Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Annex A

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Politique sur l’accès à l’information

Objectif

Le ministère de la Diversification de l’économie de l’Ouest canadien (DEO) s’est engagé fermement à respecter l’esprit ainsi que les exigences de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) qui assure l’accès à l’information et la transparence au sein du Ministère. Cette politique ministérielle vise donc à veiller à ce que :

  • le Ministère exerce ses responsabilités efficacement et de façon suivie conformément à la Loi;
  • le processus de prise de décisions concernant la divulgation d’information ou l’application d’exemptions ou d’exclusions est limité et précis, et est approuvé par la personne responsable désignée ou par la personne ayant reçu une délégation de pouvoirs du Ministre conformément à la Loi.

Énoncé

La présente politique est fondée sur la Loi sur l’accès à l’information et son Règlement et le principe d’un gouvernement transparent qui en découle. Les objectifs de la politique sont les suivants :

  • Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application efficace par le Ministère de la Loi sur l’accès à l’information et de son Règlement.
  • Assurer l'application uniforme de pratiques et de procédures dans l'administration de la Loi et du Règlement afin que les requérants obtiennent de l'aide tout au long du processus de demande.

La politique vise l'atteinte des résultats suivants :

  • Une saine gestion et une prise de décisions judicieuse dans le traitement des demandes, sans égard à l’identité des personnes exerçant leur droit d’accès aux documents relevant de DEO;
  • Des réponses précises, complètes et en temps utile aux demandes formulées aux termes de la Loi;
  • Des responsabilités clairement établies au sein de DEO en ce qui concerne la prise de décision et l’administration efficace de la Loi sur l’accès à l’information et de son Règlement;
  • La présentation de rapports cohérents destinés au public sur l’application de la Loi au moyen des rapports annuels du Ministère au Parlement, des rapports de statistiques annuels et des chapitres ministériels inclus dans Info Source, la publication annuelle préparée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

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Exigences

Le chapitre 1.1 – La Politique sur l’accès à l’information du SCT (1er avril, 2008), en particulier l’article 6.1 – Exigences de la politique, fournit les lignes directrices suivantes que le Ministère a adoptées et incluses dans son Manuel des méthodes d’accès à l’information :

  • Délégation : Le responsable de l’institution fédérale (le ministre) doit déterminer si ses pouvoirs, attributions ou fonctions prévus par la Loi sur l’accès à l’information seront délégués en vertu de la Loi. Lorsque la décision de déléguer est prise, le ministère doit mettre en place un arrêté de délégation authentifié par le ministre spécifiant les fonctions que peuvent exercer les cadres ou employés de l'institution. Les pouvoirs, attributions ou fonctions pouvant être délégués sont inscrits dans le chapitre 3-1 de la politique du SCT.
  • Discrétion : Le Ministère doit exercer sa discrétion aux termes de la Loi, de façon juste, raisonnable et impartiale en ce qui a trait aux décisions prises dans le traitement des demandes et le règlement des plaintes conformément à la Loi, et selon les conditions décrites dans le Règlement.
  • Sensibilisation à l’accès à l’information : Le Ministère doit faire connaître aux employés les politiques, les procédures et leurs responsabilités légales aux termes de la Loi.
  • Protection de l'identité du requérant : Le Ministère doit veiller à ce que l'identité du requérant soit protégée, et à ce qu'elle ne soit divulguée uniquement qu’aux personnes ayant besoin de la connaître dans l’exercice de leurs fonctions relatives à un programme ou une activité légitime.
  • Devoir de prêter assistance : Le Ministère doit faire en sorte que l’on déploie tous les efforts raisonnables pour prêter assistance aux auteurs des demandes afin qu’ils reçoivent une réponse précise, complète et en temps utile sur le support demandé, selon le Règlement et sans que l’on tienne compte de leur identité. Ceci comprend l’élaboration et la mise en œuvre de procédures écrites et de pratiques qui aideront concrètement les auteurs des demandes.
  • Traitement des demandes d’accès : Le Ministère doit établir des processus et des systèmes d’accès efficaces pour répondre aux demandes d’accès, et doit aussi documenter les délibérations et les décisions prises au sujet de chaque demande reçue aux termes de la Loi. Le Ministère doit aussi établir des processus visant à assurer :
    • l'examen des documents demandés pour déterminer s'ils sont assujettis à la Loi et le cas échéant, déterminer s'ils peuvent faire l'objet d'une exception. Les exceptions au droit d'accès doivent être précises et limitées;
    • l'application du principe de prélèvement;
    • la tenue des consultations nécessaires pour le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi.
  • Renseignements confidentiels du Cabinet : Le Ministère consultera le Bureau du Conseil privé selon les procédures établies avant d'exclure des renseignements confidentiels du Cabinet.
  • Contrats et ententes : Le Ministère prendra des mesures visant à garantir qu’il se conforme à la Loi lors de la conclusion de contrats avec des organisations du secteur privé ou l'établissement d'accords ou d'ententes avec des organismes du secteur public.
  • Répondre aux entraves au droit d’accès : Le Ministère assurera la mise en œuvre de procédures adéquates en cas d’allégation d’entrave au droit d’accès à la Loi sur l’accès à l’information. Ces procédures doivent être en harmonie avec la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles. Entraver le droit d’accès est un acte criminel.
  • Exigences en matière de surveillance et de rapports : Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’AIPRP est chargé de surveiller la conformité à la présente politique dans le cadre de l'administration de la Loi sur l’accès à l’information. Il ou elle doit : préparer et déposer devant chaque chambre du Parlement un rapport annuel sur l'administration; effectuer au moins une fois l’an une mise à jour du chapitre concernant le Ministère dans Info Source, présenter un rapport statistique sur l'administration de la Loi sur l’accès à l’information au SCT; intégrer l’information sur les frais payés par les requérants dans le Rapport ministériel sur le rendement publié annuellement.

Procédures ministérielles

La section de l’AIPRP du Ministère a élaboré un manuel des méthodes sur l’accès à l’information qui résume les éléments essentiels de la Loi sur l’accès à l’information et son Règlement, ainsi que sur les politiques du Conseil du Trésor. Ce manuel aide le Ministère à répondre aux exigences du paragraphe 5.1.1. de la directive sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, qui exige l’établissement de pratiques et procédures constantes pour le traitement des demandes d’accès à l’information, cela inclut l’exigence de faire tous les efforts raisonnables pour aider les requérants sans tenir compte de leur identité.

Le manuel sert aussi d’outil de référence aux agents et agentes de liaison régionaux de l’AIPRP et au personnel du Ministère qui fournissent une approche équilibrée aux procédures ministérielles et explique de quelle façon la Loi permet de divulguer et de retenir les renseignements demandés. L’objectif est d’aider le personnel de DEO à mieux comprendre les implications de la Loi sur l’accès à l’information et d’établir un réseau permettant d’assurer la qualité des réponses aux demandes d’information.

De plus, comme l’exige la directive, le Ministère doit veiller à ce que ses employés comprennent bien leur devoir de prêter assistance (voir l’annexe a, Devoir d’assistance) et a établi des procédures internes pour traiter des entraves au droit d’accès, elles sont définies à l’article 67.1 de la Loi et à l’article 6.2.10 de la Politique sur l’accès à l’information (voir l’annexe B, Procédures du Ministère à l’égard des entraves possibles au droit d’accès).

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Références

La Loi sur l’accès à l’information s’appuie sur plusieurs instruments, politiques et méthodes réglementaires qui renforcent certaines de ses dispositions et qui facilitent son interprétation et son application. Parmi ces documents :

Ministère de la Justice

  • Loi sur l’accès à l’information : http://laws.justice.gc.ca/fr/A-1/8.html
  • Règlement sur l’accès à l’information : http://laws.justice.gc.ca/fr/A-1/SOR-83-507/45.html
  • Décret sur la désignation des responsables des institutions fédérales (Loi sur l’accès à l’information) (SI/83 -113) : http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/SI-83-113
  • Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada :
    http://laws.justice.gc.ca/en/showdoc/cs/L-7.7//20081010/en
  • Loi sur la protection des renseignements personnels : http://laws.justice.gc.ca/fr/P-21/index.html
  • Règlement sur la protection des renseignements personnels : http://laws.justice.gc.ca/en/showtdm/cr/SOR-83-508
  • Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles : http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/P-31.9

Secrétariat du Conseil du Trésor

  • Accès à l’information – Politiques et lignes directrices :
    http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/tbm_121/siglist_f.asp
  • Politique de communication du gouvernement du Canada :
    http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp
  • Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (1er avril 2010)
    http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=18310&section=text
  • Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (1er avril 2010)
    http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?section=text&id=18308
  • Politique sur l’accès à l’information (1er avril 2008)
    http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12453
  • Politique sur la sécurité du gouvernement (1er juillet 2009)
    http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=16578&section=text#cont
  • Politique d’utilisation des réseaux électroniques :
    http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12419
  • Gestion de l’information – Politiques et lignes directrices :
    http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/siglist-fra.asp

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

  • Manuel des méthodes sur l’accès à l’information

En cas de divergence, la Loi sur l’accès à l’information et sonRèglement, les décrets, l’Instrument sur la délégation des pouvoirs du ministre, les lignes directrices ainsi que les politiques du Conseil du Trésor ont préséance sur la présente politique et les procédures ministérielles.

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Date d’entrée en vigueur

La présente politique a été approuvée à une rencontre du Comité de responsabilisation de gestion de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada, tenue le 19 novembre 2008, comme partie intégrante de son ensemble de politiques. Elle a été révisée et approuvée par le Comité exécutif le 19 janvier 2011. Elle s’applique à tous les programmes et services du Ministère.

Contrôle des modifications de la politique

Numéro de modification Date de diffusion Auteur Courte description des modifications
v1.0 19 novembre 2008 Agente de l’AIPRP Nouvelle politique ministérielle qui puise son fondement dans la Politique sur l’accès à l’information du SCT diffusée en avril 2008. (Remplace la Politique sur l’accès à l’information – Politiques financières de DEO, datée du 5 décembre 2005.)
v2.0 19 janvier 2011 Agente de l’AIPRP Mise à jour générale et ajout de l’Annexe A, Obligation de prêter assistance, et de l’Annexe B, Procédures internes en cas d'entrave apparente au droit d'accès à l'information.

Annex A - Obligation de prêter assistance

Principes de l'aide aux auteurs de demandes

  1. Le ministère traitera votre demande sans tenir compte de l’identité du requérant.
  2. Le ministère offrira une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
  3. Le ministère fournira des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada.
  4. Le ministère communiquera avec vous dans les délais raisonnables si des précisions sur votre demande sont requises.
  5. Le ministère fera tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés qui sont sous le contrôle de l'institution fédérale.
  6. Le ministère appliquera les exceptions aux documents demandés de façon précise et limitée.
  7. Le ministère fournira des réponses exactes et complètes.
  8. Le ministère communiquera en temps opportun l'information demandée.
  9. Le ministère fournira, s'il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés.
  10. Le ministère fixera un endroit approprié dans l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.

Responsabilités des employés du Ministère

  1. Restreindre la communication des renseignements qui permettraient directement ou indirectement d'identifier l'auteur d'une demande aux personnes qui ont un besoin de les connaître, sauf si l'auteur de la demande a donné son consentement.
  2. Adopter une interprétation large de la demande d'accès. Communiquer avec l'auteur de la demande pour préciser la nature de la demande si celle-ci n'est pas claire ou si elle est trop générale. Chercher à comprendre quelle information est requise par l'auteur de la demande, sans retarder le traitement de la demande.
  3. Recommander à la section de l’AIPRP que la demande d’information soit traitée de façon informelle.
  4. Faire tous les efforts raisonnables pour trouver les documents relevant de l'institution fédérale qui permettent de répondre à la demande.
  5. Fournir une estimation réaliste des frais liés à la demande (temps consacré aux recherches et autres frais), ainsi que sa justification, à la section de l’AIPRP, s'il y a lieu.
  6. Fournir des recommandations valables au sujet de la communication des renseignements et des renseignements contextuels sur les documents demandés, s'il y a lieu.
  7. S'assurer, si des activités contractuelles ont lieu, que les contrats et ententes ne minent pas le droit d'accès à l'information.
  8. Communiquer avec la section de l’AIPR en tout temps pour les sensibiliser davantage et obtenir des conseils, de l’orientation ou de la formation sur le traitement ou la demande d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

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Annexe B - Procédures en cas d’entrave apparente au droit d’accès

Introduction

Ce document vise à guider les employés de Diversification de diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) et à assurer que les procédures adéquates sont en place en cas d’allégations d’entraves au droit d’accès sous l’égide de la Loi sur l’accès à l’information.

Ces procédures traitent des exigences générales de l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information, de l’article 6.2.10 de la Politique sur l’accès à l’information, du paragraphe 6.2.28 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, et s’harmonisent à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Entraver le droit d’accès est une infraction criminelle.

Les questions concernant l’application adéquate de ces directives peuvent être dirigées aux représentants du Ministère suivants :

Coordonateur de l’AIPRP 1-780-495-4301

Adjoint au coordonateur de l’AIPRP/
Agent de sécurité ministériel

1-780-495-6057
Agent de l’AIPRP 1-780-495-4982
Dirigeant principal de l’information 1-780-495-3549
Gestionnaire, services technologiques 1-780-495-5354

Dispositions législatives

En vertu du projet de loi C-208 promulgué le 25 mars 1999, l'article 67.1 a été ajouté à la Loi sur l'accès à l'information (LAI) de façon à prévoir des sanctions à l'endroit des personnes qui détruisent, modifient, falsifient ou cachent un document, ou qui ordonnent à quelqu'un de le faire, en vue d'entraver le droit d'accès prévu par la Loi.

L’objet de la présente directive est de fournir une orientation claire au personnel quant aux étapes à suivre en cas de violation réelle ou présumée de l’article 67.1.

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Qu’est ce qu’une entrave au droit d’accès?

La Loi sur l'accès à l'information définit l’entrave au un droit d’accès de la façon suivante (elle détermine également les infractions et les peines pour les entraves) :

Entrave au droit d’accès

67.1(1) Nul ne peut, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la présente loi :

a) détruire, tronquer ou modifier un document;
b) falsifier un document ou faire un faux document;
c) cacher un document;
d) ordonner, proposer, conseiller ou amener de n’importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé à l’un des alinéas a) à c).

Infraction et peine

(2) Quiconque contrevient au paragraphe (1) est coupable :

a) soit d’un acte criminel passible d’un emprisonnement maximal de deux ans et d’une amende maximale de dix mille dollars, ou de l’une de ces peines;
b) soit d’une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d’un emprisonnement maximal de six mois et d’une amende maximale de cinq mille dollars, ou de l’une de ces deux peines.

Ce paragraphe indique qu’une intention d’entrave au droit d’accès doit exister pour qu’une infraction soit commise. Aux termes de la loi, le mot « intention » décrit généralement une situation dans laquelle une personne sait quelles seront les conséquences de ses actes et les souhaite au moment où elle commet l’infraction. Un exemple d’intention d’entrave au droit d’accès serait la destruction de dossiers en sachant qu’une demande d’accès à ces dossiers a été reçue ou est prévue.

Une infraction à l’article 67.1 ne devrait pas être considérée comme un handicap à l’application de délais de conservation adéquats et raisonnables définis par les ministères. La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, permet toujours aux ministères de disposer des dossiers dont ils n’ont plus besoin. L’article 67.1 interdit de détruire des dossiers en prévision d’une demande sous l’égide de la Loi sur l’accès à l’information. Les employés ne doivent détruire aucun document, y compris les documents éphémères, qu’ils soient classés où non pour destruction dans un calendrier d’élimination, s’ils savent qu’une demande d’accès à l’information a été reçue ou est prévue pour ces dossiers.

Les employés qui désirent obtenir des renseignements au sujet de la gestion, la conservation et les pratiques d’élimination des dossiers, ainsi que sur les exigences de la Loi sur les Archives nationales du Canada, peuvent communiquer avec leur dirigeant principal de l’information. Ils peuvent également consulter la section de l’AIPRP du Ministère pour toute question ou problème concernant ces procédures ou la Loi sur l’accès à l’information.

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Procédures / Responsabilités

Remarque : La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles donne aux employés et autres de l’administration fédérale un processus sécuritaire et confidentiel pour divulguer les actes répréhensibles sérieux en milieu de travail, par exemple une entrave au droit d’accès.

Les procédures/responsabilités suivantes visent à aider à répondre rapidement et à arrêter toute activité de destruction ou d’altération de document visant à entraver le droit d’accès.

  1. Employés du Ministère :
    • Les employés doivent immédiatement rapporter toute activité réelle ou présumée de violation décrite à l’article 67.1 de la LAI à l’agent de sécurité ministériel où à l’agent supérieur responsable de la divulgation interne.
    • Tout employé mis à contribution dans un témoignage, une déclaration ou une enquête concernant une violation réelle ou présumée de l’article 67.1 de la LAI doit remettre un compte rendu écrit de l’incident à l’agent de sécurité du ministère et/ou à l’organisme de police chargé de l’enquête. Il sera appelé à coopérer aux enquêtes menées.
  2. Agent de sécurité ministériel (ASM) ou l’agent principal de la divulgation interne doit
    • Prendre des mesures immédiates pour mettre un terme à toute activité présumée et sécuriser les dossiers ou systèmes.
    • Avertir le coordonateur de l’AIPRP afin de confirmer que l’activité constitue bien une infraction à la LAI.
    • Documenter l’activité de destruction ou de modification soupçonnée :
      • donner des renseignements précis sur les circonstances ayant provoqué l’activité;
      • faire l’inventaire des renseignements qui ont été détruits ou qui auraient pu être détruits ou modifiés;
      • inclure toute autre information pertinente.
    • Rapporter l’incident au gestionnaire, services technologiques, s’il concerne des données électroniques.
    • Enquêter sur les infractions à la sécurité au sein de DEO. Les infractions présumées à l’article 67.1 de la LAI seront traitées par le Ministère de la même manière qu’un vol, la destruction d’une propriété ou toute autre infraction à la sécurité pouvant impliquer une activité criminelle selon la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor.
    • Consulter un avocat-conseil avant de rapporter l’infraction présumée aux organismes d'application de la loi.
  3. Coordinateur de LAI
    • Doit déterminer si l’activité constitue une infraction à la LAI.
    • Doit avertir le sous-ministre de cet incident.