Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Annexe B – Protocole de protection des renseignements personnels de DEO (22 avril 2011)

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Le Protocole de protection des renseignements personnels de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a pour but de s’assurer que la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins non administratives au sein du ministère sont effectuées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, au Règlement sur la protection des renseignements personnels et aux exigences des politiques connexes en matière de protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Le SCT définit l’expression « fins non administratives » comme suit :

« L'usage de renseignements personnels à une fin qui n'est pas liée à quelque processus de prise de décisions touchant directement le particulier. Ceci comprend l'usage de renseignements personnels à des fins comme la recherche, les statistiques, la vérification et l'évaluation. »

DEO s’est engagé à ne pas utiliser les renseignements personnels qu’il a collectés à des fins autres que celles non administratives proposées, sauf dans les situations suivantes :

  • la personne donne son consentement pour une autre utilisation de ses renseignements au moment de la collecte (p. ex. en vue d’être sollicitée ultérieurement à des fins de vérification);
  • il s’agit d’un objectif pertinent (p. ex. demander aux participants à une enquête de préciser leur réponse);
  • DEO pourrait être obligé de divulguer les renseignements dans le cadre d’une assignation ou d’une injonction.

Autres types de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels

Lorsque DEO envisage de collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins non administratives, il s’engage à :

  • employer d’autres moyens de collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels, tels que l’utilisation de données agrégées ou rendues anonymes;

lorsque l’objectif non administratif proposé ne peut pas raisonnablement être atteint sans la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, DEO met en balance les avantages et l’atteinte à la vie privée avant de déterminer s’il est nécessaire de lancer le programme ou l’activité de nature non administrative.

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Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels

Lorsque le coordonnateur ou le coordonnateur adjoint del’AIPRP autorise la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à des fins non administratives, DEO s’assure que :

  • les renseignements personnels sont directement liés à un programme ou à une activité de fonctionnement de l’institution pour lequel il détient une autorité législative;
  • les données ou renseignements personnels collectés, utilisés ou divulgués se limitent aux éléments nécessaires pour atteindre les objectifs du programme ou de l’activité de nature non administrative;
  • les personnes reçoivent un avis en bonne et due forme mentionnant l’objectif non administratif pour lequel leurs renseignements personnels seront collectés, utilisés ou divulgués;
  • l’accès aux renseignements personnels se limite aux personnes qui ont véritablement besoin de les connaître pour pouvoir accomplir des fonctions ou des tâches liées au programme ou à l’activité de nature non administrative;
  • les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles non administratives initiales pour lesquelles ils ont été collectés;
  • les résultats du programme ou de l’activité de nature non administrative ne sont pas utilisés ultérieurement pour prendre des décisions susceptibles de nuire aux personnes à qui se rapportent les renseignements; 
  • les résultats du programme ou de l’activité de nature non administrative ne sont pas publiés d’une manière permettant l’identification des personnes à qui se rapportent les renseignements;
  • des mesures de protection adéquates sont mises en œuvre pour protéger les renseignements personnels;
  • un plan d’action est mis en place pour contrecarrer les éventuelles atteintes à la vie privée; 
  • les renseignements personnels collectés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives sont, dans la mesure du possible, dépouillés de tous les éléments d’identification personnelle (rendus anonymes) à la fin du programme ou de l’activité de nature non administrative; 
  • si DEO estime qu’il doit garder les renseignements personnels, il met en place et adopte un calendrier approuvé de conservation et d'élimination des renseignements, y compris l’information générée par le programme ou l’activité de nature non administrative;
  • toute institution assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui reçoit des renseignements personnels, doit montrer que les renseignements personnels ont un lien direct avec l’un de ses programmes ou l’une de ses activités, et elle s’engage à utiliser les renseignements seulement aux fins non administratives proposées (tout échange de renseignements de ce type doit être régi par un protocole d’entente ou un accord semblable); 
  • DEO signe un contrat ou toute autre entente d’échange de renseignements avec toute entité recevant les renseignements personnels, et l’entente renferme des dispositions adéquates de protection des renseignements personnels permettant de s’assurer que l’entité continue de respecter les engagements du présent protocole, dont l’interdiction d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sans l’autorisation écrite expresse de l’institution;
  • DEO se réserve le droit de vérifier la façon dont les entités utilisent les renseignements personnels ou d’en demander la vérification.

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Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute demande de renseignements au sujet du Protocole de protection des renseignements personnels à la Section del’AIPRP, au (780) 495-4982.

Date d’entrée en vigueur

Le présent protocole a été adopté par le coordonnateur del’AIPRP le 22 avril 2011 dans le cadre de sa politique de protection des renseignements personnels; il s’applique à tous les programmes et services du Ministère.

Registre des modifications du document

Numéro de la révision Date d’entrée en vigueur Auteur(e) Brève description de la modification
v1.0 22 April 2011 Agente del’AIPRP Le nouveau protocole est fondé sur les exigences de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT du 1er avril 2010.