Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Tendances et aperçu statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Points saillants

  • Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a mis à jour sa Politique sur la protection des renseignements personnels en janvier 2011 afin d’y inclure les exigences d’information comme les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée(ÉFVP), l’élaboration d’un protocole relatif à la confidentialité et les procédures ministérielles relatives aux atteintes à la vie privée. Une directive sur les atteintes à la vie privée a aussi été approuvée en janvier 2011, et le Ministère a préparé un manuel complet sur l’ÉFVP – y compris un protocole relatif à la confidentialité. 
  • DEO a souligné la Journée de la protection des données le 28 janvier 2011 en envoyant des messages au personnel et en collant deux affiches dans tous les bureaux, intitulées « Hameçonnage – Ne mordez pas à l’hameçon! » et « Attention aux Prédateurs des zones Wi-Fi!.
  • En 2010-2011, DEO a reçu une plainte concernant la protection des renseignements personnels; il s’agissait plus précisément d’information non communiquée en vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui traite du secret professionnel des avocats, et de l’alinéa 21(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information, qui porte sur les consultations et les délibérations du gouvernement. L’enquête sur cette plainte est toujours en cours; elle a été reportée à l’exercice 2011-2012. Aucun appel ou recours n’a été exercé devant les cours fédérales.

Défis

  • À l’heure où divers ministères fédéraux s’aventurent dans les médias sociaux, les questions liées à la protection des renseignements personnels, l’accès, la conservation des documents et d’autres exigences réglementaires représenteront un défi. À l’heure où divers ministères fédéraux s’aventurent dans les médias sociaux, les questions liées à la protection des renseignements personnels, l’accès, la conservation des documents et d’autres exigences réglementaires représenteront un défi.

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Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2010–2011, DEO a reçu deux demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et une demande a été reportée de l’exercice 2009–2010. Les trois demandes ont été traitées dans le délai initial de 30 jours. Cela représente une diminution de 50 p. 100 par rapport à l’exercice 2009 2010. Il convient de noter, toutefois, que le Ministère n’a pas l’habitude de recevoir beaucoup de demandes de communication de renseignements personnels.

Le Ministère a communiqué partiellement des documents en réponse à deux demandes, mais il a été dans l’impossibilité de traiter une autre demande. Au total, DEO a traité 449 pages dans le contexte de ces deux demandes; 372 d’entre elles ont été diffusées dans leur intégralité ou en partie.

Aucune demande n’a nécessité de consultation ou de prorogation du délai de traitement. 

Exceptions et exclusions invoquées

DEO a invoqué l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et l’alinéa 21(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information, dans leur intégralité ou en partie, en ce qui concerne une demande de communication de renseignements personnels, et l’article 25 dans le contexte d’une deuxième demande.DEO

a invoqué l’article 27 de la et l’alinéa 21(1) de la dans leur intégralité ou en partie, en ce qui concerne une demande de communication de renseignements personnels, et l’article 25 dans le contexte d’une deuxième demande.

En réponse à la demande d’information statistique sur les exceptions et les exclusions invoquées en application de la Loi formulée dans la section des exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports (jointe au Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels), DEO n’a invoqué aucune exception ou exclusion durant la période de déclaration 2010–2011 (voir la page 12).

Divulgation permise de renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par DEO dans le cadre de ses programmes et de ses activités sont divulgués seulement pour l’usage auquel ils étaient destinés au départ, en conformité avec l’alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis par  dans le cadre de ses programmes et de ses activités sont divulgués seulement pour l’usage auquel ils étaient destinés au départ, en conformité avec l’alinéa 8(2)a) de la Loi


En 2010–2011, DEO n’a pas divulgué de renseignements personnels pour d’autres finalités, tel que défini à l’alinéa 8(2)m). 

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Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a émis une politique qui exige des organisations fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels qu’elles réalisent des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant de mettre en œuvre de nouveaux programmes, systèmes ou politiques, ou encore avant d’apporter des modifications importantes à des programmes, à des politiques ou à des systèmes existants.

Cette politique a été rescindée et remplacée par la nouvelle Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2010. Les exigences sont maintenues, car on veut s’assurer qu’une ÉFVP est effectuée chaque fois que des renseignements personnels sont utilisés dans le cadre d’un processus décisionnel administratif. DEO n’a achevé aucune ÉFVP préliminaire ou ÉFVP en 2010–2011. Par conséquent, aucune évaluation n’a été acheminée au Commissariat à la protection de la vie privée, et aucun sommaire d’évaluation n’a été affiché sur le site public de DEO.

  • En réponse à la demande d’information statistique sur les ÉFVP formulée dans la section des exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports (jointe au « Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels »), les paragraphes qui suivent visent à clarifier les commentaires formulés (voir la page 12) :
  • ÉFVP préliminaires amorcées – 1 : DEO a amorcé une évaluation préliminaire en vue d’une initiative Facebook. La Section de l’AIPRP a commenté la présentation initiale pour s’assurer que le Ministère veillait au respect de la vie privée. Comme l’initiative n’ira pas de l’avant, on a mis fin à l’évaluation préliminaire;
  • ÉFVP amorcées - 1 : Des travaux préliminaires ont été amorcés dans le cadre d’une évaluation de base portant sur la production, par les clients de DEO, de rapports en ligne à l’aide de la technologie AccessKey. Le SCT a joué un rôle très utile au stade de développement de cette initiative. Dans les conseils fournis au Ministère, on a conclu que l’ébauche de protocole relatif à la confidentialité de DEO abordait déjà la question de la collecte et de l’utilisation de renseignements personnels à des fins non administratives. Par conséquent, l’évaluation a été interrompue.

DEO s’assure que les risques d’atteinte à la vie privée que comportent la création, la collecte et la manipulation de renseignements personnels dans le cadre de ses programmes et activités sont soigneusement pris en considération.

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Coûts organisationnels pour appliquer la Loi

Les coûts totaux associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par la Section de l’AIPRP de DEO, en 2009–2010, sont estimés à 22 494 $. Ce montant inclut les coûts salariaux de tous les employés de la section de l’AIPRP, estimés à 22 218 $, y compris une portion des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint de l’AIPRP, et 25 p. 100 du salaire de l’agent de l’AIPRP. D’autres coûts administratifs associés au fonctionnement et à l’entretien sont estimés à 276 $.

DEO tient compte également des coûts supplémentaires liés à la protection des renseignements personnels engagés dans l’ensemble de son organisation, y compris les coûts salariaux des fonctionnaires participant aux étapes de la recherche, de l’examen et des recommandations associées aux demandes de communication de renseignements personnels, et les coûts de la traduction. Ces frais supplémentaires portent à 22 966 $ le coût total que doit assumer le Ministère pour administrer tous les aspects de ses activités liés à la Loi.

Les coûts salariaux accrus peuvent être rassemblés directement par l’élaboration de nouvelles politiques et procédures, notamment un protocole relatif à la confidentialité, des ÉFVP et une directive sur les atteintes à la vie privée. De plus, DEO a exploré diverses possibilités d’outils d’établissement de rapports en ligne et de médias sociaux; beaucoup de temps a été investi dans la recherche et la formulation de conseils visant à garantir le respect de la vie privée dans le cadre de ces initiatives.
Les ressources humaines nécessaires pour appliquer la Loi en 2010–2011 sont estimées à 0,31 équivalent temps plein.