Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

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Aperçu

Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et ministre de la Condition féminine, et ministre responsable de la Diversification de l’économie de l’Ouest canadien (DEO), a délégué ses pouvoirs et ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels) et au gestionnaire, Administration intégrée (adjoint au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels). Ceux-ci sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces visant à faire en sorte que la Ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l’information. Le coordonnateur est aussi chargé des politiques, des systèmes et des procédures connexes découlant de la Loi.

Un agent de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à temps plein de l’Administration intégrée de DEO aide le coordonnateur et son adjoint dans leurs tâches relatives à l’AIPRP.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP(ARLA) sont nommés dans chacun des bureaux régionaux (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), à la Direction générale de la politique et de l’orientation stratégique à Ottawa, ainsi qu’à l’Administration centrale et dans les sections des ressources humaines. Les ARLA sont les premières personnes à joindre pour identifier les experts compétents, coordonner la recherche de documents demandés en vertu del’AIPRP et assurer la liaison entre la section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

La section de l’AIPRP s’occupe des activités suivantes :

  • le traitement des demandes en application de la Loi sur la protection des renseignements personnel;
  • les réponses aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
  • les efforts pour bien faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
  • la préparation des rapports annuels et des statistiques destinés au Parlement et d’autres rapports prévus par la Loi, comme le chapitre d’Info Source de DEO, ainsi que les autres documents que peuvent demander les organismes centraux;
  • la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l’application de la Loi au sein du Ministère;
  • les mesures de contrôle pour s’assurer que le Ministère respecte la Loi, les règlements d’application ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
  • l’offre continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l’information et les exigences en matière de protection des renseignements personnels.

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Politiques et procédures ministérielles

Conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT (entrées en vigueur le 1er avril 2010), DEO a mis à jour sa Politique sur la protection des renseignements personnels en janvier 2011 afin qu’elle réponde aux exigences liées à l’élaboration d’un protocole relatif à la confidentialité, aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et aux atteintes à la vie privée (voir l’annexe A). La Directive sur les atteintes à la vie privée de DEO a été approuvée en janvier 2011, tandis qu’un manuel complet sur l’ÉFVP – y compris le protocole relatif à la confidentialité (voir l’annexe B) – devait être approuvé définitivement au plus tard le 31 mars 2011. L’approbation finale a été donnée en avril 2011; toutefois, si le Ministère avait dû répondre à une demande d’ÉFVP, il aurait utilisé l’ébauche du manuel. Par ailleurs, DEO a amélioré les renseignements sur l’AIPRP qui se trouvent sur son site Web public, notamment en ce qui concerne la marche à suivre pour faire une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et a ajouté une page où seront affichés au besoin les sommaires des ÉFVP (voir l’annexe C).

Formation sur la protection des renseignements personnels et sensibilisation

Le coordonnateur, le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP offrent régulièrement des conseils aux ARLA et au personnel sur des questions liées à l’AIPRP afin d’accroître la sensibilisation à l’égard de la Loi et d’expliquer comment le Ministère traite les demandes et applique les exceptions et les exclusions au besoin. Ils les conseillent également sur le moment approprié pour effectuer une ÉFVP.

Formation du personnel de l’AIPRP de DEO :

Le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP ont assisté à la conférence sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui se sont tenue à Edmonton, en juin 2010. L’agent de l’AIPRP a également assisté aux réunions de la collectivité de l’AIPRP organisées par le SCT en avril, mai, septembre et novembre 2010, ainsi qu’en février 2011.

Formation du personnel de DEO :

  • En janvier 2010, une réunion/séance d’information sur l’AIPRP à l’intention des ARLA s’est déroulée à Edmonton (12 participants). Première séance du genre destinée spécifiquement aux ARLA, cette réunion de deux jours a porté essentiellement sur l’accès à l’information; la question de la protection des renseignements personnels n’a été abordée que dans les grandes lignes;
  • En septembre 2010, une séance de sensibilisation à la protection des renseignements personnels a été offerte, par téléconférence, au personnel de l’unité des programmes d’infrastructure du bureau régional de la Saskatchewan pour discuter des questions découlant du message du forum Le regard de l’AIPRP intitulé « VOS renseignements personnels » –, qui traitait des renseignements personnels qui peuvent être échangés entre collègues (10 participants);
  • Dans le cadre des procédures d’accès qu’il a à suivre, l’agent de l’AIPRP rencontre les experts compétents avant de retrouver les documents correspondant aux demandes de renseignements personnels faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette procédure a permis à l’agent de mieux connaître et de mieux comprendre les exigences et les délais prescrits, et contribué à clarifier la portée des demandes de manière à garantir la diffusion des documents demandés et la prestation de conseils appropriés.

Les conseils sur l’AIPRP, regroupés dans Le regard de l’AIPRP, sont envoyés au personnel de DEO par courriel et affichés sur le site intranet du Ministère – les pages sur l’AIPRP. Ces conseils visent à éclairer le personnel sur des questions fréquemment posées concernant la protection des renseignements personnels ou des domaines où le Ministère pourrait mieux s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi. En 2010-2011, neufs conseils ont été préparés, dont des messages sur des aspects précis de la protection des renseignements personnels comme la collecte de renseignements personnels, l’utilisation de ses propres renseignements personnels et le « besoin de connaître ». Les conseils sont aussi diffusés aux agents de l’AIPRP de nombreux ministères fédéraux, y compris les organismes de développement régional du Québec et du Canada atlantique, l’Agence spatiale canadienne, le Conseil national de recherches du Canada et d’autres ministères membres du Réseau des administrateurs de petits organismes.

Activités de sensibilisation à la protection des renseignements personnels :

DEO a souligné la Journée de la protection des données le 28 janvier 2011 en envoyant des messages au personnel et en collant deux affiches dans tous les bureaux (voir l’annexe D). Intitulées « Hameçonnage – Ne mordez pas à l’hameçon! » et « Attention aux prédateurs des zones Wi-Fi », ces deux affiches encourageaient les employés de DEO à protéger jalousement leurs renseignements personnels contre les fraudeurs et à utiliser des protocoles de transmission sans fil sécurisés.

Le Ministère a également une section de son site intranet réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les dernières présentations de formation et de sensibilisation, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils mensuels mentionnés précédemment.

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Info Source

DEO a fait d’importants changements à son chapitre d’Info Source de 2010 de manière à y apporter les améliorations recommandées par le bureau du portefeuille du Conseil du Trésor dans le cadre de l’examen de la composante de gestion no 12 du Cadre de responsabilisation de gestion de 2009. Le SCT a indiqué que le chapitre de 2010 était conforme à ses exigences, mais qu’il nécessitait des corrections mineures. Il a également fourni des conseils généraux concernant la mise et la tenue à jour de l’information contenue dans le chapitre.

Le Ministère a soumis deux fichiers de renseignements personnels au SCT en 2010–2011. L’un des fichiers a été retiré, tandis que l’autre est toujours en cours d’examen.

Délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version textuelle : Délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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IDélégation de pouvoirs d’attributions ou de fonctions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur la protection des renseignements personnels Annexe de l’Arrêté sur la délégation

Articles de la Loi Functions et attributions Titre
8(2)(j) Communication à des fins de recherche
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
8(2)(m) Communication dans l’intérêt public ou d’une personne
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
8 (4) Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
8 (5) Avis le de communication en vertu de 8(2)(m)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
9(4) Usages compatibles
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
10 Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
14 Notification lors de demande de communication
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
  • Agente de l'AIPRP
15 Prorogation du délai
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
17(2)(b) Version de la communication
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
17(3)(b) Communication sur support de substitution
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
18(2) Exception (fichiers inconsultables) – autorisation de refuser
  • Executive Director, Finance and Corporate Management
  • Manager, Corporate Administration
19(1) Exception – renseignements obtenus à titre confidentiel
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
19(2) Exception – cas où la divulgation est autorisée
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
20 Exception – affaires fédéro-provinciales
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
21 Exception - affaires internationales et défense
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
22 Exception – application de la loi et enquêtes
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
22.3 Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
23 Exception – enquêtes de sécurité
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
24 Exception – individus condamnés pour une infraction
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
25 Exception – sécurité des individus
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
26 Exception – renseignements concernant un autre individu
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
27 Exception – secret professionnel des avocats
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
28 Exception – dossiers médicaux
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
33(2) Droit de présenter ses observations
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
35(4) Communication accordée
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d’application)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
51(2), (b) Règles spéciales (auditions)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
70 Refus de communication – Documents confidentiels du Cabinet
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
72(1) Rapports au Parlement
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée

 

77

Responsabilités attribuées au responsable de l’institution par règlement fait en vertu de l’article 77 qui ne sont pas incluses ci-dessus
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée

Règlement sur la protection des renseignements personnels Délégation d’autorité

Articles de la Loi Functions et attributions Titre
9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
13(1) Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l’individu lui porterait préjudice
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
14 Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l’individu en la présence d’un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée

 

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Rapport de 2010-2011 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (rapport statistique)

Name of institution: Western Economic Diversification Canada / Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

Reporting period/Période visée par le rapport 04/01/2010
03/31/2011

I – Requests under the Privacy Act / Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Received during reporting period / Reçues pendant la période visée par le rapport 2
Outstanding from previous period / En suspens depuis la période antérieure 1
Total 3
Completed during reporting period / Traitées pendant la période visées par le rapport 3
Carried forward / Reportées 0

 

II – Disposition of request completed / Disposition à l'égard des demandes traitées

All disclosed / Communication totale 0
Disclosed in part / Communication partielle 2
Nothing disclosed (excluded) / Aucune communication (exclusion) 0
Nothing disclosed (exempt) / Aucune communication (exemption) 0
Unable to process / Traitement impossible 1
Abandonned by applicant / Abandon de la demande 0
Transferred / Transmission 0
Total 3

 

III – Exemptions invoked / Exceptions invoquées

Section Number of requests
S. Art. 18(2) 0
S. Art. 19(1)(a) 0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
S. Art. 20 0
S. Art. 21 0
S. Art. 22(1)(a) 0
(b) 0
(c) 0
S. Art. 22(2) 0
S. Art. 23 (a) 0
S. Art. 24 0
S. Art. 25 1
S. Art. 26 0
S. Art. 27 1
S. Art. 28 0

 

IV – Exclusions cited / Exclusions citées

Section Number of requests
S. Art. 69(1)(a) 0
(b) 0
S. Art. 70(1)(a) 0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
(e) 0
(f) 0

 

V – Completion time / Délai de traitement

30 days or under / 30 jours ou moins 3
31 to 60 days / De 31 à 60 jours 0
61 to 120 days / De 61 à 120 jours 0
121 days or over / 121 jours ou plus 0

 

VI – Extentions / Prorogations des délais

  30 days or under / 30 jours ou moins 31 days or over / 31 jours ou plus
Interference with operations / Interruption des opérations 0 0
Consultation 0 0
Translation / Traduction 0 0
Total 0 0

 

VII – Translations/ Traductions

Translations requested / Traductions demandées 0
Translations prepared / English to French / De l'anglais au français 0
Traductions préparées French to English / Du français à l'anglais 0

 

VIII - Method of access / Méthode de consultation

Copies given / Copies de l'original 2
Examination / Examen de l'original 0
Copies and examination / Copies et examen 0

 

IX – Corrections and notation / Corrections et mention

Corrections requested / Corrections demandées 0
Corrections made / Corrections effectuées 0
Notation attached / Mention annexée 0

 

X – Costs / Coûts

Financial (all reasons) / Financiers (raisons) Amount ($)
Salary / Traitement 22,218
Administration (O and M) / Administration (fonctionnement et maintien) 276
Total 22,494

Person year utilization (all reasons) / Années-personnes utilisées (raisons)
Person year (decimal format) / Années-personnes (nombre décimal) .31

 

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Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports – Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (entrée en vigueur le 2 mai 2002) et à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (entrée en vigueur le 1er avril 2010) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration. À noter que comme certaines institutions utilisent l’ÉFVP de base, tel que mentionné dans la Directive, avant la date limite de la mise en œuvre, elles ne seront pas tenues de présenter des rapports d’ÉFVP préliminaire.

Veuillez indiquer le nombre :

  • d’ ÉFVP préliminaires amorcées – 1
  • d’ ÉFVP préliminaires achevées – 0
  • d’ ÉFVP amorcées – 1
  • d’ ÉFVP achevées – 0
  • d’ ÉFVP acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée – 0

Nota : Il faut mentionner de façon explicite si votre institution n’a pas entrepris l’une ou l’autre des activités susmentionnées durant la période d’établissement de rapports.

De plus, les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit :

Partie III – Exceptions invoquées
Alinéa 19(1)e)) DEO n’a invoqué aucune de ces exceptions au cours de la période de déclaration 2010–2011.
Alinéa 19(1)f)
Paragraphe 22.1
Paragraphe 22.2
Paragraphe 22.3

Partie IV – Exclusions citées
Paragraphe 69.1 DEO n’a cité aucune de ces exclusions au cours de la période de déclaration 2010–2011.
Paragraphe 70.1