuses de surveillance du rendement de la GTI en ce qui a trait aux projets de GTI et aux activités en cours; toutefois, la surveillance et la production de rapports sur le rendement de la GTI destinés aux comités de gouvernance étaient limités.
     
  3. Les processus d’établissement de priorité des projets de GTI arrivent à maturité étant donné que l’on a récemment élaboré le cadre d’établissement de priorités de projets de GTI; toutefois, on ne conserve pas les preuves de justification du classement des projets de GTI et l’analyse des coûts réalisée dans le cadre des processus d’établissement des priorités n’inclut pas de façon cohérente les coûts associés aux projets de GTI.
     
  4. Bien que DEO compte un nombre limité de grands projets, les processus de supervision des projets de GTI ne sont pour le moment pas officialisés à DEO. Le Conseil de la GTI et le Comité exécutif ont un peu supervisé les projets de GTI; mais on pourrait apporter des éclaircissements sur les attentes des comités en matière de supervision pour les projets de grande, moyenne et petite envergure. De plus, on n’a pas officiellement déterminé les processus de gestion du changement afin de fournir des instructions claires sur la façon de s’assurer que les importants changements sont assujettis à des processus de supervision des projets adéquats.

Recommandations

  1. On doit établir un processus officiel de planification de la GTI qui permet l’intégration avec la planification ministérielle. De plus, les processus de planification doivent faire participer l’ensemble des intervenants pertinents (y compris les personnes-ressources régionales de la GTI, la haute direction ministérielle et le Comité sur la planification et la production de rapports) et la direction doit les surveiller de façon périodique.
     
  2. On doit élaborer un cadre de gestion du risque lié à la GTI afin de permettre à DEO de déterminer les risques stratégiques et opérationnels liés à la GTI, d’élaborer des stratégies d’atténuation et des mécanismes de contrôle pour les risques déterminés et produire régulièrement des rapports sur l’état des mesures d’atténuation. De plus, la direction de la GTI devrait officiellement participer au processus de planification ministérielle afin d’aider à s’assurer que les risques liés à la GTI sont pris en compte dans la planification ministérielle et que la direction de la GTI est consciente des risques au niveau ministériel liés aux activités de GTI.
     
  3. On doit établir des mesures officielles du rendement pour l’ensemble des principales activités de GTI, y compris la prestation de services opérationnels, les principaux projets de GTI et les priorités déterminées dans le plan annuel de la GTI. Il faut établir des processus de rapport sur le rendement de la GTI qui définissent le rapport sur le rendement de la GTI à la direction de la GTI et aux comités pertinents à intervalle régulier
     .
  4. Il faut indiquer au Comité exécutif un certain niveau de justification du classement des projets de GTI afin de faciliter la supervision efficace et l’approbation des décisions d’allocation des ressources de GTI.
     
  5. Les coûts des projets utilisés pour réaliser l’analyse coût-avantage et pour produire le classement des projets de GTI doivent toujours inclure l’ensemble des coûts pertinents notamment les coûts du travail des employés à temps plein (à l’AC et dans les régions) et les coûts d’entretien après la conception.
     
  6. On doit établir un cadre officiel de supervision des projets de GTI pour aider à s’assurer qu’une supervision adéquate a constamment lieu pour les projets de GTI. Le cadre doit fournir de l’orientation sur la surveillance permanente du rendement des projets de GTI en termes de coûts, de qualité et de calendrier et il doit être appuyé par un processus documenté de gestion du changement. De plus, le cadre doit apporter des éclaircissements sur les exigences en matière de production de rapports pour chaque comité de gouvernance en fonction de l’importance d’un projet (c.-à-d. valeur ou risque important, modéré ou faible).

Déclaration d’assurance

Selon mon jugement professionnel de dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation, on a mené suffisamment de procédures de vérification adéquates et on a recueilli suffisamment de preuves pour appuyer l’exactitude de la conclusion présentée et contenue dans le présent rapport sur l’efficacité du cadre et des méthodes de gouvernance de la GTI de DEO.

L’assurance est fondée sur une comparaison des conditions, qui existaient à ce moment, par rapport aux critères de vérification préétablis déterminés en collaboration avec la direction. L’assurance s’applique aux politiques et aux processus examinés. On a rassemblé les preuves conformément aux politiques, aux directives et aux normes du Conseil du Trésor sur la vérification interne du gouvernement du Canada. On a rassemblé suffisamment de données pour prouver à la haute direction la véracité des conclusions tirées de la vérification.

Conclusion

En conclusion, le cadre et les méthodes de gouvernance de la GTI visant à gérer la GTI conformément aux lois applicables, aux politiques, procédures et méthodes du SCT et du Ministère présentent des faiblesses en termes de mécanismes de contrôle assortis à des expositions modérées au risque qui requièrent l’attention de la direction en ce qui a trait à la planification stratégique, la gestion du risque, la mesure du rendement, les processus d’établissement de priorités des projets et les processus de supervision des projets.

Donald MacDonald
Dirigeant principal de la vérification
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada

Membres de l’équipe de vérification

John Hagan
Avec l’aide des ressources externes

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1 Mandat du Conseil de la GTI de DEO
2 Mandat du Comité executif de DEO