Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Section de l’accès à l’information et De la protection des renseignements personnels

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Aperçu

Aux fins de la Loi sur l’accès à l’information, la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, ministre de la Condition féminine et ministre responsable de la Diversification de l’économie de l’Ouest canadien a délégué ses pouvoirs et ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels). Ceux-ci sont responsables de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à faire en sorte que le ou la ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l’information. En 2010, la délégation des pouvoirs prévoyait également des responsabilités limitées à l’agent de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour la reconnaissance des demandes d’accès à l’information et la gestion des prorogations de délai afférents, conformément aux pratiques exemplaires cernées dans une étude du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), produite en avril 2010.

Un agent de l’AIPRP à temps plein de l’Administration intégrée de DEO aide le coordonnateur et son adjoint dans leurs tâches relatives à l’AIPRP.

Des agents régionaux de liaison de l’AIPRP (ARLA) sont nommés dans chacun des bureaux régionaux (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), à la Direction générale de la politique et de l’orientation stratégique à Ottawa, ainsi qu’à l’Administration centrale et dans les sections des ressources humaines. Les responsabilités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels ne représentent pas les principales tâches de ces agents, mais elles s’ajoutent aux responsabilités inhérentes à leur poste d’attache. Parmi les ARLA figurent des représentants des Communications, des sections régionales des Finances et Services intégrés, du Secrétariat ministériel, des Finances ministérielles et des Ressources humaines. Les ARLA, qui sont les premières personnes-ressources à joindre pour l’identification des experts appropriés et la recherche de documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information, assurent la liaison entre la section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

La section de l’AIPRP s’occupe des activités suivantes :

  • le traitement des demandes en application de la Loi;
  • les réponses aux consultations soumises par d’autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d’être divulgués;
  • l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la Loi soit respectée par le personnel;
  • Les efforts pour bien faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
  • la préparation des rapports annuels et des statistiques destinés au Parlement et d’autres rapports prévus par la Loi, comme le chapitre d’ Info Source de DEO, ainsi que les autres documents que peuvent demander les organismes centraux;
  • la représentation de DEO dans les rapports avec le SCT, le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l’application de la Loi au sein du Ministère;
  • les mesures de contrôle pour s’assurer que le Ministère respecte la Loi, les règlements d’application ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
  • la formulation continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés sur la gestion de l’information et les exigences en matière d’accès à l’information.

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Politiques et procédures ministérielles

Conformément à la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information entrée en vigueur le 1er avril 2010, DEO a mis à jour sa politique sur l’accès à l’information. Ainsi, le Ministère s’assure que ses employés comprennent les principes sur l’assistance aux auteurs de demandes et que sa politique comprend des procédures internes ciblant les cas d’entrave apparente au droit d’accès à l’information, au sens du paragraphe 67.1 et de l’alinéa 6.2.10 de la Loi sur l’accès à l’information (voir l’annexe A).

De plus, le manuel interne des procédures pour les demandes d’accès à l’information du Ministère a subi d’importants changements en 2010. La nouvelle version du manuel date de mars 2011. Des exemplaires ont été remis aux ARLA et le contenu a été affiché sur le site intranet de DEO à l’intention des employés.

Enfin, DEO a amélioré la qualité de l’information au sujet de l’accès et de la protection des renseignements personnels sur son site Web public afin d’aider les auteurs de demandes. Ainsi, des directives plus détaillées sont fournies sur la façon de déposer une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (voir l’annexe B).

Formation sur l’accès à l’information et sensibilisation

Le coordonnateur, le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP offrent régulièrement des conseils aux ARLA et au personnel sur des questions liées à l’AIPRP afin d’accroître la sensibilisation à l’égard de la Loi, et d’expliquer comment le Ministère traite les demandes et applique les exceptions et les exclusions au besoin.

Formation du personnel de l’AIPRP de DEO :

Le coordonnateur adjoint et l’agent de l’AIPRP ont assisté à la conférence sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, qui s’est tenue à Edmonton en juin 2010. L’agent de l’AIPRP a également assisté aux réunions de la collectivité de l’AIPRP organisées par le SCT en avril, mai, septembre et novembre 2010, ainsi qu’en février 2011, en plus d’assister aux séances de formation du SCT sur les prorogations de délai et l’article 20, en novembre et en décembre 2010.

Formation du personnel de DEO :

  • En janvier 2010, une réunion/séance d’information sur l’AIPRP à l’intention des ARLA s’est déroulée à Edmonton (12 participants). Première séance du genre destinée spécifiquement aux ARLA, Cette réunion de deux jour a offert une vue d’ensemble de la Loi, des exigences de déclaration annuelles, des procédures d’accès et des formations offertes, en plus de procéder à un examen approfondi des exceptions et des exclusions, et de tenir des séances sur la sécurité de l’information et la gestion des documents, ainsi que des tables rondes.
  • En février 2010, la tenue d’une séance de sensibilisation sur l’accès à l’information à Calgary (neuf participants).
  • Rencontre de l’agent de l’AIPRP avec l’ARLA concerné et des experts, dans le cadre des procédures d’accès, avant la récupération des documents visant à répondre aux demandes. Cette approche a amélioré la compréhension des documents et permis de mieux répondre aux exigences et échéanciers, en plus de préciser la portée des demandes pour assurer la réception des documents et des conseils appropriés.
  • Production d’un guide ministériel sur les exceptions et les exclusions prévues dans la Loi sur l’accès à l’information, par la section de l’AIPRP, afin d’aider les experts qui fournissent des avis sur les documents que traite et supervise le Ministère, notamment pour les aider à cerner les renseignements délicats qui peuvent nécessiter une protection avant leur divulgation auprès de l’auteur de la demande.

Les conseils sur l’AIPRP, regroupés dans Le regard de l’AIPRP, sont envoyés au personnel de DEO par courriel et affichés sur le site intranet du Ministère. Ces conseils visent à éclairer le personnel sur des questions fréquemment posées, des exceptions particulières ou des aspects à améliorer par rapport aux obligations du Ministère à l’égard de la Loi. En 2010-2011, neuf conseils ont été préparés, dont certains portaient sur l’accès à l’information (communication de conseils, renseignements auprès de tiers, documents confidentiels du Cabinet, obligation de prêter assistance, « besoin de connaître », sécurité et affaires fédérales-provinciales). Les conseils ont été communiqués à des agents de l’AIPRP de nombreux ministères fédéraux, y compris les organismes de développement régional du Québec et du Canada atlantique, l’Agence spatiale canadienne, le Conseil national de recherches du Canada et d’autres ministères membres du Réseau des administrateurs de petits organismes.

Le Ministère a aussi pris part à la promotion de la Semaine du droit à l’information (du 27 septembre au 1er octobre 2010) en envoyant un courriel à tous ses employés et en affichant un bulletin sur le sujet sur son site intranet.

Le Ministère a également une section de son site intranet réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend toutes les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les coordonnées des personnes-ressources, les dernières présentations de formation et de sensibilisation, des liens vers des sites utiles, ainsi que les conseils mensuels mentionnés précédemment.

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Info Source

DEO a fait d’importants changements à son chapitre d’Info Source de 2010 de manière à y apporter les améliorations recommandées par le bureau du portefeuille du Conseil du Trésor dans le cadre de l’examen de la composante de gestion no 12 du Cadre de responsabilisation de gestion de 2009, incluant l’attribution d’un « numéro de fichier » unique à chaque catégorie de documents propres à une institution. Le SCT a indiqué que la présentation de 2010 répondait à ses exigences et que seules des corrections mineures étaient requises. Il a fourni des renseignements généraux sur la mise à jour constante du contenu du chapitre.

Loi sur l’Accès à l’information et annexe de l’Arrêté sur la délégation

Version textuelle : Délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
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Image numérisée de la Délégation de pouvoirs d’attributions ou de fonctions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur l’Accès à l’information Annexe de l’Arrêté sur la délégation

Articles de la Loi Functions et attributions Titre
7(a) Réponse à une demande de communication
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
  • Agente de l'AIPRP
8(1)

Transmission de la demande

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
9

Prorogation du délai

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
  • Agente de l'AIPRP
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais additionnels de traitement
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
12(2) Langue de la communication
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
12(3) Communication sur un support de substitution
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
13 Renseignements obtenus à titre confidentiel
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
14 Affaires fédéro-provinciales
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
15 Affaires internationales et défense
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
16

Enquêtes et respect de la loi

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
17 Sécurité des individus
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
18 Intérêts économiques du Canada
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
19 Renseignements personnels
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
20 Renseignements de tiers
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
21

Avis, etc.

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
22

Examen et vérifications

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
23 Secret professionnel des avocats
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
24 Interdictions fondées sur d’autres lois
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
25 Prélèvement
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
26

Refus de communication en cas de publication

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
27(1), (4) Observations des tiers et décision
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
  • Agente de l'AIPRP
28(1), (2), (4) Observations des tiers et décision
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
  • Agente de l'AIPRP
29(1) Communication suite à une recommandation du Commissaire à l’information
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
33

Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
  • Agente de l'AIPRP
35(2) Droit de présenter des observations
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
37(4) Communication accordée au plaignant
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
43(1) Avis au tiers (révision par la cour fédérale)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
44(2) Avis à la personne qui a fait la demande (demande de révision par la Cour fédérale faite par un tiers)
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
52(2), (3) Règles spéciales pour l’audition des causes
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
69

Documents exclus

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
71(2)

Prélèvement des renseignements visés par une exception des manuels

  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée
77 Les responsabilités attribuées au responsable de l’institution par règlement fait en vertu de l’article 77 qui ne sont pas incluses ci-dessus
  • Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle
  • Gestionnaire, Administration intégrée

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Rapport de 2010-2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information (rapport statistique)

Name of institution: Western Economic Diversification Canada / Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

Reporting period: 2010/04/01
2011/03/31

I – Requests under the Access to Information Act / Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information


Received during reporting period / Reçues pendant la période visée par le rapport 18
Outstanding from previous period / En suspens depuis la période antérieure 1
Total 19
Completed during reporting period / Traitées pendant la période visées par le rapport 19
Carried forward / Reportées 0

II – Dispositon of requests completed / Disposition à l'égard des demandes traitées

All disclosed / Communication totale 6
Disclosed in part / Communication partielle 7
Nothing disclosed (excluded) / Aucune communication (exclusion) 0
Nothing disclosed (exempt) / Aucune communication (exemption) 0
Transferred / Transmission 0
Unable to process / Traitement impossible 1
Abandoned by applicant / Abandon de la demande 5
Treated informally / Traitement non officiel 0
Total 19

III – Exemptions invoked / Exceptions invoquées

Section Number of requests
S. Art. 13(1)(a) 0
S. Art. 19(1)(a) 0
(b) 1
(c) 0
(d) 0
S. Art. 14 1
S. 15(1) International rel. / Art. Relations interm. 0
Defence / Défense 0
Subversive activities / Activités subversives 0
S. Art 16(1)(a) 0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
S. Art. 16(2) 2
S. Art. 16(3) 0
S. Art. 17 0
S. Art. 18(a) 1
S. Art. 18(b) 1
(c) 0
(d) 0
S. Art. 19(1) 6
S. Art. 20(1)(a) 0
(b) 6
(c) 2
(d) 0
S. Art. 21(1)(a) 4
(b) 4
(c) 2
(d) 1
S. Art.22 0
S. Art 23 2
S. Art. 24 0
S. Art 26 0

IV – Exclusions cited / Exclusions citées

Section Number of requests
S. Art. 68(a) 0
(b) 0
(c) 0
S. Art. 69(1)(a) 0
(b) 0
S. Art. 69(1)(c) 0
(d) 0
(e) 1
(f) 0
(g) 1

V – Completion time / Délai de traitement

30 days or under / 30 jours ou moins 15
31 to 60 days / De 31 à 60 jours 2
61 to 120 days / De 61 à 120 jours 2
121 days or over / 121 jours ou plus 0

VI – Extentions / Prorogations des délais

30 days or under / 30 jours ou moins 31 days or over / 31 jours ou plus
Searching / Recherche 0 0
Consultation 2 2
Third party / Tiers 0 1
Total 2 3

VII – Translations/ Traductions

Translations requested / Traductions demandées 0
Translations prepared / English to French / De l'anglais au français 0
Traductions préparées French to English / Du français à l'anglais 0

VIII - Method of access / Méthode de consultation

Copies given / Copies de l'original 13
Examination / Examen de l'original 0
Copies and examination / Copies et examen 0

IX – Corrections and notation / Corrections et mention

Net fees collected / Frais net perçus
Application fees / Frais de la demande $70.00 Preparation / Préparation $0.00
Reproduction $38.00 Computer processing / Traitement informatique $0.00
Searching / Recherche $0.00 TOTAL $108.00
Fees waived / Dispense de frais No. of times / Nombre de fois $
$25.00 or under / 25 $ ou moins 12 $107.00
Over $25.00 / De plus de 25 $ 0 $0.00

X – Costs / Coûts

Financial (all reasons) / Financiers (raisons) Amount ($)
Salary / Traitement $58,571
Administration (O and M) / Administration (fonctionnement et maintien) $15,005
Total $73,576

Person year utilization (all reasons) / Années-personnes utilisées (raisons)
Person year (decimal format) / Années-personnes (nombre décimal) .8

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Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports Loi sur l’accès à l’information

Partie III – Exceptions invoquées
Alinéa 13(1)(e) DEO n’a invoqué aucune de ces exceptions au cours de l’exercice 2010 2011.
Alinéa 16.1(1)(a)
Alinéa 16.1(1)(b)
Alinéa 16.1(1)(c)
Alinéa 16.1(1)(d)
Paragraphe 16.2(1)
Paragraphe 16.3
Alinéa 16.4(1)(a)
Alinéa 16.4(1)(b)
Paragraphe 16.5
Alinéa 18.1(1)(a)
Alinéa 18.1(1)(b)
Alinéa 18.1(1)(c)
Alinéa 18.1(1)(d)
Alinéa 20(1)(b.1)
Paragraphe 20.1
Paragraphe 20.2
Paragraphe 20.4
Paragraphe 22.1(1)


Partie IV – Exclusions citées
Paragraphe 68.1 DEO n’a cité aucune de ces exclusions au cours de l’exercice 2010 2011.
Alinéa 68.2(a)
Alinéa 68.2(b)
Paragraphe 69.(1)