Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Introduction

Contexte

DEO est présent dans quatre régions, chacune ayant ses propres caractéristiques sur le plan de la diversité et de la souplesse. Il importe d’harmoniser les objectifs et les priorités de l’organisation afin d’atteindre ses objectifs généraux. Les sous-ministres adjoints régionaux sont chargés des mesures de contrôle et des processus qui s’appliquent dans leur région respective. On leur demande de garantir régulièrement le caractère adéquat de ces contrôles dans leur région.

Au cours de l’exercice 2009-2010, la région de l’Alberta a consacré 106 millions de dollars à l’exécution ou à l’administration de programmes fédéraux en Alberta. Au 31 mars 2010, le nombre d’équivalents temps plein y était de 104.

Objectifs de la vérification

L’objectif général de la vérification est de donner au sous-ministre l’assurance raisonnable que la région a mis en place des processus rigoureux de gouvernance, de planification, d’établissement de budgets, de prévision et de production de rapports, qui favorisent la prise de décisions efficaces. Ses sous-objectifs sont les suivants :

  • Déterminer s’il existe une structure de gouvernance adéquate dans la région;
  • Faire en sorte que les résultats de la région en matière de rendement sont surveillés et déclarés;
  • Évaluer les processus régionaux d’établissement de budgets et de prévision et déterminer s’ils reflètent les priorités et les besoins financiers de l’organisation;
  • Déterminer le caractère adéquat du processus de contrôle financier dans la région.

Principaux risques

La direction élabore des mesures de contrôle afin d’atténuer les risques. La vérification vise à garantir l’existence de mesures de contrôle instaurées par la direction et leur efficacité pour atténuer les risques suivants :

  • La structure et le cadre de gouvernance de la région sont inadéquats, incohérents et inefficaces;
  • Les objectifs stratégiques, les plans et les priorités de la région et du ministère ne sont pas efficacement communiqués à tout le personnel et aux autres intervenants;
  • Aucun processus officiel ne permet de remettre en cause les hypothèses établies et l’allocation des ressources qui en découlent dans le budget;
  • La direction reçoit des renseignements inexacts sur les budgets et les prévisions, ce qui donne lieu à des décisions erronées;
  • Il n’existe pas, dans la région, de processus officiel de production de rapports à la direction;
  • On ne produit pas de rapports complets, exacts et opportuns;
  • Les résultats sur le rendement ne sont pas correctement mesurés ni communiqués;
  • Il y a des erreurs dans le codage des transactions;
  • Les transactions sont approuvées par des employés non autorisés;
  • Les politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor et du ministère concernant la délégation de pouvoirs ne sont pas observées.

Portée et méthode

La vérification a porté sur la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010. Elle s’est concentrée sur les contrôles, les processus et les pratiques de gestion dans les domaines suivants :

  • La structure de gouvernance et les orientations stratégiques;
  • La planification, l’établissement de budgets, les prévisions et la production de rapports;
  • Les rapports sur les résultats et le rendement;
  • Le traitement et le codage des transactions;
  • La délégation des pouvoirs.

Les vérificateurs ont interrogés des employés clés de la région de l’Alberta, ils ont examiné des documents (registres, rapports, dossiers) et prélevé un échantillon de transactions.

Remerciements

Les vérificateurs tiennent à remercier la direction et le personnel de la région de l’Alberta pour leur collaboration et l’aide qu’ils ont prodiguée à l’équipe de vérification tout au long de son mandat.