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Constatations et recommandations

Structure de gouvernance et orientations stratégiques

Critère : La région dispose d’un cadre de gouvernance approprié afin de s’assurer que son mandat reflète les objectifs stratégiques, les plans et les priorités du ministère. Des politiques et des procédures, conformes aux politiques du Conseil du Trésor, sont en place et sont communiquées aux employés qui assument des responsabilités en matière de gestion financière. Les organismes régionaux de surveillance possèdent des mandats clairs, qui sont bien étayés et qui sont bien communiqués. Ils s’acquittent de leurs responsabilités conformément à leur mandat. Les objectifs stratégiques, les plans et les priorités de la région et du ministère sont efficacement communiqués aux employés et aux autres intervenants.

Le comité de la haute direction est chargé de la gestion et de la surveillance stratégique générale de la région, pour assurer l’atteinte des résultats et fixer les priorités à cette fin pour la région. Présidé par le sous-ministre adjoint, il comprend tous les cadres et les administrateurs fonctionnels. Son cadre de référence expose son mandat, ses résultats, son rôle et sa composition. Des ordres du jour sont préparés pour ses réunions hebdomadaires. On en rédige le procès-verbal, qui comprend le compte rendu des décisions.

La région compte également un comité des subventions et contributions, chargé, d’après son mandat, de l’examen collectif et de la prestation de conseils sur les éventuelles subventions et contributions dans la région. Le comité appuie le processus de diligence raisonnable en donnant l’assurance que les projets financés sont sérieux et qu’ils contribuent aux résultats stratégiques du ministère. Présidé par le directeur général des opérations ou un remplaçant désigné, le comité comprend tout le personnel intéressé de la région de l’Alberta. Généralement, il se réunit une fois par mois. On dresse, à cette occasion, le compte rendu de ses décisions.

Le sous-ministre adjoint a identifié ses rôles et responsabilités sur l’intranet, où le personnel peut en prendre connaissance. On a organisé dans la région des assemblées publiques où tous les employés peuvent discuter des enjeux régionaux.

Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater que, dans la région, la structure de gouvernance appuyait la prise de décisions. Des agents de projet ont participé au processus de décisions en assistant aux réunions régulières du comité des subventions et contributions. Les réunions publiques des employés ont permis de faire participer tout le personnel de la région.

Planification, établissement de budgets et de prévisions, production de rapports

Critère : Des processus de planification financière sont en place pour préciser les besoins en matière de ressources financières et élaborer des budgets annuels qui tiennent compte des priorités. Des politiques financières, des rapports financiers internes et des rapports de contrôle complets permettent à la haute direction de recevoir de l’information, des analyses et des options opportunes sur l’utilisation des ressources. La conformité aux politiques du ministère et du Conseil du Trésor fait l’objet d’une surveillance dans la région.

La région a mis en place des processus pour cerner les besoins financiers afin de concrétiser les priorités du ministère. Le service ministériel des Finances informe les régions par écrit des budgets qui leur sont alloués pour les subventions et contributions, les salaires, le fonctionnement et l’entretien. Il incombe à la région de déterminer la répartition de son budget en fonction des principales rubriques établies pour ses priorités et programmes. Pour le fonctionnement et l’entretien ainsi que les salaires, le budget de base tient compte des budgets antérieurs ainsi que des frais fixes supplémentaires prévus. Le reliquat est alors alloué en fonction des besoins des programmes, un montant étant mis de côté, pour discussion et décision futures aux réunions de la haute direction régionale. On a demandé à tous les gestionnaires de cerner les priorités et les facteurs de pression qui s’exercent sur les budgets de l’exercice en cours. Le budget des subventions et contributions a été déterminé dans le cadre du processus de planification régionale. La haute direction a établi les priorités régionales conformément au plan intégré du ministère.

Les vérificateurs ont noté une tendance qui fait que la plupart des fonds alloués ont été dépensés au cours du dernier trimestre de l’exercice. En 2009-2010, 81 % des dépenses de la région au poste des programmes de subventions et de contributions ont eu lieu au cours du dernier trimestre.

Critère : Des lignes directrices, des outils, des systèmes et des données permettent de bien étayer l’allocation des ressources de façon uniforme et transparente.

La région observe les exigences et lignes directrices du ministère en ce qui concerne la production de rapports et les prévisions financières. Le service ministériel des Finances communique aux régions les lignes directrices à suivre pour la préparation des rapports destinés à l’administration centrale, pour lesquels on utilise un modèle normalisé. Les rapports de la région sur les résultats financiers, l’établissement des budgets et les prévisions sont préparés conformément aux lignes directrices, à l’aide du modèle.

Les régions doivent produire les rapports conformément au cycle de planification financière décrit dans les lignes directrices régissant le cadre de gestion. La région de l’Alberta s’est pliée à cette exigence. Le service ministériel des Finances coordonne la production des rapports régionaux afin d’obtenir les renseignements exigés en temps opportun pour la réalisation des rapports financiers à soumettre à l’approbation du comité exécutif du ministère.

Critère : Les rapports de contrôle financier sont produits périodiquement et de façon opportune, étayés par suffisamment d’éléments probants.

Le service régional des Finances prépare les rapports mensuels de contrôle financier sur les frais de fonctionnement et d’entretien ainsi que les salaires. Ces rapports sont destinés à la direction régionale. Les données budgétaires et prévisionnelles sont saisies dans le système financier de manière à ce que le système de production de rapports puisse renseigner les gestionnaires en temps réel. En outre, les rapports mensuels sur le budget rassemblent les données détaillées des systèmes financiers, au niveau du centre de responsabilité, pour les synthétiser en un sommaire destiné au niveau de la direction générale.

Les rapports sur les subventions et contributions sont préparés conformément au cycle de planification financière, par l’agent financier, pour communiquer au service ministériel des Finances les prévisions de fin d’exercice. Un jeu séparé de rapports est préparé mensuellement par le gestionnaire de la surveillance et des paiements, pour examen opérationnel interne, dans lequel il fait le point sur les prévisions à un moment donné.
Les rapports internes sur les subventions et contributions sont très complets. Outre la surveillance des engagements et des dépenses par rapport au budget, ces rapports aident à planifier le développement et à en faire des projections. Chaque projet dépendant de chaque sous‑programme et l’information relative à sa situation sont reliés à des résultats stratégiques. Des renseignements détaillés et sommaires à haut niveau permettent à la direction de faire le point de sa progression vers l’atteinte des résultats stratégiques, de même que d’examiner les projets de développement en fonction de ces résultats.

La région se conforme aux politiques du Conseil du Trésor et du ministère pour assurer la validité et l’exactitude des transactions saisies. Les rapports financiers s’appuient sur les données du système d’information financière du ministère.

Critère : un processus est en place pour examiner les rapports de contrôle financier afin de permettre la réaffectation des ressources, au besoin, et d’appliquer des mesures correctives.

Les vérificateurs ont constaté que le bureau régional de l’Alberta disposait d’un processus efficace pour examiner les rapports de contrôle financier afin de modifier, au besoin, l’allocation des ressources et d’appliquer des mesures correctives.

L’équipe des finances de la région de l’Alberta rencontre mensuellement les gestionnaires de la région pour discuter de l’information sur les salaires ainsi que les frais de fonctionnement et d’entretien, actualiser les prévisions et amener les gestionnaires à expliquer comment seront utilisés les soldes inutilisés disponibles. En ce qui concerne les subventions et contributions, des actualisations financières sont produites à toutes les quinzaines, puis communiquées mensuellement au comité des subventions et contributions pour discussion, examen et décision. Le procès-verbal des réunions du comité est archivé dans un répertoire partagé accessible à tout le personnel de la région.

L’Alberta a été en mesure prévoir de façon très juste les résultats de fin d’exercice, l’écart avec la réalité des salaires ainsi que des frais de fonctionnement et d’entretien ayant été de moins de 1 %.

Rapports sur les résultats et le rendement

Critère : Les résultats des mesures du rendement dans la région sont étayés, communiqués à l’échelle du ministère, et il en est tenu compte dans la prise de décisions. On procède à un contrôle pour évaluer le succès des opérations régionales dans leur contribution aux stratégies ministérielles globales, et on prend les mesures appropriées pour remédier aux écarts observés relativement aux buts et aux objectifs.

La région de l’Alberta possède de bonnes pratiques et de bons processus de gestion en ce qui concerne les rapports sur les résultats et le rendement. La haute direction régionale, les gestionnaires intermédiaires et le personnel participent tous activement au processus de planification stratégique, y compris à l’établissement de buts, d’objectifs, de plans et de priorités régionales, de stratégies et d’objectifs de rendement. Les gestionnaires sont mobilisés dans la surveillance et la communication des résultats en fonction des objectifs établis de rendement, des stratégies et des mesures prévues.

La région de l’Alberta adopte le cadre de mesure du rendement du ministère et communique à l’administration centrale les objectifs annuels de résultat et de production de la région pour la mesure intégrée du rendement. Les objectifs de rendement sont bien documentés et convenablement approuvés. La région prépare les rapports sur le rendement de mi-exercice et du troisième trimestre, les rapports mensuels provisoires sur les subventions et contributions ainsi que le sommaire de fin d’exercice sur les résultats concernant les subventions et contributions. Les résultats sur le rendement sont communiqués dans la région à la faveur de réunions et par courriel. La région communique ses rapports sur le rendement à d’autres régions et à l’administration centrale, par le truchement de l’équipe ministérielle d’intégration du rendement, constituée de membres du personnel des régions et des services intégrés. Un processus est en place pour surveiller de façon efficace les normes de service du ministère touchant les subventions et contributions.

Les vérificateurs ont examiné les rapports sur le rendement de mi-exercice et du troisième trimestre, le sommaire des résultats de fin d’exercice sur les subventions et contributions, pour l’exercice 2009-2010. Les rapports de mi-exercice et du troisième trimestre ont permis une évaluation claire du rendement de la région par rapport aux plans d’activités et aux stratégies ainsi qu’aux objectifs établis de production. Cependant, ces rapports ne disaient rien des résultats visés, des raisons expliquant les écarts importants par rapport aux objectifs de production et des mesures correctives éventuelles. En outre, ils ne précisaient pas les mesures prévues pour les stratégies menacées d’échec et l’attention que la direction devait leur apporter pour atteindre les objectifs d’ici la fin de l’exercice. Le sommaire des résultats de fin d’exercice concernant les subventions et contributions traitait des résultats produits et des principales réalisations mais ne disait rien des résultats visés ni de l’évaluation des stratégies adoptées. Les discussions tenues au niveau régional sur l’évolution des plans d’activités, des stratégies, des objectifs de production et les écarts étaient reproduites dans le procès-verbal des réunions sur les subventions et contributions. Cependant, ces procès-verbaux étaient muets sur les résultats visés, ils n’expliquaient pas les écarts importants par rapport aux objectifs de production et ils ne mentionnaient pas les mesures prévues de redressement.

Les rapports sur le rendement seraient plus efficaces et utiles pour la prise de décisions par la haute direction régionale si les résultats visés, l’explication des écarts importants par rapport aux objectifs établis et les mesures prévues de redressement étaient signalés et étayés.

Recommandation no 1 : La région de l’Alberta devrait améliorer son cadre d’établissement de rapports sur le rendement par les moyens suivants :

  • en faisant le suivi des résultats par rapport aux objectifs visés et en faisant rapport sur ces résultats;
  • en expliquant les écarts notables et les mesures prévues de redressement.

Traitement et codage des transactions

Critère : Les transactions financières sont codées correctement et traitées efficacement et rapidement.

Les vérificateurs ont choisi un échantillon discrétionnaire composé de 20 transactions dans les programmes de subventions et de contributions et de 5 transactions relatives au fonctionnement et à l’entretien, afin d’en examiner le traitement et le codage. Le codage de chaque paiement de l’échantillon était juste, sans aucune exception.

Outre l’échantillon choisi, les vérificateurs ont effectué un examen analytique du codage de tous les paiements de subventions et de contributions à des tiers pendant l’exercice 2009-2010. Ils ont constaté que le codage était exact pour trois des quatre programmes exécutés par des tiers. Le codage du Réseau des sociétés d’aide au développement des collectivités n’était pas conforme aux lignes directrices du programme, ce qui s’est traduit par un énoncé erroné, mais sans grande importance, des résultats stratégiques annoncés.

Délégation de pouvoirs

Critère : Les personnes autorisées approuvent les transactions, conformément aux politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor et du ministère.

Les échantillons de paiements examinés étaient autorisés par le personnel de la région possédant le pouvoir nécessaire de signature. Les exigences de la politique du Conseil du Trésor en matière de formation pour la délégation des pouvoirs étaient respectées. Le service régional des Finances surveille activement le respect des politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor et du ministère concernant les contrôles financiers.